Табель учета рабочего времени на 2019 образец заполнения: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

важный документ для расчета зарплаты

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени. Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени. Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации. Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф. Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

1. Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
2. Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели — 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период — квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

• Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
• Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

• Заработная плата — код 2000.
• Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
• Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
• Больничные — код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть — для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая — для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков — 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения — 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

• Название фирмы полностью.
• Код организации исходя из справочника ОКПО.
• Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
• Порядковый номер табеля.
• Дата документа.
• Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

• «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
• «К» — служебная командировка работника.
• «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
• «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
• «Б» — больничный сотрудника.
• «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
• «Р» — отпуск по беременности и родам.
• «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
• «НН» — неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже — часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9 . Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы. Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком — со своими кодами оплаты и кор.счётом. Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

• Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
• Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
• Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
• Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 — простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.

Каждый работодатель обязан вести такой документ, как табель учета рабочего времени. Он в реальном режиме отображает количество часов, которые отработал сотрудник, либо его неявки на работу по разным причинам.

На основании правильно заполненного документа будет производиться начисление зарплаты за отдельно взятый расчетный период.

Законодательством предусмотрена типовая форма табеля учета рабочего времени, которая будет либо заполняться вручную, либо в автоматическом режиме — формы Т-12 и Т-13. Бланк табеля форма Т-12 и образец его заполнения можно скачать внизу статьи в формате word бесплатно.

Табель учета рабочего времени, это та форма документа, к заполнению которой надо отнестись с особой внимательностью. Ведь от того, насколько правильно он будет заполнен, будет зависеть заработная плата работника.

К нему же можно обратиться в случае какого-либо спора, связанного с количеством отработанных часов. Именно поэтому все проверяющие органы считают своим долгом затребовать табель при любой проверке. Если табель учета рабочего времени будет содержать ошибки и неточности, то работник, ответственный за его заполнение, может быть подвержен дисциплинарному наказанию.

Образец заполнения Т-12

В большинстве организаций работу по заполнению формы Т-12 ведут кадровики, а в их отсутствие бухгалтер, также это может быть начальник подразделения. Любой из этих сотрудников скажет, что документ начинается с головы – то есть с наименования организации, структурного подразделения (если оно имеется), номера документа и даты его заполнения.

Дальнейшим шагом будет оформление таблицы бланка Т-12 по каждому из работников организации. Так как форма унифицирована, то заполнение граф не будет вызывать вопросов – в ней предусмотрены порядковый номер, фамилия и инициалы работника, его должность, а также табельный номер.

После этого можно приступать непосредственно к самим отметкам о явках на работу или отсутствии на ней по каждому числу месяца. Так как на каждого работника предусмотрена двойная строка, то в верхней части проставляется цифра или буква, обозначающая код рабочего времени, а в нижней – количество отработанных часов. В зависимости от того был сотрудник в этот день на работе или отсутствовал, ему ставится «Я» — 8 (если он отработал весь рабочий день) или «Б» — 0 (если он болел). Так заполняются данные на каждый день месяца. Естественно, что практически на каждый случай неявки предусмотрен свой код.

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель — это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

1. Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
2. Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе — 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке — 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Порядок применения табеля

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров — 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов — 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 — номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 — Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

• Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
• К – если сотрудник находится в служебной командировке.
• В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
• ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
• Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
• ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
• Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
• ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
• НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

• 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
• 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
• 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
• 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Нюансы

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Неявка сотрудника на работу

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия — больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Болезнь во время отпуска

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Праздник во течении отпуска

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:

• Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
• Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.

Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.

Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.

В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:

• наименование юридического лица;
• ОКПО;
• порядковый номер документа;
• период, за который он оформлен;
• дату составления.

Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.

За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней — соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.

Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой — отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.

По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.

Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.

Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».

Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.

Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».

При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.

Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.

С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.

В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.

Как правильно заполнить образец табеля учета рабочего

Табель Учета Рабочего Времени Образец Заполнения Украина — letterclouds

Табель учета рабочего времени: бланк, образец заполнения

Образец заполнения табеля учета рабочего времени 2019

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Табель учета рабочего времени учителей образец заполнения \u2013 Как …

Табель учета рабочего времени. Пример заполнения \u2014 Блоги про податки …

Табель учета рабочего времени т-13: образец, правила заполнения …

Как заполнять табель учета рабочего времени \u2013 Образец заполнения …

Как заполнять табель учета рабочего времени | Статьи | Журнал …

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени 2019: бланки и образцы

Табель учета рабочего времени, форма Т-12, Т-13 — образец заполнения …

Табель учета рабочего времени 2017: образец, порядок заполнения

Образец заполнения табеля формы 0504421 | Читайте статьи журнала …

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в excel

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2019 году

Табель учёта рабочего времени на 2019 год. Форма Т-12 и Т-13

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Табель учета рабочего времени: бланк

Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Табель учета рабочего времени на 2019 год: скачать бесплатно в excel

Табель учёта рабочего времени на 2019 год. Форма Т-12 и Т-13

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк — nalog-nalog.ru

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13 в …

Заполнение табеля учета рабочего времени: как правильно заполнять …

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени \u2013 Образец …

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Как вести табель учета рабочего времени: скачать чистый бланк и …

Как заполнять форму табеля учета рабочего времени на 2019 год

Скачать табель учета рабочего времени на 2018 год бесплатно в Excel

Образец Заполнения Табеля Учета Рабочего Времени Сторожей — letterindigo

Как заполнить табель учета рабочего времени по форме Т12 или Т-13?

Табель учета рабочего времени| форма Т-12, образец 2019, скачать …

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2019 году

Образцы табелей рабочего времени \u003e портал с примерами справок

Правила ведения табеля учета рабочего времени, пример заполнения

Образец заполнения табеля рабочего времени 2019 | Скачать форму …

Табель рабочего времени Т-13| скачать чистый бланк, образец, 2019

0504421 образец заполнения \u2013 Образец заполнения табеля формы 0504421

Как заполнять табель учета рабочего времени форма 0504421

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени: бланк, образец заполнения

0504421: Табель учета рабочего времени | Читайте статьи журнала …

Табель учета рабочего времени: образец заполнения, форма, бланк, скачать

Табель учета рабочего времени на 2019 образец заполнения \u2013 Новый …

Табель учета рабочего времени на 2018 году, в том числе упрощенный …

Табель учёта рабочего времени на 2019 год. Форма Т-12 и Т-13

Выписка из табеля учета рабочего времени образец | Peatix

Новый табель учета рабочего времени на 2019 год: скачать бесплатно в …

Образец табеля учета рабочего времени | Форма Т-12 и Т-13

Образец заполнения табеля учета рабочего времени 2019

Табель учета рабочего времени: бланк

Табель учета рабочего времени работников: образец заполнения, как …

Табель учёта рабочего времени в 2019 году | Форма Т-12 и Т-13

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Табель посещаемости сотрудников: Автоматизация — Тайм Доктор

Составление табеля учёта рабочего времени 2017. Скачать бланк excel …

Табель учета рабочего времени: бланк, образец заполнения

Унифицированная форма Т 13: скачать бланк, образец заполнения …

Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец — nalog-nalog.ru

Табель учета рабочего времени форма 0504421 инструкция по заполнению …

Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Табель учета рабочего времени в 2017 году

Как заполнять табель учета рабочего времени \u2013 Образец заполнения …

Скачать образец табеля учета рабочего времени продавцов

Унифицированная форма Т 12: скачать бланк, образец заполнения …

Образец табеля учета рабочего времени | Форма Т-12 и Т-13

Форма табеля учета рабочего времени 2019 | Скачать образец и бланк

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Табель учета рабочего времени т-13: образец, правила заполнения …

Отражение отпуска в табеле учета рабочего времени — образец …

Табель учета рабочего времени на 2019 год — скачать чистый бланк …

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени, образец

Выписка из табеля учета рабочего времени образец | Peatix

Табель учета рабочего времени Т-12: образец заполнения, бланк скачать

Табель учёта рабочего времени на 2019 год. Форма Т-12 и Т-13

Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2019

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Табель учета рабочего времени

Принцип заполнения указанных форм табеля рабочего времени таков: в них можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время, или указывать только отклонения от установленного режима работы. Последний вариант удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Да и сегодня – в 2021 году – на сайтах по подбору персонала еще встречаются такие вакансии. Однако, как правило, в их обязанности входит уже не только заполнение табеля рабочего времени, но и выполнение иной работы отдела кадров.

Табель учёта рабочего времени на 2021 год

Любой работодатель, владелец собственного бизнеса просто-напросто в настоящее время обязан вести соответствующий учёт рабочего времени, который является своего рода зеркалом, в котором отображается работа всех его сотрудников и подчинённых. Именно поэтому табель учёта рабочего времени на 2021 год является довольно важной для многих информацией, так как этот документ должен быть обязательным для всех без исключения.

Согласно существующего на сегодняшний день законодательства, основой для заполнения данного вида документа является форма Т12 и Т13 унифицированного образца. Если коснуться немного истории их появления, то они были разработаны, детально изучены и утверждены ещё в 2004 года. Хотя, каждая организация имеет полно и вполне законное право разрабатывать и создавать свои собственные бланки табеля учёта рабочего времени всех служащих. Но, если компания или, же организация решила отклониться от установленных норм, то главным требованием их собственного документа является наличие всех обязательных реквизитов, которые в свою очередь в полном объёме и составе можно найти в тексте Федерального Закона действующего от 2011 года. Проще говоря, обязательно должны быть использованы сведения из 9 статей второго пункта. Какие же данные должны быть обязательно зафиксированы в любом табеле?

Табель учета рабочего времени: образец заполнения на 2021 год

В каждой организации, независимо от ее рода деятельности, на каждого работника ведется табель учета рабочего времени. Многие считают, что он не является важным документом, но на самом деле ведение табеля обязательно, а его отсутствие наказуемо.

1. Бухгалтерии — по данным табеля сотруднику ежемесячно начисляется его заработная плата.
2. Налоговой службе — при проверке правильности уплаты налогов, которые удерживаются с заработной платы, табеля используются для сверки данных.
3. Трудовой инспекции — она может проверить, не нарушает ли работодатель права своих работников.

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

В первом случае босс может с чистой совестью «бить рублем» работника, который вместо того, чтобы стоять у станка, попивал пиво в баре «Голубая устрица», а во втором – дворник сможет доказать свой выход на работу в законный выходной (а что делать, если Новый год для погоды – не указ, и вовсю идет снег?).

В случае нестандартной работы (смены) можно лишь добавлять специальные графы для их учета.
Для этого нужно оформить специальное распоряжение руководства. Форс-мажорные ситуации (опоздания, прогулы и т.п.) и нештатные обстоятельства указываются с помощью специальных буквенных и числовых кодов.

Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2021 году

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Табель учета рабочего времени (Украина)

Многие считают, что ведение табеля рабочего времени не является обязательным и как аргумент используют отсутствие правовой нормы, которая бы предусматривала ответственность за неведение табеля. По мнению некоторых бухгалтеров, наличие табеля необходимо лишь на крупных предприятиях с большим количеством работников, как бы для удобства, а если это маленькая фирма, штат которой насчитывает не более 10—20 работников, все вопросы по учету рабочего времени решаются с помощью штатного расписания, больничных листков и хорошей памяти бухгалтера.

06 — отметки о причинах неявок нa работу или о фактически отработаннoм времени, о работe в сверхурочное время или другиx отклонениях oт нормальных условий работы следует делать в табеле только на основании оформленных надлежащим образoм документов (листок нетрудоспособности и дp.).

Табель рабочего времени для ИП

Каждое предприятие организует учет рабочего времени, который является основанием для начисления зарплаты сотрудникам. Законодатель не разграничивает работодателя на юридических лиц или ИП. Любой хозяйствующий субъект, имеющий штат сотрудников, обязан вести рабочий табель (ст.91 ТК РФ). Во избежание недоразумений и разногласий между работодателем и сотрудником относительно отработанного времени следует грамотно составлять табель рабочего времени для ИП в году. Образец документа можно бесплатно скачать в excel формате, под заполненным примером табеля учета отработанного времени, ниже.

• изначально вносится информация в шапку и первые три графы. Это условно-постоянные сведения;
• колонки с 4 по 7 предназначены для ежедневной отметки явки/неявки сотрудника с указанием соответствующего буквенного кода;
• графа 5 и 7 служат для подведения промежуточных итогов. Как правило, в организациях принято отчитываться по отработанному времени два раза в месяц;
• колонки с 8 по 17 заполняются отчетной информацией по всем отработанным часам или прогулам. Название шапки соответствующей графы дает представление, какие данные суммируются.

Табель учета рабочего времени — форма и бланк для заполнения табеля

Главная и основная цель ведения данного официального документа – контроль трудового времени и регулирование процесса. Основные правила ведения осуществляются согласно законам и требованиям российского законодательства. Веление такой документации осуществляется по типовому образцу на специальном бланке.

Можно разработать кодовые обозначения для табеля учета рабочего времени, к примеру букв, и цифр, которые будут отображать явку или неявку на место. Это не только значительно экономит место в бланке, но и дает правильный подход к организации процесса. Можно использовать начало акта, с помощью биометрических данных. Предприятие может использовать терминал, который фиксирует появление сотрудника при предъявлении пропуска к электронному прибору. Выписка по праздничным дням, а также отпуска за свой счет может быть осуществлена по просьбе сотрудника. Вести порядок работы при помощи табеля не сложно, стоит учитывать некоторые нюансы и согласовывать с директором организации. Система использования программы и календаря может быть индивидуальной и присуща отдельному предприятию. Постановления нет.

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Вести учет времени отработанного каждым работником – обязанность работодателя (ст. 91 ТК РФ). Ведь только при ведении учета работодатель может отследить, отработал сотрудник норму рабочего времени или нет. Приведем форму и образец табеля учета рабочего времени на 2021 год.

Форма табеля 2021

Фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):

• форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
• форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк.

Также работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.

Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.

• использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени;
• применять самостоятельно разработанные формы, если в них есть все необходимые реквизиты, которые предусмотрены частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как заполнять табель учета рабочего времени в 2021 году

Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2021 году такой: в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время, или указывать только отклонения от установленного режима работы.

Последний вариант удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

Обозначения в табеле

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2017 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. На титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году

Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.

Вариант 1.

Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

Вариант 2.

В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте – удостоверяющая надпись: “По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2021 года код “НН” на код “К” на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи”.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Табель учета рабочего времени ведем правильно

Автор: О. Трошина

Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:

Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка

Отражение фактических затрат рабочего времени

Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:

в верхней половине строки – часы отклонений;

в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.

Выходные и нерабочие праздничные дни

Работа в ночное время

Выполнение государственных обязанностей

Очередные и дополнительные отпуска

Неявки с разрешения администрации

Фактически отработанные часы

Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2021 году

Табель учета рабочего времени необходим на каждом предприятии, чтобы руководитель службы управления, начальники цехов, бригадиры подразделений знали реальную картину посещаемости работниками предприятия.

По фактически отработанным часам и дням начисляется зарплата, составляются отчеты, контролируется соблюдение производственного режима в бюджетных и коммерческих структурах.

Унифицированные формы

Госкомстат РФ утвердил унифицированные формы №Т-12 и №Т-13 табеля учета. Согласно статье 91 ТК РФ, работодатель обязан учитывать:

• отработанные дни;
• отпускные;
• отгулы;
• командировочные;
• прогулы.

Форму №Т-12 ввел Госкомстат в документооборот для ведения табеля для того, чтобы:

• контролировать соблюдение производственного графика сотрудниками по рабочим местам;
• учитывать показатели для начисления зарплаты;
• формировать статистические данные для отчетов по установленным законодательным нормативам.

Выбор табеля компания должна зафиксировать на стадии формирования производственной учетной политики и применять любую структуру, удобную для данного вида деятельности, или разработать собственную схему. Зависит это от категории деятельности, закрепленных условий, распорядка в трудовом договоре относительно рабочего времени.

За дневной или ночной период, в течении которого работник занят непосредственными должностными обязанностями, начисляется заработная плата. Продолжительность рабочего дня или смены по графику, посещение сотрудником работы или его отсутствие, соответствие данных с установленным режимом производства отмечают в табеле.

Во многих компаниях учет выхода персонала облегчен электронными системами контроля. В электронных устройствах установлены функции, фиксирующие приход и уход работников:

• считывают данные с пропусков;
• сканируют отпечатки пальцев;
• считывают сетчатку глаз;
• снимают на видеокамеры.

Выбранный способ влияет на решение руководства организации, в какой форме вести учет рабочего времени. Электронная система способна отправлять отчет унифицированного вида службе, которой нужны такие данные, если они не поступают в общую базу.

Для юридической силы документа, полученного от автоматизированной системы, предприятия фиксируют принятую форму, отражают правила внутреннего распорядка и порядок его соблюдения.

Общие правила ведения табеля

Табельщика назначает руководитель организации. Им может быть:

• сотрудник отдела кадров;
• бухгалтер;
• бригадир участка или начальник цеха;
• служащий в каждом структурном подразделении, назначенный в приказном порядке.

Открывают табель каждый месяц, закрывают по его окончании, если не требуется подвести промежуточный итог. Оформление начинают с полного названия предприятия, кода ОКПО, вида деятельности с правовым статусом, отражением структурного отдела, который ведет учет сотрудников.

Табель учета — это основной кадровый документ. В него внесены работники отдела или производственного участка:

• в строку с порядковым номером;
• по ФИО и названию занимаемой должности;
• с присвоенным табельным номером.

Приказом директора назначается сплошной способ отражения явки специалистов на рабочих местах или внесение только отклонений от общего производственного режима. Графа документа не может вместить объяснение причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Чтобы табельщик формировал, а проверяющие или сотрудники, имеющие доступ к учетной документации, могли свободно ориентироваться в записях, созданы специальные сокращенные обозначения.

Расшифровка цифровых и буквенных показателей

Выход сотрудника на место работу или ее пропуски в табеле закодированы буквами и цифрами. В таблице выборочно представлены самые распространенные коды.

Менее распространенные обозначения

Лица, назначенные для ведения табеля, обязаны точно отражать все данные относительно явки сотрудников на рабочие места. Внесение любого значения должно сопровождать документальное подтверждение.

В отдел кадров передают больничный лист, чтобы отметили обоснованную потерю нетрудоспособности. Если человек идет в очередной отпуск, от директора исходит соответствующий приказ.

Сотрудники без предварительного предупреждения начальства не всегда решаются пропускать работу. В основном прогулы происходят по негативным жизненным обстоятельствам.

Когда сотрудник прогуливает по неизвестной причине, до выяснения случая в табеле будет стоять «НН».

Бывает, что на предприятиях возникают простои. Для этих случаев предусмотрены коды:

• забастовки – ЗБ;
• вина руководства – РП;
• причины остановки производства ни от кого не зависели – НП;
• виновен работник – ВП;
• сотрудник отстранен от обязанностей, но работу оплатили – НО;
• зарплата не сохранена при отстранении от занятости – НБ;
• выплата денежных средств задерживается, деятельность прекращена – НЗ.

Можно ли использовать свои обозначения

Каждый символ в табеле сопровождается смысловой нагрузкой. Если ответственный за его ведение устанавливает свои обозначения, он должен иметь представление, для чего это выполняет.

В трудовом законодательстве нет ограничений в использовании собственных цифровых и буквенных кодов, согласно Приказу Минфина России №52н. На предприятиях допускается упрощенное заполнение учетного документа, где ставят «8» вместо буквы или фактически отработанные часы.

Как фиксировать отработанное время

Порядок фиксации определяет табельщик. Директору не важно, как заполняется бланк, лишь бы достоверные записи не противоречили законодательству РФ и учетной политике конкретного предприятия.

Если кадровик или ответственное лицо другого ранга разработал свою форму табеля, образец нужно утвердить у директора.

Когда смена или рабочий день не изменяются, можно указывать только факт отсутствия работника и другие отклонения от обычного графика.

Сплошную регистрацию используют при разной отработке дней и смен, когда суммируют рабочее время. Такой учет необходим для выявления сверхурочных работ, корректировки регламента о привлечения работников к заданиям по установленным нормам.

Дополнительная инструкция по оформлению табеля учета рабочего времени по унифицированной форме №Т-13 представлена ниже.

Выходные и праздничные дни

Каждый год выпускают производственный календарь, где праздники и возможный перенос отпуска утверждает Правительство РФ. График работ, установленный на предприятии, может влиять на порядок выходных дней, который зависит от категории сотрудника.

В табеле могут указать собственной кодировкой предоставление отпуска и форму его оплаты, основание для предоставления отдыха, если он не входит в обычный график. Те выходные, которые не влияют на зарплату, обозначают «В» под цифрой 26.

Срок хранения

Табель может быть востребован судом при трудовых спорах или любой инстанцией по необходимости уточнения данных. Поэтому для этой учетной документации законодательством РФ установлены сроки хранения.

Табель подлежит уничтожению через 5 лет после его сдачи в архив предприятия при условии, что там зафиксировано посещение сотрудников компании с нормальными условиями труда. Регистрация времени работников, труд которых происходил во вредных или опасных условиях, сохраняется в течение 50 лет.

Порядок учета и налогообложения

Бухгалтер приступает к начислению зарплаты, если передан табель, где учтено отработанное время. На основании документа проводятся выплаты пособий. Данные необходимы для определения налоговых взносов.

Инспектор налоговой службы при проверке сверяет правильность начислений с днями и часами занятости персонала. Нарушения ведут к неверным расчетам по налогам на прибыль и неутешительным последствиям в виде штрафных санкций.

Табель, заполненный правильно с пометками, соответствующими унифицированной форме, подтвердит отсутствие ошибок и нарушений в налоговом законодательстве. К исполнителям и их руководителям не поступят нарекания, штрафы, материальные и моральные потери.

Дополнительная инструкция по ведению табеля учета рабочего времени работников представлена ниже.

»

Отличная статья 0

бесплатных шаблонов расписания в Excel, PDF, Word

Если есть одна вещь, с которой согласны и сотрудники, и работодатели, так это то, что учет рабочего времени — чрезвычайно утомительный процесс.

Чтобы упростить процесс, загрузите три бесплатных шаблона расписания сотрудников в форматах MS excel, Google Sheets, MS Word или PDF, приведенных в этой статье.

Вы также можете использовать автоматизированный инструмент учета рабочего времени вместо заполнения таблиц или PDF-файлов вручную.

Использование автоматизированного инструмента учета рабочего времени, такого как Time Doctor, предоставит вам гораздо более точные отчеты без ручных усилий, что сэкономит ваше время и деньги.

Чтобы узнать, как Time Doctor автоматически отслеживает время, перейдите к этому разделу этой статьи.

О чем мы расскажем в этой статье:

3 типа бесплатных табелей для загрузки:

Нажмите ниже, чтобы перейти к каждому шаблону (в форматах MS excel, Google Docs, MS Word и PDF)

Автоматическое отслеживание рабочего времени

Основы расписания:

————————————————–

Шаблон еженедельного расписания Бесплатно

Шаблоны еженедельного расписания используются при расчете рабочего времени и периодов оплаты на еженедельно.

Примечания к нашему шаблону простого недельного расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно. Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel.Мы бесплатно предоставили только пустые шаблоны табелей учета рабочего времени для Microsoft Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

—————————————————–

Двухнедельный шаблон табеля рабочего времени Бесплатно

Если вы подсчитываете рабочее время и периоды оплаты каждые две недели, составляйте двухнедельный табель. шаблон подойдет вам больше.

Примечания к нашему двухнедельному простому шаблону расписания:

В поле «Начало недели» автоматически вводится сегодняшняя дата и соответственно заполняются столбцы «дата» и «день».Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————––

Шаблон ежемесячного расписания Бесплатно

Этот шаблон табеля более подробный, поскольку он обеспечивает обзор ваших ежемесячных рабочих часов и оплата, а также еженедельная разбивка этих данных.Вы даже можете разделить это на полумесячный табель учета рабочего времени.

Примечания к нашему шаблону простого ежемесячного табеля:

В этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени в поле «Месяц» автоматически вводится текущий месяц. Вы можете изменить это вручную, введя любую дату месяца, для которого хотите создать табель.

Даты и дни автоматически заполняются в соответствии с полем «Месяц» ежемесячного расписания Excel. Сюда входит столбец «Начало недели».

Общее количество отработанных часов сотрудником автоматически рассчитывается ежемесячно в этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени.Вам нужно только ввести данные о времени входа и времени ожидания в разделе «Еженедельная разбивка».

Общая сумма оплаты рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час и периода оплаты.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Ограничения ручного отслеживания времени с помощью шаблонов

Использование электронных таблиц или документов для отслеживания времени имеет несколько ограничений.Гораздо эффективнее автоматизировать учет рабочего времени с помощью такого инструмента, как Time Doctor.

1) Фактор человеческой ошибки

Существует масса возможностей, возникающих из-за человеческой ошибки, которые могут привести к массовым ошибкам в таблицах учета рабочего времени Excel. Например, простое использование неправильных формул, включение неправильных форматов или ошибочное исключение показателей может привести к огромным ошибкам в расчетах ставок заработной платы сотрудников.

Фактически, одна из самых распространенных человеческих ошибок в расписаниях Excel — это их ошибочное удаление.Попытка восстановить эти удаленные листы может быть очень сложной задачей и неизбежно привести к кризису.

2) Несоответствие между фактическими отработанными часами и зарегистрированными отработанными часами

Хотя вы должны доверять своим сотрудникам, вы не можете гарантировать, что каждый из них будет точным в своих отчетах. Могут быть даже непреднамеренные ошибки в сообщении о фактически отработанных часах.

К сожалению, таблицы Excel не позволяют отслеживать фактические отработанные часы в режиме реального времени.Таблицы рабочего времени основаны на отчетных часах работы, вставленных в таблицы вручную.

Расхождение примерно в 5-10 минут каждый день может не быть проблемой, но когда эта разница возрастает, вы можете потерять много денег.

3) Вы не можете изменять или обновлять данные

Отслеживание времени всегда включает элементы модификации — будь то внезапная новая задача или если что-то занимает больше времени, чем ожидалось — всегда должно быть место для корректировки.

Однако изменение данных в традиционных шаблонах Excel — очень трудоемкий процесс.

Эта трудность имеет серьезные последствия, когда обновления появляются слишком поздно и сотруднику уже выставлен счет за меньшее количество часов, чем фактически отработанное.

4) Сложно оценить производительность

Конечно, табели учета рабочего времени в Excel предоставляют менеджерам все часы, отработанные работниками за определенную неделю или месяц, но это слишком много данных, чтобы просмотреть их за один раз.

Формат этих данных не способствует принятию важных решений. Кроме того, довольно высоки шансы того, что менеджер неверно истолкует информацию, поскольку пройти через все это довольно сложно.

5) Проблема с историческими данными

Вы должны помнить, что табели учета рабочего времени Excel не предназначены для хранения исторических данных. Это означает, что довольно часто для экономии места более ранние выпуски отчетов перезаписываются и обновляются.

Обратной стороной является то, что у вас больше нет доступа к старым данным.

Самый большой недостаток отсутствия доступа к историческим данным заключается в том, что компании не могут определять долгосрочные тенденции и анализировать производительность с течением времени или даже иметь доказательства для разрешения споров в отношении отработанных часов в будущем.

6) У вас нет доступа к отчетам «в реальном времени»

Расписания часто отправляются менеджерам на еженедельной основе.

Это означает, что менеджеры не получают обновленную информацию о часах работы сотрудника в режиме реального времени. Проблема здесь в том, что менеджеры получают только «отложенную копию», часто эти листы могут не отражать то, что происходит в настоящее время, или были ли какие-либо изменения в обстоятельствах.

Кроме того, эти отчеты могут затеряться в почтовом ящике менеджеров или они могут получить неправильную, устаревшую версию файла.

7) Их склонность к сбою

Чем больше листов Excel обновляется или предоставляется общий доступ, тем выше вероятность того, что файл будет поврежден и станет непригодным для использования. Вы не можете пойти на такой риск, когда дело доходит до важной задачи учета рабочего времени.

————————————————–

Используйте инструмент автоматического отслеживания времени

Если вам нужен более эффективный способ учета времени, то, что требует меньше времени для управления и Анализируйте, автоматизированный инструмент онлайн-отслеживания предназначен для вас.

Профессиональное программное обеспечение для табелей учета рабочего времени, такое как Time Doctor, является отличной альтернативой ведомостям рабочего времени сотрудников.Time Doctor — это инструмент учета рабочего времени, который предоставляет вам автоматические отчеты о работе ваших сотрудников, включая:

• Задачи, над которыми они работали
• Время, которое им потребовалось
• Какие сайты они посещали в обычное время
• Время и время выхода и многое другое.

С помощью этих программных часов отслеживать отработанное время стало еще проще!

Несколько основных функций Time Doctor

Простое отслеживание времени для задач

Сотрудники должны запускать таймер, связанный с задачей, и Time Doctor запускается в фоновом режиме, регистрируя, сколько времени сотрудник тратит на эту конкретную задачу.Нет необходимости в каком-либо ручном калькуляторе расписания — им просто нужно входить и выходить. Это значительно упрощает весь процесс учета рабочего времени для отдельных задач.

Мониторинг использования

С помощью Time Doctor вы можете отслеживать неэффективное использование времени — например, время, которое ваши сотрудники проводят на непродуктивных сайтах, таких как YouTube и Facebook, — чтобы убедиться, что ваши сотрудники не расслабляются в обычные часы. Когда сотрудник заходит на подобные веб-сайты, Time Doctor автоматически отправляет всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще.

Это очень полезная функция, которая обычно не доступна в такой упрощенной форме в других инструментах учета рабочего времени, таких как программа расписания Dovico, Toggl и т. Д.

Time Doctor также может делать скриншоты экранов сотрудников через случайные промежутки времени во время их работы. часы работы, чтобы убедиться, что они работают. Вы можете отключить эту функцию, если хотите. Если вы все же используете это, мы рекомендуем вам сообщить своим сотрудникам, что вы делаете снимки экрана.

Программное обеспечение также автоматически предполагает, что сотрудник берет перерыв, если он бездействует в течение трех минут.Это гарантирует, что программное обеспечение не запустится по ошибке, когда ваши сотрудники находятся в перерывах на обед или просто передохнуть.

Излишне говорить, что обычная электронная таблица не сможет контролировать ваших сотрудников в такой степени.

Расширенные отчеты

Отчеты о времени, создаваемые Time Doctor, намного более подробны, чем те, которые вы получаете из обычного табеля рабочего времени, что делает процесс учета рабочего времени более значимым.

Вы можете просматривать данные по нескольким параметрам в мгновение ока.У вас есть доступ к подробным отчетам об использовании времени, отсортированным по отдельным лицам, группам, проектам и временным периодам — ​​чего вы не получите в обычных таблицах и табелях учета рабочего времени.

Вот некоторые из отчетов, к которым у вас есть доступ при использовании Time Doctor:

1) Отчет расписания

Отчет расписания показывает общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками за определенный период, чтобы вы имели представление о том, что они все готово. Более того, вы можете легко экспортировать их в любой из них.Форматы CSV или .XLS для упрощения хранения.

2) Отчет об использовании времени

С его помощью вы можете увидеть, над чем работал каждый отдельный член команды в определенный период. Поскольку Time Doctor требует, чтобы пользователи вводили задачу, над которой они работают, перед отслеживанием, у вас будет точная разбивка того, сколько времени каждый пользователь потратил на каждую задачу в течение периода.

3) Ежедневный отчет временной шкалы

Как и шаблон ежедневного расписания, ежедневный отчет временной шкалы дает вам подробную разбивку всей работы, которую ваши сотрудники сделали за день — вы будете знать, над какими задачами работали, кем и для сколько.

4) Отчет по проектам

Подобно расписанию проекта, отчет по проектам фокусируется на отдельных проектах. Вы получаете разбивку по времени, затраченному на задачу в целом, а также определяете, какой член команды потратил на нее больше всего времени.

5) Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости значительно упрощает отслеживание отсутствующих в удаленной группе. У вас будет список всех отсутствующих на неделе с указанием причин, по которым они не смогли приехать.

6) Отчет о неэффективном использовании рабочего времени

Time Doctor имеет встроенную защиту, гарантирующую, что ваши сотрудники проводят время в нужных местах.

Сайты, такие как Reddit, Facebook, Youtube, Twitter и т. Д., Классифицируются как потенциально неэффективное использование времени (этот список можно настроить, и эту функцию можно отключить).

Time Doctor будет записывать, какие из этих сайтов посещал сотрудник, когда они его посещали и как долго, обеспечивая эффективное управление временем.

Думайте об этом как о калькуляторе табеля рабочего времени, предназначенном для отслеживания часов, потраченных на задачи, над которыми вы не хотите, чтобы ваши сотрудники работали.

7) Отчет об использовании Интернета и приложений

Этот отчет демонстрирует все использование Интернета и активность приложений каждого сотрудника. Однако он недостаточно подробный, чтобы показать вам, какие из этих приложений или сайтов были непродуктивными — вам придется использовать отчет о неэффективном использовании времени, чтобы отслеживать это.

Контроль конфиденциальности

Time Doctor предоставляет вашим сотрудникам всю необходимую им безопасность в отношении их конфиденциальности при использовании приложения для учета рабочего времени.Ничего не будет записано или отслеживаться, если они отметят, что они не работают.

Также, если снимок экрана был сделан, когда они были в перерыве и забыли приостановить Time Doctor, у них есть возможность удалить его.

Множественные интеграции

Time Doctor имеет несколько интеграций с инструментами, которые ваша команда, возможно, уже использует, такими как Todoist и Slack, что значительно упрощает переход к использованию программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников с традиционной электронной таблицы.

————————————————–

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это электронная таблица для записи того, сколько времени сотрудник потратил на выполнение различных задач. Ваши сотрудники вводят точное время, когда они начинают работу в течение дня, а также время, когда они выходят из системы — это когда они выходят из системы. Затем подсчитывается общее время, отработанное над отдельными задачами. Это так просто.

Отслеживание того, сколько времени сотрудник работает, может быть невероятно полезным. Это не только делает весь процесс расчета заработной платы за общее количество отработанных часов более прозрачным, но также гарантирует, что ваши сотрудники останутся организованными.

В идеале это обязательные поля данных для расписания:

• Имя сотрудника и идентификационный номер, если применимо
• Строка для каждого дня недели
• Столбец для даты, времени начала и времени окончания
• В некоторых случаях столбец для перечисления сверхурочных часов и отпуска по болезни
• Область, в которой руководитель и сотрудник должны поставить подпись для подтверждения точности информации в табеле рабочего времени

—————————— ———————–

Применения табелей учета рабочего времени

Как упоминалось ранее, профессиональные табели рабочего времени могут быть полезным инструментом для процесса мониторинга ваших сотрудников.

Вот несколько причин, по которым вам следует использовать табель рабочего времени:

Для ведения учета и разрешения споров

Основная причина, по которой работодатели используют табели рабочего времени, заключается в том, чтобы вести учет количества часов работы своих сотрудников и регистрировать любые сверхурочные, затраченные на них. • Если у них есть организованный и надежный способ отслеживания того, сколько работы вложили их сотрудники, он позволяет измерять их производительность. Если их зарплата привязана к отработанному времени (например, для внештатных сотрудников или членов команды по контракту), табели учета рабочего времени упрощают выплату им соответственно.

Это также помогает избежать ситуации, когда между работодателем и работником возникает серьезный спор о заработной плате по поводу проделанной работы и последующей оплаты сверхурочной работы. Поскольку имеется точный учет отработанных часов сотрудниками, эти споры о заработной плате можно легко разрешить.

Предоставление точных котировок клиентам

Еще одним преимуществом регистрации общего количества отработанных часов является то, что клиентам проще предоставлять точные расценки. Имея надежный табель учета рабочего времени, независимые подрядчики могут с большей уверенностью сообщать клиентам расценки.Это также увеличивает прозрачность всего процесса, поскольку клиенты знают, сколько часов заняли определенные задачи и почему с них взимается X сумма за эти оплачиваемые часы.

Для повышения производительности задач

В подробном расписании сотрудники могут указать время, которое они тратят на повторяющиеся задачи в течение дня. Работодатели могут использовать эту информацию, чтобы подсчитать, сколько часов в целом уходит на выполнение этих конкретных задач, и повысить продуктивность команды при выполнении повторяющихся и регулярных задач.Кроме того, благодаря точному способу измерения отработанных часов сотрудниками период оплаты труда сотрудников может быть скорректирован для компенсации отпуска по болезни.

Однако создание таблицы с нуля для отслеживания общего количества отработанных часов и последующего расчета соответствующей оплаты по почасовой ставке, как это, может стать утомительным процессом, особенно если вы делаете это вручную в бумажных табелях учета рабочего времени.

Это одна из самых больших жалоб, которые мы слышим от владельцев малого бизнеса, которые только что наняли своего первого сотрудника или фрилансера и не думают, что они вполне готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, такое как калькулятор тайм-карт — они, похоже, не могут сделать процесс расписания достаточно эффективным.

Чтобы помочь вам в этом, мы предоставили вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, каждый из которых имеет разные форматы в соответствии с вашими потребностями. Просто скачайте их и используйте, чтобы упростить отслеживание рабочего времени!

Однако, если вы хотите опробовать автоматизированные табели учета рабочего времени, щелкните здесь, чтобы узнать, как Time Doctor готовит для вас автоматические табели учета рабочего времени.

————————————————–

Как оптимизировать процесс учета рабочего времени

Теперь, когда у вас есть готовый бесплатный шаблон расписания, пора его представить своим сотрудникам и сделайте весь процесс максимально простым.

Вы можете сделать это, сосредоточив внимание на распространении и сборе табелей учета рабочего времени.

Распределение

Хотя некоторые организации все еще используют бумажные табели учета рабочего времени, большинство из них перешли на онлайн-табели учета рабочего времени, чтобы облегчить их распространение.

• Вы можете загрузить онлайн-таблицу в общую рабочую учетную запись, такую ​​как Google Docs или Dropbox, где каждый сотрудник имеет доступ к электронной таблице в любое время.
• В качестве альтернативы, если ваши сотрудники работают в совершенно разных условиях и требуют разных табелей учета рабочего времени, вы всегда можете отправить их по электронной почте лично.
• Чтобы упростить доступ к ним, мы включили несколько форматов электронных таблиц одного и того же шаблона Excel Free — выберите тот, который удобен для вас и ваших сотрудников.

Сбор

• Убедитесь, что вы установили крайние сроки для всех ваших сотрудников, чтобы отправить свои табели учета рабочего времени. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники отправляли табели учета рабочего времени в разные дни.
• Укажите формат, в котором шаблон расписания сотрудника должен быть отправлен руководителю.Будет ли он отправлен непосредственно вам по электронной почте, загружен в общую учетную запись или даже распечатан в бумажных табелях учета рабочего времени. Обеспечение единообразия всегда облегчает процесс.
• Убедитесь, что они подписали / отметили заявление об одобрении в формах, когда они передают его вам. Вы также хотите включить раздел, в котором они будут указывать все сверхурочные часы и взятые отпуска по болезни.

———————————————–

Два основных совета по использованию табелей учета рабочего времени

Сохраняйте простоту

Вы хотите, чтобы ваш табель учета рабочего времени был максимально простым для понимания.Ваши сотрудники не должны запутаться в том, где и что им нужно вводить. Таблицы рабочего времени должны упростить процесс учета рабочего времени для работодателя и сотрудников, а не наоборот.

Категоризация

Чтобы сделать процесс еще более упорядоченным, попробуйте назначать задачи с кодовыми номерами, которые сотрудники могут записывать в свои табели учета рабочего времени. Таким образом, вы можете узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач, что поможет вам лучше анализировать данные для планирования будущих расписаний задач.

Мы все согласны с тем, что табели учета рабочего времени — невероятно полезный инструмент. Однако бумажные табели учета рабочего времени или даже традиционные онлайн-табели учета рабочего времени — не самый эффективный способ учета рабочего времени.

Заключительные мысли

Получите Time Doctor за 9,99 долларов США на пользователя в месяц, если вам нужен эффективный метод учета рабочего времени без суеты. Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь этой бесплатной пробной версией, чтобы получить доступ к нашему бесплатному программному обеспечению расписания на 14 дней (не нужно указывать данные кредитной карты) и посмотрите, насколько оно эффективно по сравнению с любыми традиционными электронными таблицами или другим программным обеспечением.

Если программное обеспечение не то, что вам нужно, загрузите наш бесплатный шаблон пустой таблицы учета рабочего времени, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Будь то электронные таблицы еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, эти шаблоны расписаний сотрудников обязательно помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных задачах и оставаться продуктивными вместо того, чтобы тратить все силы на отслеживание рабочего времени сотрудников.

Карло Борха — менеджер по интернет-маркетингу TimeDoctor.com. Он удаленный работник, специалист по цифровому маркетингу, серийный любитель кофе и многие другие.

Получите больше подобных вещей

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик

мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

10 лучших шаблонов расписания для отслеживания рабочего времени

Деловой словарь невозможно представить без таких слов, как «табели учета рабочего времени» и «табели учета рабочего времени», поскольку они необходимы для эффективного отслеживания рабочего времени и проекта и, следовательно, оценки прибыльности.

Табели учета рабочего времени относятся к документам, в которых ведется учет рабочего времени сотрудников для:

• ведомостей заработной платы
• бухгалтерского учета проекта
• выставления счетов клиентам.

Нередко табелей учета рабочего времени обрабатываются на основе табелей учета рабочего времени, которые содержат необработанную информацию о времени прихода и ухода сотрудника в течение рабочего дня.

Если компания игнорирует табели учета рабочего времени, она рискует оказаться в информационном вакууме, когда дело касается подотчетности.

Это означает, что внимательное отношение к выбору шаблонов табелей рабочего времени окупится, поскольку они экономят время, деньги и сокращают расходы на бухгалтерский учет и расчет заработной платы.

Важно не только работодателям или собственникам, но и работникам обеспечить прозрачность при получении оплаты за работу .

Развертывание расписаний — универсальное решение для привлечения сотрудников. Вот 10 рекомендуемых ежемесячных, еженедельных и ежедневных шаблонов для более удобного хранения, к которым вы можете получить доступ, щелкнув ресурс в нашем списке шаблонов.

Шаблон № 1: еженедельные / двухнедельные табели Excel

Для отслеживания по неделям применение шаблонов Excel кажется идеальным решением. Ежедневные часы работы суммируются в конце строки. Количество столбцов легко управлять, и табель покажет:

• общее количество рабочих часов в неделю
• общее количество отработанных часов
• обычных часов (на основе 40-часовой рабочей недели)
• сверхурочных часов (начиная с числа свыше 40 рабочих часов в неделю).
  

Шаблон № 2: шаблоны расписания на неделю в Excel

Среди множества бесплатных и премиальных шаблонов платформа Indzara предлагает множество шаблонов расписаний, в том числе с образцами данных, а также подробные инструкции по их использованию.Шаблоны предоставляют информацию о расписании рабочей недели, праздниках, времени начала и окончания, сверхурочной работе и ставках.

Применяя эти шаблоны, вы получаете удобный инструмент, позволяющий сэкономить время на расчетах заработной платы и поддерживать порядок в информации о сотрудниках.

Шаблон № 3: шаблон еженедельного расписания Betterteam

Используя этот ресурс, вы можете получить доступ к бесплатно загружаемым шаблонам, которые компании могут использовать для учета рабочего времени сотрудников. Эти простые таблицы для печати являются основным инструментом в расчетах заработной платы и отслеживании сверхурочных часов.

Не говоря уже об упрощении расчетов по заработной плате, эти шаблоны позволят создать прозрачный и понятный механизм управления внутри вашей компании / организации.

Шаблон № 4: табели рабочего времени Бизнес-шаблоны

Платформа бизнес-шаблонов предлагает еженедельный табель рабочего времени, который легко загрузить и распечатать для каждого из ваших сотрудников. Заполняя свое рабочее время за каждый день, работодатели и сотрудники получают доступ к удобному отслеживанию заработной платы.

Шаблон еженедельного табеля рабочего времени сотрудника доступен в формате.xls (Microsoft Excel): 20 строк, размер 6 столбцов. По запросу доступен также пример еженедельного табеля рабочего времени. Этот шаблон был загружен почти 200000 раз.

Шаблон № 5: Расписания сотрудников Someka

Расписания сотрудников Someka позволяют записывать ставки и количество отработанных часов для каждого отдельного календарного дня. Также есть отдельный раздел для ставок стандартного и сверхурочного времени.

После того, как вы загрузите шаблон, на панели инструментов будет отображаться ежемесячный обзор общей суммы платежа.Как только вы выберете месяц из раскрывающегося списка, визуальные эффекты предоставят краткую информацию.

В этой таблице все, что вам нужно сделать, это указать почасовую ставку вашей компании и ввести часы, в которых работали ваши сотрудники! Остальное будет рассчитано автоматически.

Шаблон № 6: Ежедневные / еженедельные расписания сотрудников

Среди множества бесплатных материалов для печати, которые предлагает LoveToKnow, ежедневные и еженедельные расписания выделяются своим простым и профессиональным видом. Эти шаблоны расписаний наверняка помогут вам оптимизировать распорядок дня и контролировать общее количество часов.

Вам нужно щелкнуть изображение шаблона, который лучше всего соответствует вашим потребностям, и файл шаблона PDF откроется.

Шаблон № 7: Распечатываемые ежедневные / еженедельные / двухнедельные / ежемесячные табели учета рабочего времени

Поддержание компетентности и функциональность означает возможность сосредоточиться на жизненно важных для вашего бизнеса проектах, при этом тратя как можно меньше времени на рутинную работу в офисе и применяя их ежедневно Шаблоны / еженедельные / ежемесячные расписания, которые предлагает платформа для печати расписаний, — это простое решение.

Шаблон № 8: Шаблоны ежедневного / еженедельного расчета рабочего времени

Если вы хотите записывать рабочее время своих сотрудников, есть простой способ сделать это с помощью шаблонов расписаний на основе Excel.

Используя этот ресурс, вы сможете отслеживать и оценивать записи времени входа и выхода. Он подскажет расчет общего количества часов и покажет общую оплату на основе почасовой оплаты.

Шаблон № 9: Профессиональные шаблоны ежедневных табелей учета рабочего времени

После того, как вы нажмете кнопку загрузки, вы получите шаблоны часов сотрудников.Он содержит место для названия компании, имени руководителя, названия проекта и кода. Он также предоставляет общие суммы сверхурочных и обычных часов.

Это отличный помощник при подготовке пакетов заработной платы и поощрений для сотрудников. Руководитель, ответственный за утверждение расписания, получит профессионально оформленный шаблон, облегчающий работу в офисе.

Решение с автоматическим шаблоном № 10: ежедневные табели TMetric

Если придерживаться бумажной рутины не для вас, и вы устали от необходимости распечатывать каждый документ, тогда вам следует переключиться на хронометраж с помощью надежного программного обеспечения для учета рабочего времени. что позволяет точно рассчитать рабочее время.

Большинство сотрудников выберут цифровые решения, когда дело доходит до учета рабочего времени и посещаемости, поскольку это требует минимальных затрат времени и помогает создавать доверительные отношения, основанные на прозрачности.

Преимущества программного обеспечения для учета рабочего времени очевидны: помимо значительной экономии времени на оформление документов, данные, включенные в табели учета рабочего времени, будут автоматически рассчитывать и учитывать выходные дни, больничные, отпуск, сверхурочную работу и общее количество часов.

Кроме того, функциональность TMetric обеспечивает полную видимость задач, над которыми работают сотрудники, и времени, в течение которого каждая задача должна быть выполнена.

Таким образом, применяя ежедневные расписания TMetric, вы:

• получите мгновенный доступ к данным сотрудников
• создадите индивидуальные отчеты одним щелчком мыши
• интегрируете учет рабочего времени с программным обеспечением расчета заработной платы.

В заключение

Если ваша работа требует точного учета рабочего времени, вам нужно будет выбрать наиболее подходящие шаблоны расписаний для точного и надежного учета рабочего времени. Применяя шаблоны расписаний, которые мы рекомендуем выше, вы убедитесь, что:

• Процессы утверждения времени и расходов будут автоматизированы
• Отчетными данными будет легко управлять.

Шаблоны расписания — Clockify

Шаблоны табелей учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это метод записи количества времени, которое сотрудники проводят за работой. Этот метод включает заполнение времени начала и окончания для сотрудников, а также проектов и мероприятий, над которыми они работали, традиционно на листе бумаги. В зависимости от типа требуемых данных расписание может заполняться сотрудниками или их руководителями.

Но, поскольку ежедневное составление и заполнение расписаний вручную часто требует много времени и подвержено различным ошибкам, гораздо проще и эффективнее заполнить предустановленный шаблон расписания.

Чтобы помочь вам ускорить и повысить точность заполнения табелей, вот бесплатные и простые шаблоны табелей, которые вы можете скачать, заполнить и распечатать.

Шаблон ежемесячного расписания Шаблон полумесячного расписания Шаблон еженедельного расписания Шаблон расписания раз в две недели Шаблон расписания для ежедневного сотрудника Шаблон расписания для ежедневного руководителя Шаблон расписания для проектов

01 • Бесплатный шаблон

Ежемесячный табель

Используйте этот шаблон расписания, если вы рассчитываете отработанные часы своих сотрудников и платите им на ежемесячной основе.Как и в случае с предыдущими шаблонами, вы можете загрузить шаблон PDF или электронную таблицу Excel. Чтобы заполнить шаблон вручную, просто распечатайте его.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

02 • Бесплатный шаблон

Ежемесячный табель учета рабочего времени

Используйте этот шаблон табеля учета рабочего времени, если вы рассчитываете зарплату своих сотрудников на полумесячной основе, половину оплаты за 1–15 число месяца, а вторую половину за 16–31 число месяца.Просто укажите месяц и начните заполнять этот простой табель учета рабочего времени. Как и раньше, вы можете скачать его в формате PDF, распечатать и заполнить вручную. Или загрузите его как электронную таблицу Excel и заполните на своем устройстве.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

03 • Бесплатный шаблон

Еженедельное расписание

Используйте этот шаблон расписания, если вы рассчитываете количество отработанных часов сотрудника и еженедельно оплачиваете его.Сотрудники могут добавлять время начала и окончания, указывать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем руководитель подсчитает их обычное рабочее время, сверхурочную работу, общее количество отработанных часов и оплату. Если этого требует политика вашей компании, они также могут заполнять свои обеденные перерывы. Если вы хотите сложить отработанные часы вручную, загрузите шаблон PDF, распечатайте его и заполните.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

04 • Бесплатный шаблон

Расписание раз в две недели

Используйте этот шаблон расписания, если вы подсчитываете отработанные часы своих сотрудников и платите каждые две недели.Если вы хотите добавить отработанные часы вручную, загрузите шаблон PDF.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

05 • Бесплатный шаблон

Ежедневное почасовое расписание сотрудников

Используйте этот табель, чтобы отслеживать, как ваши сотрудники проводят свое время ежедневно и когда они переключаются с одного занятия на другое. Вы снова можете выбрать между файлом PDF или электронной таблицей Excel.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

06 • Бесплатный шаблон

Расписание ежедневного руководителя

Используйте этот шаблон расписания, чтобы заполнить отчет, показывающий ежедневные характеристики вашего сотрудника — кто работал, время начала и окончания для каждого сотрудника, сколько они работали и сколько им было за день. Чтобы заполнить отчет, загрузите и распечатайте шаблон расписания в формате PDF, рассчитайте часы и оплатите вручную.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

07 • Бесплатный шаблон

Расписание проектов

Используйте этот шаблон расписания, чтобы заполнить спецификации для ваших проектов — над какими проектами ваши сотрудники работали в течение определенного периода оплаты, для каких клиентов, какие действия включала эта работа, время начала и окончания каждого проекта, а также оплачиваемые часы. В зависимости от ваших предпочтений выберите между файлом PDF или шаблоном расписания Excel с задачами.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets

Бесплатное онлайн-приложение для расписания

Устали печатать, собирать, вручную рассчитывать табели учета рабочего времени? Попробуйте Clockify, полностью бесплатное онлайн-табло учета рабочего времени.

Clockify позволяет вам и вашей команде заполнять электронные табели учета рабочего времени каждый день, неделю и месяц, а также записывать отпуска, отпуска и PTO.

Clockify — это современное приложение для табеля рабочего времени сотрудников, которое работает в браузере.Clockify упрощает сбор табелей учета рабочего времени и анализ времени, поэтому вам больше не нужно заполнять, сканировать и хранить бумажные табели учета рабочего времени.

Посмотреть демонстрацию (6:15)

Табель учета рабочего времени

Вы можете добавить почасовые ставки для каждого отдела, члена команды, проекта и члена команды, работающего над определенным проектом, и рассчитать их заработную плату в соответствии с правильной почасовой ставкой.

Позже вы получите отработанные часы и оплатите проект или расчетный период автоматически всего за несколько кликов.Для обзора ваших отработанных часов у вас будет возможность создавать визуальные и еженедельные отчеты на основе времени, которое вы указали в своих расписаниях.

После того, как вы закончите заполнять табели учета рабочего времени, вы можете утвердить их, заблокировав табели учета рабочего времени на определенный период оплаты. Таким образом, ваши сотрудники не смогут вносить изменения в уже утвержденные табели учета рабочего времени, а данные вашего расписания останутся согласованными и точными. .

Образцы: Excel • CSV • Google Таблицы

Бесплатный двухнедельный шаблон расписания 2021

бесплатных шаблонов расписания на 2021 год (Excel, Word, PDF)

Независимо от того, управляете ли вы технологической компанией или колл-центром, важно вести учет рабочего времени сотрудников. Это не только поможет вам с посещаемостью и управлением заработной платой, но также поможет вам оценить эффективность сотрудников.

Но как отслеживать часы работы сотрудников?

Использование расписаний на основе электронных таблиц — один из самых простых способов отслеживать и регистрировать оплачиваемые часы.И если вы ищете бесплатных шаблонов расписаний, вы попали в нужное место!

В этой статье мы рассмотрим, что такое расписание, и предоставим четыре простых шаблона, которые вы можете скачать бесплатно. Мы также обсудим плюсы и минусы использования расписаний вручную и выделим лучшую альтернативу, которую вы можете использовать сегодня.

В этой статье содержится:

(переходите по ссылкам в определенный раздел)

Давайте нырнем.

Что такое расписание?

Вы можете использовать табель учета рабочего времени для записи количества времени, которое ваши сотрудники тратят на работу над своими задачами и проектами.Сотрудники также могут ввести в эти листы время начала и окончания рабочего дня или смены.

Фрилансеры и подрядчики, которые работают не по расписанию, также могут использовать табели учета рабочего времени для точного расчета оплачиваемого времени.

Обычно сотрудники или их руководители записывают эту информацию в бумажные табели учета рабочего времени. Однако создание расписаний с нуля каждый день часто занимает много времени.

Гораздо проще ввести данные в предварительно установленный шаблон расписания , также известный как шаблон расписания.Эти шаблоны представляют собой более организованный способ записи информации с помощью Microsoft Excel, Word, Google Docs или аналогичной программы.

4 популярных шаблона расписания

В зависимости от ваших потребностей можно выбрать различные типы шаблонов расписаний.

В большинстве случаев шаблон расписания, который вам нужен, будет зависеть от периода оплаты вашей компании — от того, работает ли ваша зарплата ежедневно , еженедельно , каждые две недели или ежемесячно .

Для вашего удобства мы включили эти бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени в четырех самых популярных форматах: Microsoft Word, таблицы Excel, Google Таблицы и PDF.

Вы можете загрузить бесплатный шаблон расписания сотрудников, который вам нужен (например, шаблон ежедневного расписания в Excel), и использовать его для отслеживания часов сотрудников.

1. Шаблон ежедневного расписания

Вот шаблон, который вы можете использовать, если у вас есть почасовых сотрудников или рабочих, которым вы платите почасовую ставку.

С помощью шаблона ежедневного расписания вы можете отслеживать, как сотрудники тратят свое время каждый час, переходя от одной задачи к другой. При необходимости сотрудники также могут указать свои перерывы на обед.

Загрузить: Google Sheet • Word • Excel • PDF

2. Шаблон расписания на неделю

Если вы хотите регистрировать оплачиваемые часы сотрудников на еженедельной основе , вам будет полезен этот шаблон еженедельного расписания.

Загрузить: Google Sheet • Word • Excel • PDF

3.Шаблон расписания на две недели

С помощью этого шаблона двухнедельного расписания вы можете рассчитывать оплачиваемые часы сотрудников на основе раз в две недели (каждые две недели).

Загрузить: Google Sheet • Word • Excel • PDF

4. Шаблон ежемесячного расписания

Если вы хотите отслеживать часы работы своих сотрудников каждый месяц, этот шаблон расписания идеально подойдет вам. Шаблон ежемесячного расписания показывает, сколько часов ваш сотрудник работал в месяц, с разбивкой по неделям.

С помощью шаблона ежемесячного расписания сотрудники могут добавлять время начала и окончания, дни отпуска, сверхурочные часы и отпуска по болезни, прежде чем менеджеры подсчитают их общее количество часов.

Загрузить: Google Sheet • Word • Excel • PDF

Плюсы и минусы использования шаблонов расписания

Если в вашей компании нет надлежащей системы учета рабочего времени или используется неофициальный регистр посещаемости, использование бесплатного шаблона расписания может упростить задачу.

Однако у них есть и определенные недостатки, которые необходимо учитывать.

A. Профи

Вот три основных преимущества использования шаблона расписания для отслеживания часов сотрудников:

1. Упрощает отслеживание посещаемости, расчет заработной платы и выставление счетов

значительно упрощают отслеживание времени и информации о посещаемости .

Как только вы решите начать использовать определенный шаблон, вы можете загрузить его и отправить по электронной почте своим сотрудникам.Они могут сохранить его или сделать распечатку и регулярно вводить свои данные.

Таким образом, будет согласованность при расчете и обработке заработной платы для каждого члена команды. Кроме того, если вы используете шаблон Excel или Google Sheet, вы можете сэкономить время при расчете заработной платы с помощью нескольких удобных формул.

И когда выставляют счета клиентам , вы можете отправлять счета-фактуры вместе с соответствующими расписаниями, чтобы показать запись часов, отработанных над их проектами.

2.Без затрат

Часы с ручным перфоратором и аналогичные биометрические системы дороги в приобретении и установке.

Тем не менее, простые шаблоны табелей, которые мы предоставили, абсолютно бесплатны ! Вы можете скачать подходящий шаблон для своей команды и начать использовать его сегодня, не планируя заранее.

3. Малый бизнес легко внедрить и использовать