На какой срок формируется план закупок: Статья 16. Планирование закупок / КонсультантПлюс

Программное обеспечение для закупок — это компьютерная программа или пакет, который автоматизирует процессы учета закупок и запасов.Используя программное обеспечение для закупок, организации могут создавать заказы на закупку, оплачивать счета, выполнять процессы онлайн-заказов и сопоставлять счета-фактуры с полученными материалами.

Программное обеспечение для закупок разделено на четыре основные категории:

• Программное обеспечение «Закупи для оплаты» (P2P), которое управляет процессом подачи заявок, закупок, получения, оплаты и учета товаров и услуг.
• Программное обеспечение для закупок, которое оптимизирует вторую половину процесса закупок, автоматизируя этапы цикла закупок и связывая функции закупок с функциями бухгалтерского учета.
• Программное обеспечение запроса предложений (RFP), которое помогает организациям создавать и управлять документами RFP.
Программное обеспечение
• Spend Analysis, которое помогает компаниям собирать, классифицировать и оценивать данные о расходах.

Некоторые из лучших программных опций P2P включают:

• Торговая смена
• SAP Ariba
• SAP Fieldglass
• BuyerQuest
• Precoro
• Coupa Программное обеспечение

Tradeshift, SAP Ariba, BuyerQuest и Coupa Software также входят в число лучших вариантов программного обеспечения для закупок.Другие популярные предложения включают Certify by Emburse и ProcurementExpress.com.

Популярные варианты программного обеспечения RFP включают:

• РФПИ
• Квидиан
• RocketDocs
• Loopio
• RFP360
• Программное обеспечение Qorus

И, наконец, некоторые из лучших программных вариантов для анализа расходов:

• Приложение
• Smart от GEP
• Анализ расходов на купа
• Аналитические данные по запросу
• Xeeva
• SpendHQ

Как составить план управления закупками

Планирование управления проектом состоит из многих частей.Есть расписание, матрица стейкхолдеров, управление ресурсами. Говоря о последнем, есть вопрос о том, как вы собираетесь закупать ресурсы, которые потребуются поставщикам товаров и услуг. Это управление закупками.

План управления закупками является частью общего плана управления проектом. В течение жизненного цикла проекта, вероятно, будет много точек, где он будет пересекаться с поставщиками. Этим процессом нужно управлять. Чтобы управлять этими отношениями и поддерживать бесперебойное движение этих товаров и услуг, требуется план управления закупками.

Если кажется, что мы идем слишком быстро, то это потому, что это так. Акт закупок, их управление и планирование глубоко укоренились в методологии управления проектами. Давайте замедлимся и на минутку расскажем об этих терминах.

Что такое закупки в управлении проектами?

Прежде всего, что мы имеем в виду, когда говорим о закупках? Закупки — это когда проект работает с внешними поставщиками для покупки или аренды товаров и услуг для проекта. Эти отношения обычно являются договорными, чтобы гарантировать, что товары и услуги работают в рамках графика проекта.

В управлении проектами есть процесс закупки проекта, и он начинается с планирования. Здесь вы определяете, какие ресурсы за пределами вашей организации потребуются для проекта. Они собраны в техническом задании.

Торги и контракты

Когда у вас есть список необходимых внешних ресурсов, вы можете начать работу по их приобретению. Это называется процессом торгов, когда подрядчики предлагают цену за вашу работу.Если у вас есть несколько предложений, их необходимо изучить, чтобы определить, какая из них лучше всего подходит для проекта.

Когда вы заключаете договорное соглашение с этими поставщиками, они требуют управления, как и любой другой аспект проекта. Для успешной работы проекта крайне важно, чтобы эти подрядчики выполняли то, что им было поручено, в соответствии с графиком и в рамках выделенного бюджета.

Наконец, после завершения закупок контракты должны быть надлежащим образом закрыты.Это еще один процесс, который гарантирует, что все было доставлено, как указано в контракте, до его подписания.

Зачем вам нужен план управления закупками?

Важность плана управления закупками заключается в том, что он определяет, что вам нужно от проекта, что не может быть предоставлено организацией. Это означает, что вы лучше понимаете, как спланировать весь проект. Это включает в себя управление поставщиками, которые играют ключевую роль в соблюдении графика вашего проекта.

Объединяет заинтересованных лиц

Еще одним положительным моментом является то, что план закупок может включать заинтересованные стороны и получать их вклад в процесс. Заинтересованные стороны являются причиной проекта, а их удовлетворение — мерилом успеха этого проекта. Они могут выражать свои потребности в закупках. Вы можете использовать диаграмму RACI, чтобы определить заинтересованные стороны и их участие, прежде чем связываться с ними по поводу потребностей в закупках.

Информирует Стратегию

Без плана управления закупками не может быть стратегии закупок, а без стратегии не может быть плана.Они оба информируют друг друга и включают такие вещи, как исследования рынка, чтобы лучше определить закупки, необходимые для выполнения проекта.

Что делает план управления закупками?

Очевидно, первое и, возможно, самое важное, что делает план управления закупками, — это список всех закупок, необходимых для проекта, и того, какие требования, как ожидается, будут связаны с ними. Это ключевая часть разработки расписания. Он устанавливает сроки для реализации закупок для проекта и, следовательно, помогает оценить более крупный график проекта.

План закупок помогает контролировать весь процесс закупок. Когда проект выполняется, фактические закупки можно сравнить с планом закупок для отслеживания прогресса. Если есть расхождения, то закупки можно скорректировать, чтобы исправить эти ошибки.

Оценка успешности вашего плана закупок значительно упрощается с помощью мощного программного обеспечения для планирования проектов. Такие вещи, как общение с членами команды, отслеживание результатов, внесение корректировок и создание отчетов, можно автоматизировать с помощью подходящего программного обеспечения.Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше:

Восемь шагов для плана управления закупками

Менеджер проекта — это член проектной группы, ответственный за надзор за планом управления закупками, но это не работа одного человека. Поскольку закупки будут проводиться в рамках всего проекта, важно, чтобы все участвовали в процессе. Каждый должен иметь какое-то участие в утверждении контрактов и даже в управлении ими.

План управления закупками можно разбить на эти восемь шагов.

1. Определите термины

Для начала определим условия закупки. Это означает, что вы должны подробно перечислить, что вам нужно закупить: сколько, какого размера, на какой срок и т. Д. Затем вы хотите знать, какие услуги предоставляются проекту и почему это важно. Теперь добавьте дату использования для каждой из этих закупок и укажите, кто в команде проекта имеет право совершать эти покупки. Эта информация будет необходима, когда вы будете готовы сделать заказ на покупку, в котором будут указаны цена, количество, сроки доставки и условия оплаты приобретаемых вами товаров / услуг.Это юридически обязательный документ, который гарантирует, что вы и ваш поставщик находитесь на одной странице. Наш шаблон заказа на поставку поможет вам создать тот, который соответствует вашему проекту.

2. Краткое описание вида договора

Контракт — это то, как все соглашаются с условиями обслуживания. Существуют разные типы контрактов, например, фиксированная цена и возмещение затрат — это два типа контрактов. Следовательно, необходимо определиться с типом соглашения и порядком его выполнения.

3. Выявление и снижение рисков

Риски присущи каждой части процесса проекта, поэтому они бездействуют в процессе закупок, пока не проявят себя.Пришло время выяснить, в чем могут заключаться эти риски, и составить их список. После того, как составлен подробный список, каждый должен найти способ решить их. Также хорошо поручить члену команды задачу по снижению этих рисков, чтобы у него была ответственность за их закрытие. Шаблон реестра рисков может помочь.

4. Определите затраты

Какие затраты связаны с закупками по проекту? Как только они будут выяснены, вполне вероятно, что будет выпущен запрос предложений с указанием потребностей и запросом предложений от поставщиков.Будьте внимательны и отметьте все необходимое. Поставщики вернут свои затраты на продукты или услуги.

5. Определите ограничения

Это помогает попытаться определить любые ограничения проекта перед его запуском, чтобы избежать неожиданных ограничений во время выполнения. Когда этот список будет составлен, его можно будет просматривать на всех этапах проекта. Ограничения, связанные с закупками, включают стоимость, объем, ограниченные ресурсы и технические характеристики.

6. Утверждение контракта

Просмотрите предложения и проведите анализ услуг и затрат. Затем составьте список лиц, принимающих решения, в проектной группе и передайте им заявки на рассмотрение (структура DACI может помочь определить лиц, принимающих решения). Этот процесс гарантирует, что каждый, кто должен наблюдать за утверждением контракта, участвует и может внести свой вклад.

7. Критерии принятия решения

У вас есть рабочий процесс, но теперь вам нужен критерий, по которому можно решить, с какой заявкой заключать контракт.Каждый, кто просматривает заявку, должен иметь под рукой этот критерий, чтобы оценить свой ответ.

8. Создайте план управления поставщиками

После подписания контракта план управления закупками переходит в план управления поставщиками. Условия контракта должны быть соблюдены. А чтобы это произошло, план управления поставщиками поможет гарантировать, что товары и услуги будут доставлены в соответствии с указаниями и в срок. Рекомендуется добавить метрику производительности, чтобы оценить, насколько хорошо каждый поставщик выполняет свою работу, чтобы вы могли улучшить отношения в следующем проекте и знать, с кем стоит заключить новый контракт.

ProjectManager помогает в управлении закупками

Каждая закупка — это проект или часть более крупного проекта. Таким образом, каждую закупку можно планировать, отслеживать и составлять отчеты так же, как и по более крупному проекту. ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами в Интернете, которое может сделать этот процесс простым и эффективным.

Управление закупками может показаться ошеломляющим. ProjectManager.com помогает выполнить ваш план закупок с помощью досок канбан, диаграмм Ганта, информационных панелей и других функций управления проектами.

Использование Канбана для управления закупками

Сделав каждого поставщика проектом на доске канбан, вы сможете отследить, на каком этапе находится их инвентарь, и не получить неприятных сюрпризов. ProjectManager имеет настраиваемые столбцы, поэтому вы можете назвать их заказанными, отправленными, хранящимися и нуждающимися в изменении. Таким образом, вы всегда будете в курсе ваших ресурсов. Кроме того, вы можете добавлять теги и уровни приоритета, чтобы все было хорошо организовано и отслеживалось.

Гант может связывать задачи и составлять графики

Иногда закупки зависят от других задач.Возможно, визуальный канбан не дает вам необходимого контроля. Нет проблем, переключитесь на представление Ганта. Теперь вы можете связывать зависимости и видеть временные рамки. Время, конечно, важно. Если ваш ресурс не появится вовремя, то весь проект может быть отложен!

Они говорят: «Не кладите все яйца в одну корзину». Но в программном обеспечении для управления проектами вы хотите, чтобы все ваши инструменты были в одном месте. ProjectManager поможет вам организовать работу, чтобы вы могли работать лучше.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает контролировать закупки на всех этапах проекта. Функции управления рабочей нагрузкой и ресурсами позволяют отслеживать расходные материалы и рассчитывать плановые и фактические затраты. ProjectManager помогает менеджерам проектов в планировании, мониторинге и отчетности по проектам. Члены команды получают платформу для совместной работы, чтобы работать вместе более продуктивно. Попробуйте сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Процесс закупок | Руководство по управлению закупками на 2021 год

Закупки на бумажных носителях имеют каскадный эффект на чистую прибыль организации.Неэффективность ручного управления обходится организациям в огромные деньги из-за длинных циклов покупки, пропущенных скидок и споров по транзакциям. Пытаться ускорить процессы закупок с помощью устаревших инструментов, таких как электронные таблицы и электронные письма, все равно, что пытаться запустить микроволновую печь из стали и кремня.

Чтобы воспользоваться скидками на раннюю покупку и оплату, организациям необходимо отказаться от практики закупок каменного века и принять технологические решения. Современные инструменты закупок могут в одночасье превратить мучительно медленную стратегию закупок до мирового класса.

Узнайте больше о том, как максимально эффективно использовать P2P-автоматизацию, из этого интерактивного вебинара.

Если в процессе закупок по-прежнему используются древние инструменты, пришло время для серьезной модернизации технологий. Вот все, что вам нужно знать, чтобы ускорить процесс закупок.

Что такое закупки?

Закупки относится к методам, структурированным методам и средствам, используемым для оптимизации процесса закупок в организации и достижения желаемых результатов при одновременной экономии средств, сокращении времени и построении взаимовыгодных отношений с поставщиками.Закупки могут быть прямыми, косвенными, реактивными или упреждающими.

В чем разница между косвенными и прямыми закупками и закупками услуг?

Прямые и косвенные закупки и закупки услуг являются дочерними предприятиями всеобъемлющего процесса закупок и различаются по таким аспектам, как определение, задания и т. Д. Если глубже взглянуть на разницу между этими процессами и понять, что они составляют, заинтересованным сторонам будет легче принимать соответствующие меры для удовлетворения потребности.

Что такое процесс закупок?

Это последовательность процессов, необходимых для получения продуктов или услуг от заявки до заказа на покупку и утверждения счета. Хотя мы используем «закупки» и «закупки» как синонимы, они немного отличаются друг от друга.

В то время как закупка — это всеобъемлющий процесс получения необходимых товаров и услуг от имени организации, закупка описывает действия, связанные с их получением. Процесс закупок в организации уникален для ее контекста и операций.

Независимо от уникальности, каждый процесс управления закупками состоит из трех составляющих: процесс, люди и документы.

1. Процесс

Список правил, которые необходимо соблюдать при просмотре, заказе, получении и оплате товаров / услуг. Контрольные точки / шаги увеличиваются с увеличением сложности покупки.

2. Люди

Это заинтересованные стороны и их особая ответственность в цикле закупок. Они заботятся о запуске или авторизации каждого этапа процесса.Количество вовлеченных заинтересованных сторон прямо пропорционально риску и стоимости покупки.

3. Бумага

Это относится к документам и документации, задействованным на каждом этапе процесса закупок, которые собираются и хранятся для справочных целей и для целей аудита.

Этапы процесса закупки

Каждый процесс управления закупками включает в себя несколько элементов, включая определение требований, исследование поставщиков, анализ стоимости, создание запроса на закупку, этап проверки, преобразование в заказ на закупку, администрирование контракта, мониторинг / оценка полученного заказа, трехстороннее согласование, выполнение платежа, и ведение документации.Вот 7 этапов процесса закупки:

1. Шаг 0: требуется признание
2. Шаг 1: Заявка на закупку
3. Шаг 2. Проверка заявки
4. Шаг 3: процесс запроса
5. Шаг 4: Оценка и контракт
6. Шаг 5: Управление заказами
7. Шаг 6. Утверждение и оспаривание счетов
8. Шаг 7: Ведение записей

Шаг 0: требуется признание

Этап признания потребностей в процессе закупок позволяет предприятиям составить точный план закупок товаров и услуг своевременно и по разумной цене.

Шаг 1: Заявка на закупку

Заявка на закупку — это письменные или электронные документы, созданные внутренними пользователями / клиентами, которые обращаются за помощью к группе закупок для удовлетворения существующей потребности. Он содержит ключевую информацию, необходимую для приобретения нужных товаров, услуг или работ.

Шаг 2. Проверка заявки

Процесс закупки официально начнется только после утверждения заявки на закупку и перекрестной проверки наличия бюджета.На этапе проверки функциональные менеджеры или руководители отделов просматривают пакет заявки и дважды проверяют, есть ли реальная потребность в запрошенных товарах или услугах, а также проверяют наличие необходимого финансирования.

Утвержденные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы отправляются обратно заказчику с указанием причины отклонения. Все это можно сделать с помощью простой программы заказа на поставку

Шаг 3: процесс запроса

После утверждения заявки и создания заказа на поставку группа по закупкам разработает индивидуальный план закупок и наметит соответствующий процесс запроса предложений.Объем этого индивидуального плана привлечения предложений зависит в конечном итоге от сложности требования.

После утверждения бюджета отдел снабжения направляет поставщикам несколько запросов на коммерческое предложение (RFQ) с намерением получить и сравнить предложения, чтобы составить окончательный список идеального поставщика.

Шаг 4: Оценка и договор

После официального закрытия процесса подачи заявок группа по закупкам совместно с комитетом по оценке рассмотрит и оценит расценки поставщиков, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующей потребности.

После выбора поставщика завершаются согласование и подписание контракта, а затем заказ на поставку пересылается поставщику. Юридически обязательный контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает заказ на покупку и подтверждает его.

Шаг 5: Управление заказами

Поставщик доставляет обещанные товары / услуги в оговоренные сроки. После их получения покупатель изучает заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

Шаг 6. Утверждение и оспаривание счетов

Это важный шаг в процессе закупок, и наличие программного обеспечения для закупок, такого как Kissflow Procurement Cloud, дает вам конкурентное преимущество перед другими.С помощью Kissflow вы можете выполнить трехстороннее сопоставление между GRN, счетом-фактурой поставщика и заказом на поставку, чтобы проверить, правильно ли вы получили заказ и нет ли расхождений. После завершения трехстороннего сопоставления счет утверждается и направляется в отдел обработки платежей.

Шаг 7: Ведение записей

После процесса оплаты покупатели делают запись о ней для бухгалтерского учета и аудита. Все необходимые документы, начиная с заявок на покупку и заканчивая утвержденными счетами, хранятся в централизованном месте.

Как оптимизировать процесс закупок?

Оптимизированный процесс закупок позволяет лучше контролировать каждый этап жизненного цикла закупок. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы оптимизировать процесс закупок.

• Инвестируйте в хорошее программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow
• Обеспечьте быстрое внедрение сотрудников с помощью обучения
• Определите четкую стратегию закупок
• Определите затраты и спланируйте в соответствии с вашим бюджетом
• Создать открытый канал связи с поставщиками
• Интегрируйте процессы закупок с API
• Установление соответствия политикам и процессам

Похоже, предстоит много работы? Простой способ оптимизировать процесс закупок — приобрести программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow Procurement Cloud.Он обладает всеми перечисленными выше возможностями, и вы можете начать работу уже через четыре недели!

Сводка

Облачные инструменты автоматизации закупок, такие как Kissflow, подходят как для малого и среднего бизнеса, так и для предприятий. Облако закупок Kissflow позволяет организациям создавать динамический процесс управления закупками, который дает им тактическое преимущество.

Организации могут решать проблемы закупок, с которыми они сталкиваются, с помощью устаревших инструментов закупок. Современные инструменты электронных закупок способны мгновенно упорядочить процесс закупок.Kissflow предлагает инструменты и ресурсы, необходимые каждому бизнесу для автоматизации сквозных закупок и масштабирования их вверх или вниз в соответствии с потребностями бизнеса.

Ищете программное обеспечение, которое усиливает процесс закупок и сводит к минимуму вероятность мошенничества и ошибок? Прочтите это прямое сравнение популярных инструментов закупок на рынке.

Что это такое и как создать? (Шаги включены)

Если вы взбираетесь на Эверест или плывете к новому горизонту, у вас всегда должна быть наготове четко определенная карта, прежде чем вы отправитесь на путь непредсказуемого, но успешного путешествия! Точно так же при создании нового проекта компаниям требуется такая же подготовка для определения требований и компонентов проекта для достижения успешных результатов!

Следовательно, в процессе управления проектом менеджер и команда должны реализовать эффективный план управления различными элементами закупок на протяжении всего жизненного цикла проекта.Этот план называется планом управления закупками !

План управления закупками устанавливает потребности в закупках для всех уровней процесса проекта, от разработки документов до закрытия контракта. По сути, это схема управления всей закупочной деятельностью в рамках проекта, обеспечивающая достижение всех результатов с максимальной стоимостью и рентабельностью.

Без лишних слов, давайте рассмотрим, что такое план управления закупками и почему он так важен! Читайте дальше…

Согласно Руководству PMBOK, Управление закупками — это необходимый процесс для покупки или приобретения продуктов, услуг или результатов, необходимых от проектной группы через аутсорсинг.И когда этот процесс изложен в документе или бумаге, которую должны выполнить команды, это называется планом управления закупками .

План управления закупками содержит структуру закупок для вашего проекта. Он служит руководством для управления закупками, такими как товары, материалы и / или услуги, на протяжении всего срока реализации проекта и обновляется по мере изменения потребностей в закупках.

Этот план определяет товары, которые необходимо закупить, контракты, используемые для поддержки проекта, процесс утверждения контракта и критерии принятия решения.Это хороший старт для наведения порядка в закупочных процессах. При правильном использовании план управления закупками помогает снизить общие затраты на закупки и способствует более плавному ведению бизнеса.

Кроме того, план управления закупками определяет следующее:

• Вещи, подлежащие закупке, с обоснованиями и сроками проекта
• Типы контрактов, которые будут использоваться в проекте
• Риски, связанные с управлением закупками
• Определяет приблизительные затраты
• Устанавливает сроки и результаты контрактов
• Определяет, как закупки и контракты координируются с объемом проекта, бюджетом и графиком
• Упоминает любые ограничения, относящиеся к закупкам проекта
• Отслеживает показатели эффективности закупочной деятельности

Управление закупками в организации — это одно, а эффективное управление — другое! Хороший план закупок позволяет сэкономить деньги и время, одновременно повышая уровень соответствия организации.

Итак, чтобы эффективно управлять потребностями компании в закупках, важно иметь тщательный план управления закупками, основанный на достоверной информации. Эти планы также:

• Перечислите все потребности, которые, как ожидается, будут обеспечены в течение срока.
• Установите график закупок, который устанавливает сроки для выполнения каждого шага в процессе закупок, вплоть до заключения контракта и выполнения требований.
• Разрешить объединение аналогичных требований в рамках одного контракта или разделение спроса на несколько пакетов контрактов для экономии масштаба.
• Включите внешнюю помощь или аутсорсинг для выполнения всех перечисленных требований к закупкам.
• Позволяет анализировать процесс закупок для сравнения фактических показателей с запланированными действиями.
• Повышает предсказуемость и прозрачность процесса закупок.

Планы управления закупками обычно создаются в пошаговом формате, который определяет различные части процесса закупок.Знание этих основных шагов помогает руководителям проектов лучше понимать свои роли.

План управления закупками можно разбить на следующие этапы.

Самым первым шагом в создании плана управления закупками является обеспечение того, чтобы все стороны, участвующие в процессе, понимали обязанности и объем своей работы.

Важные роли, определенные в плане управления закупками, включают руководителей проектов, руководителей компаний и менеджеров по контрактам.Кроме того, план управления закупками определяет границы каждой из этих ролей, чтобы минимизировать дублирование обязанностей.

План управления закупками должен содержать подробные сведения о расписании, чтобы гарантировать, что процессы закупок завершены в ожидаемые сроки.

В некоторых случаях план разбивает проекты на определенные задачи с датами начала и предполагаемыми датами окончания.

PS: Программное обеспечение для управления проектами может помочь в управлении расписаниями на уровне задач.

Риски присущи каждой части управления проектами, они неактивны в процессах закупок, пока не обнаружатся. Итак, план управления закупками помогает выяснить, каковы могут быть эти риски, и перечислить их.

После того, как составлен подробный список рисков, эти планы помогут снизить их. Также хорошо назначить члена команды для снижения этих рисков, чтобы он сам мог их закрыть.

Подробнее: Как создать коммуникационный план управления проектом?

Определение стоимости — важный шаг в создании плана управления закупками, поскольку он напрямую влияет на бюджет проекта. В основном это включает в себя выпуск запроса предложения (RFP) , который просит поставщиков предлагать ставки на свои продукты или услуги.

Эти RFP обычно включают критические даты графика и предоставляют подробную информацию о рабочих соглашениях поставщиков и предыдущем опыте.

В этом разделе плана управления закупками описывается рабочий процесс утверждения для различных контрактов. В нем указаны элементы, необходимые до окончательного утверждения, включая рассмотрение предложений и анализ затрат. Этот подробный рабочий процесс помогает обеспечить тщательную проверку каждого контракта перед окончательной стадией утверждения.

Он также представляет критерии, которым поставщики должны соответствовать в назначенных им контрактах.Эти критерии включают способность поставщика следовать заданному графику и качество продуктов и услуг, предоставляемых поставщиком.

Подробнее: Программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое должен использовать каждый бизнес

На этом этапе определяются стратегии и протоколы для управления всеми поставщиками. Таким образом, предприятия гарантируют, что поставщики предоставят приемлемые товары и услуги в ожидаемые сроки.Кроме того, в этом разделе также могут быть подробно описаны процессы обработки счетов, отчетов о состоянии и утверждения расписания.

План управления закупками также описывает процессы утверждения и проверки изменений, которые необходимо внести в закупочную документацию. Эти процессы обеспечивают утверждение только действительных поправок.

Подробнее: План управления рисками: что, зачем и как писать?

Наряду с планами процесс управления закупками также включает в себя множество других документов, таких как:

• Запрос цен / предложений
• Документы QA (Обеспечение качества)
• Заказ на поставку
• Счет-фактура
• Квитанции об оплате

Эти документы помогают предприятиям сузить круг своих задач и определить, что лучше всего соответствует их потребностям, при управлении различными закупками! Каждый документ служит важной цели и играет важную роль во всем процессе.

Следовательно, для создания всех этих документов по управлению закупками вам понадобится профессиональный инструмент, который поможет вам создавать, совместно использовать и сотрудничать с командами, а также эффективно выполнять работу. Вот тут-то и пригодится Bit !

Bit.ai — это облачный онлайн-инструмент для совместной работы с документами, который помогает любому создавать потрясающие планы управления закупками, запросы предложений, инструкции по эксплуатации и другие документы по закупкам за считанные минуты. Это инструмент мечты, который поможет командам преобразовать документацию, сделав ее совместной и увлекательной.

Bit — инструмент мечты, который поможет организациям преобразовать процесс планирования, сделав его высоко интерактивным с помощью интеграции 100+ . Кроме того, он имеет некоторые надежные функции, которые помогут вам создавать потрясающие документы планирования, такие как:

Вот несколько основных причин использовать Bit для создания плана управления закупками или любых плановых документов:

1. Bit позволяет сотрудникам создавать неограниченное количество документов и связывайте их друг с другом для создания вики-сайтов, расширяющих базу знаний.Просто выделите слова, и у вас будет возможность создать новый документ.
2. Сотрудничайте с товарищами по команде в режиме реального времени и вместе создавайте план развития продукта.
3. Получайте обратную связь от руководства в режиме реального времени с помощью функций @mentions и выделения, поскольку каждый документ имеет отдельный поток комментариев.
4. Создавайте, делитесь и храните документы, относящиеся к продукту, в одном месте, не обращаясь к своим службам облачного хранилища и обратно.
5. Bit содержит множество удивительных шаблонов, которые помогут вам начать работу.
6. Возможности управления контентом позволяют командам хранить свои PDF-файлы, видео, изображения, диаграммы и многое другое на одной платформе для легкого доступа. Попрощайтесь с Google Диском и Dropbox!
7. Битовые документы совсем не похожи на те, что вы когда-либо видели. Создавайте интерактивные документы и вставляйте блоки Airtable, электронные таблицы Google, PDF-файлы, видеоуроки, опросы Typeform — практически все, что имеет ссылку внутри вашего документа.

Как и в большинстве других областей, управление закупками не привыкать к цифровой трансформации.Современные технологии, такие как программное обеспечение для управления закупками и расширенная аналитика, упрощают профессионалам планирование и выполнение.

Решения для управления проектами, такие как Bit, обеспечивают легкий первый шаг к переходу на цифровое управление закупками. Зайдите на платформу, чтобы узнать больше, ура!

Дополнительные сведения:

Этап 1: Планирование закупок

Объявления

Этап 1 процесса заключения контракта — это планирование закупок.Планирование приобретения — это процесс выявления и описания требований и определения наилучшего метода их выполнения. Важным шагом в планировании приобретения является определение группы приобретения. В случае крупного приобретения участниками обычно являются менеджер программы (PM), сотрудник по контрактам программы (PCO), технические эксперты, логистики, финансовый и юридический персонал.

Рекламные объявления

Планирование закупок фокусируется на подходах к бизнесу и техническому менеджменту, разработанных для достижения целей программы в рамках определенных ограничений ресурсов, а также на стратегиях закупок и заключения контрактов, необходимых для реализации.

Процессы и процедуры заключения контрактов, рассматриваемые на этапе планирования:

1. Определение требований: Определение требований — это первый шаг в процессе закупок, и именно Программный офис определяет, определяет и детализирует их потребности в закупках.
2. Организационный конфликт интересов (OCI): COI — это ситуация, в которой лицо, пользующееся доверием, имеет конкурирующие профессиональные или личные интересы для правительства.PM и PCO должны идентифицировать эти COI и управлять ими.
3. Исследование рынка: Перед тем, как начать закупку, программный офис должен провести комплексную проверку, чтобы определить, какие продукты или услуги уже существуют. Цель исследования рынка — убедиться, что «лучшая ценность» определена для закупок на сумму более 100 000 долларов на протяжении всего процесса приобретения, от разработки на протяжении всего жизненного цикла системы.
4. Планирование и стратегия приобретения: Основной целью планирования приобретения является обеспечение того, чтобы правительство удовлетворяло свои потребности наиболее эффективным, экономичным и своевременным образом.Стратегия приобретения (AS) и планы приобретения (AP) достигают этих целей, фокусируясь на конкуренции и приобретении коммерческих или не связанных с разработкой товаров.
5. Система управления прибылью (EVM)
6. Конференция по планированию контрактов: Конференция по планированию контрактов (CPC) — это форум, на котором ключевые члены группы по координации закупок программы обсуждают основные вопросы, которые необходимо решить на раннем этапе Процесс закупок.
7. За исключением полной и открытой конкуренции: При определенных обстоятельствах Правительство может запрашивать предложения из одного или нескольких источников и заключать контракты с этими источниками, не обеспечивая полную и открытую конкуренцию, чтобы гарантировать, что Правительство удовлетворяет его потребности наиболее эффективным образом. , экономично и своевременно.
8. Запрос предложений (RFP): RFP — это приглашение, используемое при согласованном приобретении, чтобы сообщить о государственных требованиях потенциальным подрядчикам и запросить предложения.
9. План выбора источника (SSP): SSP определяет, как будет организован и проведен процесс выбора источника, и подробно описывает, как анализировать и оценивать предложения и, в конечном итоге, выбирать победителей.

Этапы заключения контрактов

Ссылки и ссылки:

Обновлено: 22.07.2021

Рекламные объявления

Рейтинг: G

План закупок

12.2 План закупок

Цели обучения

1. Опишите роль поставщиков.
2. Опишите роль продавцов.
3. Опишите роль партнеров.

После принятия решения об аутсорсинге или самостоятельном выполнении отдел закупок разрабатывает план закупок.

Способ покупки продуктов или услуг зависит от уникальности и важности продукта или услуги.Один из способов организации плана закупок — это тип отношений с поставщиками переданных на аутсорсинг товаров или услуг.

Поставщики

Некоторые товары или услуги обычно доступны с небольшими вариациями по качеству или доступности. Такие товары и услуги называются товарами, которые можно купить в готовом виде без каких-либо особых изменений для проекта. Поставщики товаров являются поставщиками Источники товаров. и обычно их несколько, из которых можно выбрать.При закупке товаров у поставщиков основное внимание уделяется достижению наименьших затрат. Стоимость товаров часто можно узнать в каталоге поставщика. Для небольших и менее сложных проектов расходные материалы можно приобретать по мере необходимости из каталога поставщика.

Дополнительная экономия средств часто доступна, если большие количества товара закупаются у одного и того же поставщика. Для более крупных и сложных проектов список материалов и расходных материалов составляется на основе сметы проекта. Этот список предоставляется поставщикам в виде запроса цен (RFQ). Требуется, чтобы участник торгов предоставил цену и дополнительную информацию для определенного объема работ., и поставщики отвечают самой низкой ценой. Чтобы избежать выбора ставки, предложите предоставить что-то ценное в качестве компенсации. Заявка может быть письменной или устной и может быть направлена ​​в ответ на ходатайство или по собственной инициативе. от компании, которая даст обещание, которое она не сможет выполнить, многие организации будут вести список поставщиков, которые соответствуют требованиям организации. Эти требования обычно включают доказанную способность соответствовать спецификациям качества и графика.

Команда управления проектом разрабатывает процедуру запроса коммерческого предложения.В небольших проектах головная закупочная организация может обрабатывать все запросы предложений. На более крупных проектах создается закупочная организация, имеющая опыт закупок. Группа закупок разработает список всех требований к закупкам для проекта и разработает график закупок, который гарантирует, что материалы будут доступны для проекта при необходимости.

Команда проекта разрабатывает запрос предложений на основе количества и потребностей проекта в графике и отправляет запрос предложений определенным квалифицированным поставщикам.Затем поставщики разрабатывают ценовое предложение, в котором перечислены конкретные материалы, которые должны быть предоставлены, цена на каждый и график доставки. Команда проекта оценивает каждое предложение от поставщиков и определяет, что заявка поставщика соответствует всем требованиям, и в большинстве случаев предложение будет присуждено поставщику с самой низкой ценой.

Запрос предложений на жилищного подрядчика

Подрядчик, строящий десять одинаковых домов, составляет список материалов, в который входят все столярные, сантехнические и электрические материалы, необходимые для строительства всех десяти домов.Подрядчик по жилищному строительству составляет запрос цен на все эти материалы, включая график строительства, и направляет этот запрос четырем крупнейшим строительным компаниям в регионе. Каждая из компаний-поставщиков решает подать заявку на участие в проекте и предоставляет заявку на материалы в запросе предложений. У одного из претендентов самая низкая цена, но он не может доставить материалы на стройплощадку. Команда проекта рассчитывает стоимость транспортировки материалов на строительную площадку. После того, как к ставке добавлена ​​стоимость перевозки, это уже не самая низкая общая стоимость.Контракт присуждается участнику с наименьшей общей стоимостью.

Некоторые организации, выполняющие большое количество проектов, будут развивать отношения с одним или двумя поставщиками на основе экономии средств для обеих организаций. Эти отношения обычно называют ключевым поставщиком. Человек или организация, поставляющие товары или услуги для проекта, которые имеют особые отношения с проектом или головной организацией и могут обойти процесс торгов. отношение.

Ключевой поставщик жилищно-коммунальных услуг

Подрядчик жилищного строительства устанавливает отношения с ключевыми поставщиками с одной или двумя строительными компаниями. Строительная компания гарантирует 10-процентную скидку на все материалы, а подрядчик обещает закупать их исключительно у основного поставщика. Обе организации экономят время и деньги, связанные с подготовкой заявки. Строительная компания планирует поддерживать постоянный объем бизнеса со стороны подрядчика, и подрядчик может рассчитывать на приоритетное отношение в случае дефицита материалов.

Продавцы

Продавцы Поставщик товаров или услуг. часто предоставляют уникальный продукт или услугу, которые нельзя легко купить на рынке. Поставщик обычно предоставляет продукт или услугу, предназначенную для проекта. Ниже приведены примеры продуктов или услуг, предоставляемых поставщиками:

• Крупный военный контракт на разработку и постройку нового истребителя
• Разработка нового программного обеспечения для повышения эффективности отделения неотложной помощи больницы
• Проектирование и строительство доменной печи для нового сталеплавильного завода

Продукты и услуги от поставщиков требуют ввода и понимания от поставщика.Вместо того, чтобы выпускать запрос цен (RFQ) для списка товаров, команда проекта выдает запрос предложений (RFP) Требует от участника торгов предложить решения и идеи о том, как выполнить объем работ и цену за выполнение этой работы .. Компаниям, отвечающим на запрос предложений, предлагается предложить творческие подходы к добавлению ценности проекту. Участникам торгов предлагается предлагать альтернативные варианты дизайна, альтернативные варианты использования материалов и альтернативные варианты планирования, которые отвечают всем требованиям проекта, а также снижают общую стоимость проекта.Заявки оцениваются по общей стоимости проекта, включая вклад в достижение целей проекта.

Запрос предложений на добычу полезных ископаемых

Проект по добыче меди в Аргентине включал проектирование и строительство рудника, извлечение меди из сырья, строительство трубопровода для транспортировки медной руды на побережье Атлантического океана и строительство порта для обеспечения возможности добычи меди. погрузка медной руды на суда различного размера.Строительные материалы, такие как пиломатериалы, сталь и бетон, закупались через поставщиков, включая основных поставщиков.

Часть оборудования, используемого для извлечения медной руды из сырья, стоит несколько миллионов долларов и производится лишь несколькими компаниями. Команда проекта проектирует оборудование с учетом характеристик горнодобывающей среды в Аргентине: размера, твердости и состава сырья. В тендерные документы, отправленные поставщикам горнодобывающего оборудования, были включены проектные и технические характеристики оборудования, график проекта и процесс добычи.Запрос предложений (RFP) был направлен каждому из поставщиков.

Поскольку производительность поставщика имеет решающее значение для успеха проекта, управление отношениями с поставщиками является приоритетом управления проектом. Управление проектом часто внедряет процессы, которые побуждают поставщиков вносить предложения, которые снизят общую стоимость проекта, сократят график или улучшат производительность. Команда управления проектом часто назначает кого-то из команды для наблюдения за взаимоотношениями и оказания поддержки за счет ресурсов проекта, чтобы помочь обеспечить успех поставщика.

Партнеры

Если головной организации не хватает ключевых навыков или отношений, она может работать с другими организациями в качестве партнеров, особенно в международных проектах.

Партнерство по горному делу

В примере горнодобывающего проекта в Аргентине головная организация в США обладала опытом в области управления проектами, проектирования, снабжения, строительства и горнодобывающих технологий. Компания также поддерживала отношения с крупными поставщиками горнодобывающего оборудования.Строительная компания США вступила в партнерские отношения с аргентинской компанией, у которой были опыт и отношения, важные для успеха проекта.

Аргентинская компания предоставила строительной рабочей силе знания местных условий; местные инженерные и строительные практики, знания и опыт в процессах получения государственных разрешений; и существующие отношения с потенциальными ключевыми поставщиками и местными продавцами.

Партнерство Официальная договоренность о выполнении проекта с каждой стороной, предоставляющей ресурсы.- это формальная договоренность о выполнении проекта, при которой каждая сторона вносит ресурсы. В большинстве партнерств обе стороны выигрывают от успеха проекта и разделяют расходы, связанные с менее успешным проектом. Решающее значение для успеха партнерства имеет четкое определение ролей и обязанностей в проекте, общее понимание целей проекта и объема работы для каждого партнера.

Выстраивание отношений между основными партнерами по проекту аналогично построению отношений с клиентами.В большом и сложном проекте часто требуется сеанс согласования партнерских отношений, чтобы построить доверие, необходимое для открытых каналов связи. Поддержание отношений позволяет более эффективно решать проблемы и согласовывать действия по проекту. Хорошо управляемые партнерские отношения могут способствовать достижению целей проекта, снизить общие затраты и сократить график проекта. В большинстве случаев головная организация знает о недостатках ресурсов или навыков проекта и ищет потенциального партнера, у которого есть необходимые ресурсы или навыки.В нашем аргентинском примере материнская компания знала, что строительный опыт в Аргентине будет иметь важное значение для успешного проекта. Обе компании изучат возможности другой компании, чтобы убедиться, что партнерство подходит для обеих компаний.

Партнерство биотехнологических заводов в Пуэрто-Рико

В рамках проекта по строительству нового биотехнологического завода в Пуэрто-Рико крупная инженерно-строительная компания выбрала пуэрториканскую компанию гражданского строительства для проектирования строительных работ по проекту.Поскольку установка требовалась быстро, график проекта был важным компонентом каждого обсуждения, а соблюдение даты завершения проекта было главной целью. Пуэрто-риканскую компанию попросили начать разработку гражданских чертежей раньше, чем будет собрана большая часть необходимой информации. Это была ситуация, когда партнерские отношения приносили пользу проекту. Обе компании будут взаимно поддерживать друг друга для достижения целей проекта, и обе выиграют от успеха проекта.

В этой ситуации план закупок по проекту предусматривал разработку субподряда на гражданское строительство, и контракт был разработан с четким объемом работ и стоимостью, основанной на выполнении работ в контракте вовремя и в соответствии со спецификацией.Поскольку интенсивный график проекта требовал, чтобы строительная компания начинала работу до того, как была доступна вся необходимая информация, приказы на изменение требовались, когда становилась доступной новая информация. Контракт давал возможность в течение нескольких дней оценить влияние изменения на стоимость и график, и процесс оценки времени начал вызывать задержки в проекте.

В конце концов, новый контракт был разработан, чтобы сделать пуэрториканскую компанию партнером. Эти новые договоренности о партнерстве позволили инженерам заблаговременно получать информацию и вносить идеи, которые позволили бы сократить график.Этот кейс является примером необходимости оценки целей и среды проекта и разработки стратегии закупок, соответствующей условиям проекта.

Основные выводы

• Товары закупаются у поставщиков с использованием запроса котировок (RFQ) и выбираются на основе цены. Исключением являются отношения с ключевыми поставщиками, когда отношения поставщик-организация являются долгосрочными, и поставщик передает часть экономии, избегая процесса торгов.
• Поставщики предоставляют продукты и услуги, разработанные для проекта на основе запроса предложений (RFP), который предлагает поставщикам выполнить цели запроса, используя свои продукты и навыки.
• Если организации не хватает ключевых навыков или отношений, она может заключить партнерское соглашение с другой компанией, чтобы разделить выгоды и риски проекта.

Упражнения

1. Товары описаны в ______ (трехбуквенном сокращении).
2. Цели работы описаны в _____________ (трехбуквенное сокращение), а детали того, как достичь этих целей, предлагаются поставщиком.
3. Если проект реализуется в другой стране, команда проекта может искать _________ в местной компании, чтобы предоставить местные контакты и знания по местным вопросам.
4. Чем отличаются отношения с ключевыми поставщиками?
5. В чем разница между запросом предложения и запросом предложений?
6. Чем партнерство отличается от отношений с поставщиком?

Усвоите свой учебный опыт, подготовившись к обсуждению следующего.

Если бы вы строили свой собственный дом, каков был бы пример того, что было бы закуплено с использованием запроса предложений и чего-то, что было бы закуплено с помощью запроса предложений? Опишите, насколько ваш выбор соответствует описаниям продуктов или услуг, приобретенных у поставщиков или продавцов.

Планы закупок POS

Планы и графики закупок

Планы закупок на 21-23 финансовые годы

Департамент исправительных учреждений 16-18 ФГ 13-15 ФГ
Департамент жилищного строительства, 16-18 ФГ
Департамент служб развития, 16-18 финансовый год 13-15 финансового года
Департамент психического здоровья и наркологии
Департамент общественного здравоохранения 16-18 финансовый год 13-15 финансовый год
Департамент реабилитационных услуг 16-18 финансовый год
Департамент социальных услуг 16-18 финансовый год 13-15 финансовый год
Департамент по делам детей и семьи 16-18 финансовых годов 13-15 финансовых годов
Отделение дошкольного воспитания 16-18 ФГ

График закупок (шаблон)


Этот шаблон предоставляется, чтобы помочь агентству в разработке графика закупок.График закупок в одном из восьми обязательных компонентов в плане закупок агентства. При полном и надлежащем заполнении график будет содержать всю информацию, требуемую OPM. Образец шаблона закупки Приложение Дополнение

Если агентство желает изменить услугу с конкурентной на неконкурентную в соответствии с утвержденным графиком, запрос на изменение графика закупок должен быть подан в OPM через CORE-CT не менее чем за три месяца до того, как услуга будет назначена для конкурентных закупок. .Никакие запрошенные поправки к графику закупок не должны выполняться до тех пор, пока агентство не получит письменного разрешения от OPM. Агентство должно предоставить OPM (не менее) 15 рабочих дней для рассмотрения запрошенной поправки к графику закупок. В случае одобрения агентство должно опубликовать измененный график закупок на своем веб-сайте. Агентство также может принять решение — в любое время и по любой причине — о проведении конкурентных закупок для существующей услуги, если агентство сочтет это необходимым, целесообразным или иным образом в интересах государства.