График отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам в 1С
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2018.
Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».
Порядок составления графика отпусков
Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.
График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
- при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
Создание документа «График отпусков»
График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).
В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».
Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».
В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:
- в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
- в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
- в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
- в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
- в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.
По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.
Создание документа «Перенос отпуска»
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:
- в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
- по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
- в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
- флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.
После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
buhguru.com
График отпусков: месяц или дата
Вопрос-ответ по теме
Допустимо ли в Графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц?
Детальный порядок оформления в графике времени ухода сотрудника в отпуск с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца законодательством не установлен.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Если организация составляет график отпусков по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации отсутствуют разъяснения по поводу того, каким образом должно быть указано запланированное время предоставления отпуска.
Вместе с тем, в графе 6 самой формы № Т-7 указано, что в ней должна быть проставлена «запланированная дата» ухода в отпуск. Следовательно, при составлении графика отпусков в нем логичнее указывать именно конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части. Указывая точную дату в графике отпусков, отпадает необходимость требовать от сотрудника заявления об отпуске – при наступлении времени отдыха сотруднику кадровой службы достаточно будет лишь подготовить приказ на отпуск. Если же обозначить только месяц, то чтобы определить точную дату ухода в отпуск, понадобится согласовать ее с сотрудником.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму графика, то она вправе дополнить ее любыми строками и графами. При этом все же рекомендуется использовать тот же подход, что и при составлении графика по унифицированной форме.
Независимо от того, известна точная дата ухода сотрудника в отпуск или только месяц предполагаемого отпуска, работодатель обязан известить сотрудника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если работодателю известен только месяц ухода сотрудника в отпуск, то формально он должен предупредить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до начала этого месяца.
Исходя из указанного следует, что указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку в последующем придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ситуация: можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска
Детальный порядок оформления в графике времени ухода сотрудника в отпуск с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца законодательством не установлен.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Если организация составляет график отпусков по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации отсутствуют разъяснения по поводу того, каким образом должно быть указано запланированное время предоставления отпуска.
Вместе с тем, в графе 6 самой формы № Т-7 указано, что в ней должна быть проставлена «запланированная дата» ухода в отпуск. Следовательно, при составлении графика отпусков в нем логичнее указывать именно конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части. Указывая точную дату в графике отпусков, отпадает необходимость требовать от сотрудника заявления об отпуске – при наступлении времени отдыха сотруднику кадровой службы достаточно будет лишь подготовить приказ на отпуск. Если же обозначить только месяц, то чтобы определить точную дату ухода в отпуск, понадобится согласовать ее с сотрудником.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму графика, то она вправе дополнить ее любыми строками и графами. При этом все же рекомендуется использовать тот же подход, что и при составлении графика по унифицированной форме.
Независимо от того, известна точная дата ухода сотрудника в отпуск или только месяц предполагаемого отпуска, работодатель обязан известить сотрудника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если работодателю известен только месяц ухода сотрудника в отпуск, то формально он должен предупредить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до начала этого месяца.
Исходя из указанного следует, что указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку в последующем придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска.
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
Правила составление графика отпусков сотрудников в 2018 году: сроки оформления и утверждения
Составление и утверждение графика отпусков
Порядок действий
3.
Ознакомить с приказом заинтересованных лиц
Приказ следует распечатать и ознакомить с ним лиц, принимающих участие в составлении графика отпусков под роспись — в нижней части приказа работники должны расписаться и поставить дату ознакомления.
4.Собрать пожелания работников организации в письменном виде (опросный лист)
5.
Определить работников, имеющих приоритет в получении отпуска в удобное время
Работники, имеющие приоритет в получении отпуска в удобное время:
— несовершеннолетний работник;
— муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
— граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
— Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;
— граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»;
— лица, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне;
— ветераны ВОВ.
6.
Определить работников с правом на получение дополнительного оплачиваемого отпуска
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
7.
Собрать информацию о планах работодателя на весь календарный год
Оценить все пожелания работодателя, специфику его деятельности, производственные, финансовые и иные планы, от которых зависит формирование графика отпусков.
В графике отпусков указываются ежегодные основные оплачиваемые отпуска, дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
Срок: не позднее чем за две недели до наступления следующего года.
9.
Утвердить график отпусков у руководителя организации
Уполномоченное лицо (руководитель организации) должно проставить на графике отпусков резолюцию в верхнем правом углу графика: Утверждаю. Должность. Подпись. Расшифровка подписи. Число.
Срок: не позднее чем за две недели до наступления следующего года.
| Это все, что необходимо выполнить в рамках процедуры для условий, указанных вами в опросном листе. | |||
| Осталось: • заполнить и распечатать документы, • последовательно выполнить инструкцию. | |||
Нормативная документация
www.freshdoc.ru
| Графа 8 | Графа 9 | Графа 10 | Пояснения |
| В графике отпусков указана не конкретная дата начала отпуска, а месяц, когда работник должен уйти в отпуск | |||
| Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты | Ничего не указываете | Ничего не указываете | В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпускаст. 123 ТК РФ |
| Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска | |||
| Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска | Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника | Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет) | Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не совершилч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ. Но такое заявление не освободит вас от обязанности начислить компенсацию на задержанные суммы отпускных. Ведь она выплачивается независимо от наличия вины работодателяст. 236 ТК РФ |
| На предоставление отпуска в удобное для них время могут претендовать, в частностист. 122 ТК РФ: | |||
| Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска | |||
| Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе | Указываете, что работник — внешний совместитель | Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работест. 286 ТК РФ |
| Перенос отпуска по просьбе работника | |||
| Письменное заявление работника | Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника | Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника | Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее |
| Продление отпуска в связи с болезнью | |||
| Ничего не указываете | Ничего не указываете | Ничего не указываете | В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпускст. 124 ТК РФ. Если работник продлевает отпуск, то для оформления этого не нужно ни работнику писать заявление, ни работодателю оформлять какие-либо документы. Работник просто представит вам больничный |
| Перенос отпуска в связи с болезнью работника | |||
| Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск | Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника | Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника |
| Перенос отпуска в связи с уходом в декрет | |||
| Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск | Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком | Работодатель обязан предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпускст. 260 ТК РФ:
|
| Уход в отпуск по беременности и родам | |||
| Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам | Ничего не указываете | Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала | Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен позднеест. 260 ТК РФ |
| Отзыв из отпуска | |||
| Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска | Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год |
Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия | Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий годст. 125 ТК РФ. Если работник не согласен досрочно выйти из отпуска, то он просто догуливает свой отпуск |
| Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью | |||
| Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год | Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год | Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью | В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий годст. 124 ТК РФ |
| Предоставление отпуска с последующим увольнением | |||
| Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением | Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением | Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением | Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпускаст. 127 ТК РФ |
| Увольнение работника | |||
| Приказ об увольнении работника | Ничего не указываете | Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения | В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсацияст. 127 ТК РФ |
glavkniga.ru
Утверждение графика отпусков на следующий год
Определение времени выхода на отдых каждого из сотрудников — это обязанность работодателя. Для этого составляется специальный график и утверждается приказ. При этом работодателю необходимо учесть индивидуальные мнения сотрудников, а также позицию профсоюзного органа (не отпускать работников на заслуженных отдых запрещено: детали действий сотрудников в такой ситуации описаны здесь). Только после этого допускается утверждение приказа.
Следует учесть также и особенности производства, взаимозаменяемость отдельных сотрудников и другие факторы.
Как составляется график отпусков на следующий год
Составление графика относится к исключительной компетенции руководства. Данный документ оформляется в виде приказа. Если имеется вышестоящее руководство, то оно должно утвердить указанный приказ.
В результате, распределение периодов отдыха становится обязательным. При этом законодательство о труде содержит обязанность работодателя составить документ не позже, чем за две недели до окончания календарного года. Таким образом, к началу следующего календарного года. Каждый работник организации осведомлен о времени выхода.
Образец графика отпусков форма Т-7
Чтобы правильно заполнить бланк формы Т-7, руководство организации должно учесть несколько значимых обстоятельств. Среди них следует указать:
- предпочтения работник должны быть учтены. Это требование содержится в Трудовом кодексе РФ. Однако, работодатель может и не согласиться с мнением работника. Между тем, в целях выяснения предпочтений членов трудового коллектива часто используются опросные листы или иные способны выражения пожеланий;
- если на предприятии имеется профсоюзная организация, то указанный график следует согласовывать с ее представителями. Такая обязанность по согласованию графика возложена в целях защиты интересов коллектива;
- график включает два вида отдыха. Это ежегодный оплачиваемый период, который предоставления всем без исключения сотрудникам, проработавшим непрерывно более полугода. Кроме того, учитывается и дополнительный отпуск. В этом случае, речь идет о лицах, которые заняты на опасном или вредном производстве и имеют право на получения дополнительных дней. Поэтому, распределение периодов должно включать и обязательное время и дополнительное.
Закон позволяет дробить периоды и брать два раза каникулы за один календарный год. Такое дробление допускается по разрешению руководства и должно согласовываться подачей заявление и оформлением приказа.
Утверждение отпусков – срок по ТК РФ
Вопрос, когда должен быть утвержден график отпусков на следующий год, исчерпывающим образом разрешен трудовым законодательством. Статья 123 ТК РФ определяет основные правила и порядок ежегодного отдыха сотрудников.
Согласно данной норме, график утверждается ежегодно по окончанию календарного периода. Не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, руководство организации должно составить и утвердить документ.
При этом к указанному времени следует выяснить мнение коллектива, согласовать решение с профсоюзной организацией и составить документ в окончательном варианте.
Поскольку последним месяцем года является декабрь, то 17 декабря должен иметься уже составленный и утвержденный документ.
Приказ на утверждение графика отпусков на следующий год — образец
Данный документ включает подробные сведения о времени отдыха каждого сотрудника. В нем указывается день начала периода и его продолжительность.
Начало работ, как правило, не отражается. Такой день высчитывается кадровой службой и он указывается в приказе при непосредственном предоставлении ежегодного отдыха.
Перенос отпусков по ТК РФ
Перенос трудовых каникул допускается и это определено трудовым законодательством. Составленный график может быть изменен. Зачастую, это происходит в связи с заболеванием кого-либо из сотрудников, производственными особенностями.
Перенос может иметь место по инициативе лица или по инициативе руководства. Если лицо желает изменить время выхода на отдых, оно обязано написать заявление.
В заявлении работник выражает просьбу о переносе и адресует ее работодателю. Указанное обращение рассматривается руководством. При этом начальство может согласиться с просьбой лица, а может и нет. Это относится к компетенции руководства.
Написание обращения допускается за несколько недель до времени ухода. Как правило, достаточным сроком является один месяц или три недели.
Можно ли перенести отпуск по желанию работника на следующий год
Перенос всего времени на следующий период не допускается. Лицо обязано отгулять половину положенного периода. А вторая часть может быть перенесена. Кроме того, за нее сотрудник может получить материальную компенсацию.
Можно ли часть отпуска перенести на следующий год
Допускается перенесение не более половины отдыха на другой календарный год. Для этого требуется заявление лица, которое должно рассматриваться руководителем.
Перенос дополнительного отпуска на следующий год
Возможность переноса имеется только в отношении обычных периодов ежегодного отдыха. А перенос дополнительного отпуска на следующий год не допускается.
Скачать образец заявления о переносе отпуска
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):www.samso.ru
Cоставлениt графика отпусков — Все о кадрах
Многих сотрудников работодатель и не спрашивает, в какое время года и в какой месяц им лучше предоставить отпуск, а составляет график отпусков на свое усмотрение. Разберемся, всегда ли работодатель прав, поступая таким образом.
Трудовым законодательством предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Правила очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулируются ст. 123 ТК РФ. Согласно данной норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов <1>.
При этом график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для каждого работника. А о времени начала отпуска конкретный работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.
Не секрет, что большинство работников желают отдыхать в более подходящее для этого время года. Например, летом. Конечно, есть небольшая часть сотрудников, в основном любителей зимних видов спорта, которая предпочтет отпуск зимой.
Между тем нормой ст. 123 ТК РФ не предусмотрена обязательность учета интересов самого работника при определении очередности предоставления отпусков. И только ч. 4 ст. 123 ТК РФ оговаривает, что Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Давайте рассмотрим, что должен знать работодатель при составлении графика отпусков и как при этом учитываются интересы работников.
Ежегодное предоставление отпуска
Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).
Это означает, что в графике отпусков работодатель не вправе предусмотреть менее 28 календарных дней отпуска для работника на будущий год. Больше — можно (с учетом накопившихся за предыдущие годы дней), а меньше — нельзя. Даже если работник настаивает на том, что ему такой длительный отпуск не нужен и он, планируя вскоре расторгнуть трудовой договор, получит компенсацию за неиспользованные дни отпуска при увольнении.
По факту указанная ситуация вполне возможна, но это не означает, что в графике отпусков она может быть учтена.
Таким образом, В графике отпусков каждому работнику должен предусматриваться ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней или более, если работнику в силу норм законодательства и локальных нормативных актов работодателя установлена удлиненная продолжительность отпуска. Исключение составляют те работники, которые и так находятся в длительных отпусках с сохранением места работы (например, в отпуске по уходу за ребенком).
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Хотя это не означает, что непредоставление отпуска работнику в такой ситуации можно запланировать заранее, не включив соответствующую информацию в график отпусков на год.
К сведению. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Период отпуска
Начало ежегодного основного отпуска Нужно запланировать так, чтобы его окончание приходилось на период не позднее одного года после начала работы сотрудника у данного работодателя, но Можно запланировать его и на период по истечении шести месяцев работы или ранее.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.
Другими словами, работодатель в графике отпусков должен предусмотреть отпуск для каждого работника, который отработает на предприятии в текущем году более шести месяцев. Однако момент возникновения права на отпуск вовсе не означает, что работодатель Обязан предоставить отпуск работнику сразу же по истечении шести месяцев непрерывной работы. Он должен «уложиться» в понятие «ежегодности» (ст. 122 ТК РФ), т. е. в 12 месяцев со дня приема работника на работу. С учетом того, что ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (почти календарный месяц), запланировать его в графике отпусков нужно не позднее чем за 28 календарных дней до истечения года непрерывной работы (если более длительный отпуск не установлен работнику в соответствии с требованиями законодательства).
Пример 1. Сотрудник принят на работу 17.11.2014. Планировать отпуск работника на 2014 г. работодателю не нужно, т. к. как он еще не отработал в этом году шести месяцев. Однако в график отпусков на 2015 г. данного работника работодатель уже должен включить. При этом в графике работодатель должен запланировать отпуск данного работника не позднее 20.10.2015 (за 28 дней до окончания первого рабочего года), а минимально — с 17.04.2015 (по истечении полугода после начала работы). Однако в первом случае — это обязанность работодателя, а во втором — обязанность только при наличии такого соглашения между сторонами трудового договора. Если же в графике отпусков время с 17.04.2015 по 20.10.2015 полностью занято предусмотренными отпусками других сотрудников, работающих не первый год, то работодатель обязан предоставить отпуск, который начнется не позднее 20.10.2015. С расчетом, что к годовщине работы (до 17.11.2015) сотрудник уже должен будет отгулять свой ежегодный основной отпуск в 28 календарных дней. Предоставление отпуска ранее не исключается, например, в случае такой возможности и при наличии согласия на это самого работодателя.
Таким образом, Работодатель в графике отпусков обязан предусмотреть отпуск вновь принятого работника с таким расчетом, чтобы окончание данного отпуска при полном исчислении его продолжительности приходилось не позднее годовщины даты приема на работу. По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока, в том числе ранее истечения шести месяцев непрерывной работы данного сотрудника.
Закон предусматривает несколько Исключений из вышеуказанного правила при утверждении перечня категорий работников и обстоятельств, при которых оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен им работодателем Независимо от стажа работы работника на предприятии (в том числе менее шести месяцев). Категории работников см. в таблице 1.
Таблица 1. Работники, имеющие право на отпуск независимо от стажа работы
| N | Категория работников | Обстоятельство, в силу которого работник обладает льготой в части очередности отпуска | Когда работодатель обязан предоставить отпуск | Основание/Примечание |
| 1 | Мужчина, находящийся в браке | Беременность жены | В период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам | Часть 4 ст. 123 ТК РФ. Обязательность предоставления работником работодателю документов, связанных с подтверждением беременности или периода отпуска жены, закон не устанавливает |
| 2 | Одинокий мужчина | Имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет | В указанное ими время до дня достижения детьми возраста 12 лет | Подпункт «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», Распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р «О предоставлении отпуска для одиноких работающих мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет» |
| 3 | Женщины | |||
| 4 | Беременность | Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него | Часть 3 ст. 122 ТК РФ | Прямого требования о документальном подтверждении факта, с которым закон связывает возникновение льготы по очередности отпусков, закон не установил. Но в случае спорности вопроса работодатель вправе потребовать представления такого документа |
| 5 | Работники любого пола | Возраст работника — до 18 лет | Любое удобное для них время | — |
| 6 | Факт усыновления ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев | В указанное ими время | Работодатель вправе потребовать представить решение суда об усыновлении ребенка (детей) | |
| 7 | Работающие у данного работодателя по совместительству | Одновременно с отпуском по основной работе | Статья 286 ТК РФ. Прямого требования о представлении копии приказа по основной работе о предоставлении отпуска закон не содержит, но в целях выполнения требования указанной нормы такой документ предполагается к представлению работодателю по работе по совместительству |
Учет пожеланий работников
Стоит помнить, что при составлении графика отпусков учет желания некоторых категорий работников обязателен. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Поэтому, чтобы избежать многократного внесения изменений в уже утвержденный на год график отпусков, кадровая служба перед его составлением должна запросить у некоторых категорий работников их пожелания о времени отпуска. К таким категориям работников законами отнесены граждане, перечисленные в таблицах 1 и 2.
Таблица 2. Работники, мнение которых при составлении графика отпусков следует учитывать
| N | Категория работников (их статус) | Норма закона, установившая льготу по очередности отпусков для них |
| 1 | Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, дети первого и второго поколений граждан, принимавших участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча в 1957 и 1958 гг. и страдающие заболеваниями вследствие воздействий радиации на их родителей | Пункт 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее — Закон N 1244-1), ст. 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ «О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча» |
| 2 | Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС | Пункт 1 ч. 3 ст. 15 Закона N 1244-1 |
| 3 | Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), из числа граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне | Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» |
| 4 | Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы | Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» |
| 5 | Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники ВОВ и боевых действий, ветераны труда, военнослужащие и лица начальствующего состава ОВД, Государственной противопожарной службы, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, ставшие инвалидами вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (служебных обязанностей) и др. | Подпункт 17 п. 1 ст. 14, пп. 13 п. 1 ст. 15, пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 9 п. 1 ст. 17, пп. 9 п. 1 ст. 18, пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах» |
| 6 | Супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих) | Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» |
| 7 | Граждане, награжденные знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» | Пункт 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона РФ от 20.07.2012 N 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов» |
| 8 | Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы | Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда, героям труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена трудовой Славы» |
| 9 | Сотрудник органов внутренних дел, не реализовавший свое право на основной отпуск в определенный графиком срок (отпуск в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года) | Часть 3 ст. 57, ст. 64 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» |
| 10 | Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет, трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка до 14 лет | Подпункты «г», «д», «ж» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 «Вопросы прохождения военной службы» |
| 11 | Любой работник, которого по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью отозвали из отпуска (за неотгулянные дни отпуска в удобное время в течение текущего рабочего года) | Часть 2 ст. 125 ТК РФ |
| 12 | Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другую местность (ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка к месту поступления на обучение) | Часть 5 ст. 322 ТК РФ |
Обратите внимание: ТК РФ не вменяет в обязанность работникам представить документы, подтверждающие их льготы на установление очередности отпусков в удобное для них время; также закон не обязывает таких работников-льготников представлять заявления об определении удобного для них времени отпуска До составления и утверждения графика отпусков. Соответственно, и документы, подтверждающие льготы, и заявления они могут направить работодателю в любое время. Такую позицию неоднократно озвучивали и сами инспекции труда (см., например, Памятку работодателю по составлению графика отпусков, размещенную на официальном сайте ГИТ в Хабаровском крае <2>).
Лица с семейными обязанностями
Законодательством РФ не установлена гарантия предоставления отпуска в определенное время (например, летом) лицам с семейными обязанностями (см. гл. 19 и 41 ТК РФ). Однако имеется не отмененное Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», пп. «б» п. 3 которого установил для работающих женщин, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время. В соответствии со ст. 423 ТК РФ указанный нормативный правовой акт можно применять постольку, поскольку он не противоречит ТК РФ.
Следует добавить, что Решением Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440 названная норма признана не противоречащей положениям ТК РФ и не носящей дискриминационный характер по отношению к другим работникам.
Стаж работы
Многолетняя работа на предприятии не гарантирует работнику «льготного» положения при определении очередности и времени отпуска. Напомним, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
Другими словами, здесь работодатель не связан требованиями ч. 2 ст. 122 ТК РФ, поэтому ограничений по стажу работы в текущем году, необходимому для предоставления отпуска, нет. Если работодатель при составлении графика отпусков учитывает пожелания работников, то работнику в будущем году отпуск может быть предоставлен и через два месяца после прошедшего ежегодного отпуска в текущем году, то есть через любое, даже небольшое время после очередного отпуска.
Если же работник не относится к льготным категориям, то работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника, но может пойти ему навстречу, если это возможно.
Заявление о переносе отпуска может быть написано:
— если время отпуска по графику прошло и работник по каким-то причинам не отгулял весь отпуск или его часть. Обычно такая необходимость возникает, если сотрудник был отозван из отпуска или заболел во время его;
— если сотрудник просит о новых датах до отпуска, указанного в графике отпусков. Тогда можно как написать обычное заявление, так и сослаться на утвержденный график.
Если работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его желанию или если он не против просьбы сотрудника о переносе дат отдыха, он должен издать приказ.
Как поступить с графиком отпусков в случае изменений? Если меняется период отпуска, то все данные, связанные с переносом отпуска, предусмотрены в документе. Так, дату следует поставить в графе 7 «Дата фактическая» графика отпусков после того, как сотрудник фактически использует отпуск. В графах 8 — 10 графика указываются причины изменений. В графе 8 «Основание (документ)» отразите реквизиты приказа о переносе отпуска, в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новый период отдыха. Графу 10 «Примечание» заполнять не обязательно, но там можно указать причины переноса отпуска, например то, что отпуск перенесен в связи с уходом в отпуск по беременности и родам супруги работника, как в примерах 3 — 4.
Некоторые специалисты вносят изменения в график отпусков, издавая соответствующий приказ. Наиболее вероятен случай, когда в график вносятся дополнения в связи с приемом нового сотрудника уже после утверждения документа. Однако документами, подтверждающими правомерное использование ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудником, который трудится у работодателя первый год, являются заявление и приказ об отпуске.
* * *
Подведем итоги. Отпуск должен предоставляться работнику каждый год в количестве не менее 28 дней (или более — в силу норм законодательства).
В графике отпусков должны быть предусмотрены отпуска работников, которые были приняты и после составления графика, если к моменту окончания года сотрудник проработает на предприятии 11 месяцев. Причем закон позволяет предусмотреть и предоставить отпуск таким «новичкам» и ранее этого срока, в том числе ранее шести месяцев стажа работника на данном предприятии.
Указанные изменения необходимо отражать в графике отпусков, внося в ранее утвержденный график изменения и/или дополнения и утверждая их приказом работодателя.
В некоторых случаях работодатель обязан запрашивать мнение по вопросу удобного времени будущего отпуска и учитывать его при составлении графика отпусков на следующий год.
Закон не налагает на сотрудника обязанность представлять работодателю при приеме на работу или перед составлением графика отпусков на очередной год документы, подтверждающие его право на отпуск в удобное для него время.
Работник, обладающий в силу закона правом на отпуск в удобное для него время, может выразить свое желание взять отпуск в любой момент, а не тогда, когда утверждается график отпусков. При этом внесенная в график информация о том, что ему предусмотрен отпуск, например, зимой, не будет иметь правового значения для реализации его права на отпуск в удобное для него время.
Если самим законом сотрудник не отнесен к «льготной» категории работников, имеющих право выбора времени отпуска в удобное для них время, отпуск ему может быть запланирован самим работодателем и без учета его мнения.
Как видите, работодатель наделен большими правами в части определения очередности отпусков и приоритетного времени их предоставления работникам. Он, по сути, вправе предоставить отпуска не в «сезон» под предлогом того, что предоставление отпуска летом негативно скажется на производственном процессе. Но большинство работодателей в целях исключения конфликтных ситуаций по поводу очередности отпусков и соблюдения интересов работников перед составлением графика отпусков на будущий год все-таки руководствуются пожеланиями работников (запрашиваемых у них с учетом мнения их непосредственных руководителей), а не только нормами закона и правом на свое усмотрение устанавливать очередность отпусков.
info-personal.ru
График отпусков — рекомендации по правильному составлению
Продолжаем тему отпусков.
Скоро новый, 2017 год, самое время начать подготовку к составлению графика отпусков.
Что важно учитывать при составлении графика отпусков
Составляя график отпусков, важно учитывать положения действующего законодательства, льготы, предоставляемые работникам, специфику работы организации. Иногда нужно учесть и пожелания самих трудящихся.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.
Следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Важно помнить также, что в стаж работы, дающий право на дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
К планируемой продолжительности отпуска целесообразно добавить неиспользованные работником в предыдущем периоде дни отпуска.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Форма графика отпусков
Чаще всего график составляется по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
Но график отпусков может составляться и в разработанной на вашем предприятии форме, утвержденной приказом руководителя организации.
Вам решать, есть ли смысл изобретать велосипед. На самом деле, унифицированная форма довольно удобна.
Как утвердить график отпусков
График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо другим, уполномоченным на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.
График отпусков должен быть утвержден на предприятии не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков?
Составлять приказ об утверждении графика отпусков на следующий год, не обязательно. Если приказ вы сделали, логично предположить, что все последующие изменения придется вносить также приказом.
Срок хранения графика отпусков
Срок хранения графика отпусков — один год. Это следует из п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Годовалый срок исчисляется с 1 января года, следующего за истекшим. Получается, что график отпусков на новый 2017 год мы будем хранить до 1 января 2019 г.
Изменение графика отпусков
Перенос срока отпуска возможен при согласии обеих сторон – работника и работодателя.
В случае переноса срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя, в графике отпусков отражают соответствующие изменения (графы 7, 8, 9).
Многие кадровые работники совершают ошибку, не включая в график работников, принятых в течение года, после утверждения графика отпусков. Если после утверждения графика в организацию принимались новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это делается дополнением к документу, используя унифицированную форму № Т-7 (если она применяется) с новыми сотрудниками. Дополнение является приложением к графику отпусков, и его необходимо утверждать так же, как и первоначальный график.
Ну и напоследок, хочу напомнить
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за которое должностные лица могут понести ответственность в виде штрафа, так-что, не забывайте составлять его!
Похожие статьи
tpkdp.ru