Как составить план закупок: Правила формирования плана закупки товаров, работ, услуг

Содержание

Планирование закупок на предприятии | Планирование закупок на производстве

План закупок

Смотреть запись вебинара «Управление закупками в сервисе Clobbi»

Основной задачей отдела материально-технического снабжения является своевременное обеспечение производства необходимыми материалами и комплектующими. Соответственно, основными функциям рабочего стола снабженцев являются планирование закупок, оперативный мониторинг плана закупок и учет на складах материалов и комплектующих. Последний выполняется силами специалистов роли кладовщик, которые традиционно подчиняются ОМТС.

Расчеты дефицита ресурсов.

Для закупок предусмотрено скользящее планирование. Это означает, что произвести перепланирование закупок на предприятии можно в любой момент времени, исходя из того, что каждый день меняются входные данные – план выпуска продукции, фактические приходы материалов и комплектующих, остатки на складах.

В первую очередь, для планирования закупок, выполняется расчет потребности в материалах и комплектующих и прогноз их дефицита. Соответственно, первым источником для расчета является подетально-пооперационный план производства (MRP), а точнее, его невыполненная часть.

Планирование закупок. На следующем этапе планирование закупок на предприятии состоит в пополнении плана закупок по рассчитанной потребности (прогнозу дефицита материалов и комплектующих).

Далее для каждой позиции плана закупок выполняются последовательно действия по приобретению.

Картотека договоров. Работа снабженцев идет напрямую с внешними организациями — поставщиками материалов и комплектующих. Соответственно, документальная часть этой работы оформляется договорами, спецификациями на закупку и другими документами.

Реестр документов для управления закупками. Для осуществления процедуры оперативных закупок снабженцам необходимо также работать с реестром документов, в который входят приходные документы и группы документов управления закупками.

Результирующими документами по закупке номенклатуры ТМЦ являются:

заказ на закупку, который оформляется, когда поставщик выбран, а условия поставки и оплаты согласованы
приход ТМЦ от поставщика, который оформляется уже по факту поступления заказанных торгово-материальных ценностей.

Рекомендуем ознакомиться с разделами по управлению закупками:

План закупок — Энциклопедия по экономике

При составлении плана закупок компьютерной техники предполагалось, что инфляция составит 1%. Фактически она оказалась на уровне 5%. [c.669]

IV. Принцип непрерывности заключается в том, что, во-первых, планирование должно осуществляться систематически в рамках установленного цикла, а во-вторых, разработанные планы должны непрерывно сменять друг друга (план закупок -> план производства — план по маркетингу). В то же время неопределенность внешней и внутренней среды обстановки требуют корректировки и уточнения планов фирмы.

[c.318]

В случае недостатка мощности оборудования формируют план закупок инвестиционных объектов, а также исходя из норм обслуживания — план потребности в основных производственных рабочих. [c.160]

Если вероятность забастовки велика, то менеджер не включает в план закупок контракт на поставку сырья, и наоборот если вероятность забастовки невелика, менеджер будет закупать сырье. [c.24]

Бюджет закупок — подбюджет 2-го уровня, входящий в состав операционного бюджета и являющийся планом закупок материальных оборотных средств (сырья, материалов и комплектующих) и изменения складских запасов материальных оборотных средств предприятия за бюджетный период. В литературе встречаются также определения бюджет снабжения , бюджет заготовления . [c.20]

Назначение этого бюджета —определить производственную программу предприятия (для производственных структур) или план закупок товаров для последующей перепродажи (для торговых предприятий) на предстоящий бюджетный период (например, на один календарный год). При этом нам важно в конце концов узнать не стоимость произведенной продукции, а издержки ее производства. Зная производственную программу (для предприятия) или объем закупок товаров для реализации (для коммерческих торговых структур) и величину запасов, мы сможем впоследствии установить как производственную себестоимость продукции или расходы на закупку товаров для перепродажи, так и издержки хранения запасов. [c.81]

Тема 3. Организация коммерческой деятельности Сущность и принципы концепции коммерческой деятельности. Организация управления коммерческой деятельностью. Закономерности формирования организационных структур. Структурное построение коммерческих служб предприятия и их основные функции. Планирование материального обеспечения производства. Сущность планирования обеспечения производства материальными ресурсами. Изучение рынка сырья и материалов. Разработка плана закупок. Определение потребностей производственных цехов. Коммерческая деятельность по закупкам материальных ресурсов.

Организация хозяйственных связей и выбор поставщика. Условия поставки материальных ресурсов. Формы расчетов при закупке материальных ресурсов. Коммерческая деятельность по сбыту [c.5]

Разработка плана закупок. [c.16]

Кроме вышеперечисленных возможностей, данная ИПС может быть расширена в пределах технических характеристик ЭВМ в экономической области — расчет себестоимости производства изделия в области планирования — расчет годового производства определенных видов деталей и узлов, а также план закупок покупных элементов в технологической [c.235]

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения [c.

121]

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара. [c.127]

Применение методов сетевого планирования при составлении плана закупок материально-технических ресурсов. [c.26]

Нормативная база плана закупок материальных ресурсов (по видам продукции). [c.26]

Оптимальный план закупок при отсутствии ограничений на количество закупаемых костюмов приведен в таблице. Прибыль при этом составляет 171 500 долл. [c.277]

Фармацевтическая фирма Время устанавливает один из модулей системы, предназначенный для отделов дистрибуции и розничной продажи. Система должна самостоятельно составлять ассортиментный план для магазинов и план закупок. Для этого в нее вводится масса информации данные за прошлые периоды работы, цены поставок и реализации, доходность, каналы продаж и многое другое. [c.24]

Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок, для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время [c.96]

Разработка предварительного графика закупки на основании известной требуемой даты поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции. [c.96]

План закупок формируется на основании потребности в покупных стройматериалах , потребности в сырье для производства , потребности в строительном инструменте , потребности в материалах для временных сооружений , потребности в эксплуатационных материалах , потребности в запчастях . При этом также учитываются запасы материальных ценностей и существующие цены. [c.159]

Функцию планирование закупок предлагается реализовать посредством модуля материально-техническое обеспечение в виде формирования плана закупок .

План закупок является объектом типа план снабжения и имеет стоимостные и количественные характеристики в разрезе объект — подразделение — пункт доставки — материальные ценности — период планирования. [c.173]

Для некоторых позиций плана закупок значение разреза объект не имеет смысла, например сырье для производства или запчасти для оборудования. При формировании плана закупок используются потребность в стройматериалах, потребность в строительном инструменте, потребность в материалах для временных сооружений, потребность в сырье для производства, потребности в запчастях и эксплуатационных материала и прайс-лист действующих цен. При формировании плана закупок учитываются ожидаемые запасы на начало периода и нормативные запасы на конец периода. На основании плана закупок формируются спецификации договоров на закупку и спецификации их пунктов календарного плана. Аналогичным образом может быть предполагается реализовать планирование перераспределения запасов, в результате чего будет формироваться план перераспределения материально-технических ресурсов.

[c.173]

Непосредственно оперативное управление движением материальных ценностей рекомендовано реализовать с использованием корпоративного планирования и логистики. При выполнении данной функции используется следующая информация Системы План перераспределения материально-технических ресурсов План закупок Разовые заявки Недельно-суточные заявки Сопроводительные и складские документы контура логистики. [c.174]

Первый из государственных заказов выполняет те же функции, что и прежние планы закупок (продажи) сельхозпродукции, на основе которых заключались договоры контрактации второй заменил собой устанавливаемые ранее планы поставок сельхозпродукции в общесоюзный и республиканские фонды, служившие предпосылкой заключения договоров поставки. [c.270]

НАТУРАЛЬНЫЕ ССУДЫ (семенные, продовольственные и фуражные) выдаются в каждом отдельном случае с разрешения пр-ва заготовительными организациями СССР колхозам, совхозам и др. с.-х. предприятиям в виде зерна, пр. с. -х. культур и фуража. При выдаче Н. с. заготовительные организации получают от заемщиков обязательства на возврат ссуд натурой в установленные сроки. Под эти обязательства учреждения Госбанка предоставляют заготовительным организациям кредиты с отдельных простых ссудных счетов без ограничения лимитом и независимо от наличия просроченной задолженности по др. банковским ссудам. Кредиты выдаются два раза в месяц в дни регулирования задолженности по спецссудному счету заготовительной организации их размер определяется стоимостью Н. с., предоставленных за регулируемый период. Эти кредиты не оформляются срочными обязательствами. Н. с. погашаются с начала периода заготовок путем сдачи заготовительным организациям с.-х. продукции. Заготовительная организация сообщает банку стоимость продукции, поступившей за регулируемый период в возврат Н. с. На эту сумму банк взыскивает задолженность заготовительной организации по ссудам под обязательства заемщиков (колхозов и др.). При наступлении конечного срока погашения Н. с. вся оставшаяся задолженность заготовительной организации по кредитам на эту цель списывается с расчетного счета, а при недостатке средств переносится на счет просроченных ссуд. Взыскание задолженности производится независимо от возврата колхозами и совхозами Н. с. Заготовительные организации обязаны засчитывать сдаваемую с.-х. продукцию в первую очередь на погашение Н. с. Только после их полного погашения они могут относить эту продукцию в счет выполнения плана закупок. При нарушении этого условия Госбанк предъявляет к взысканию с расчетного счета заготовительной организации задолженность под обязательства по Н. с. [c.94]

ССУДЫ НА ВЫДАЧУ АВАНСОВ ПО ДОГОВОРАМ КОНТРАКТАЦИИ предоставляются Госбанком заготовительным организациям и предприятиям, перерабатывающим с.-х. сырье (легкой, пищевой, мясной и молочной пром-сти), для выдачи денежных авансов колхозам (совхозам авансы не выдаются). Этот вид ссуд получил развитие после кредитной реформы 1930—1932 гг. в целях стимулирования развития с. -х. произ-ва. Первоначально они предоставлялись по договорам контрактации свеклы и хлопка, затем круг контрактуемых с.-х. культур и видов продукции расширился, и к 1958 г. за счет банковских ссуд авансировалось св. 20 ее видов. После введения в 1969—1960 гг. государственных закупок заключение договоров прекратилось, и авансы выдавались на основе утвержденных планов закупок. Авансирование по договорам контрактации возобновилось с 1961 г. Ссуды получают предприятия пром-сти совнархозов, местной пром-сти, заготовительные организации Министерства производства и заготовок сельскохозяйственных продуктов, потребительская кооперация и др. Основанием для получения ссуд служат реестры заключенных с колхозами договоров контрактации. Размер ссуд определяется исходя из объема закупаемой продукции и нормы авансов. Кредитование осуществляется по простому ссудному счету независимо от состояния расчетов с Госбанком по др. видам ссуд и в пределах установленных лимитов. Ссуды выдаются частями применительно к срокам выплаты денежных авансов колхозам (см. ) погашаются они также частями по мере продажи продукции колхозами и в соответствии с нормами и сроками удержания авансов. По окончании заготовительного сезона ссуды должны быть полностью [c.372]

ГАРАНТИРОВАННЫЙ МИНИМУМ—составная часть заработной платы главных государственных инспекторов и инспекторов районных (межрайонных) инспекций по закупкам с.-х. продуктов. Выплачивается ежемесячно в размере 70% должностного оклада (расчетной ставки). Кроме того, инспекторам ежемесячно производятся денежные доплаты из расчета 30% расчетной годовой ставки заработной платы (годового должностного оклада) пропорционально выполнению за отчетный месяц годового плана закупок зерна, мяса и молока в денежном выражении. Этот порядок введен Постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР О перестройке и улучшении организации государственных закупок сельскохозяйственных продуктов , опубликованным в Правде 26 февр. 1961 г. [c.268]

Плановое руководство сельским хозяйством в целом, в том числе и общественным хозяйством колхозов, строится на правильном сочетании централизованных плановых заданий с хозяйственной инициативой колхозов в использовании внутренних резервов, в отыскании наиболее целесообразного использования имеющихся ресурсов. Однако планирование колхозного производства имеет существенные отличия. Колхозы разрабатывают планы развития производства на основе установленных для них заданий по продаже государству определенных видов сельскохозяйственной продукции. Система доведения до колхозов твердых планов закупок сельскохозяйственных продуктов на ряд лет обеспечивает колхозам необходимые условия для правильного ведения хозяйства. Экономически обоснованные закупочные цены на сельскохозяйственные продукты и введение надбавок к цене за сверхплановую продажу создают заинтересованность колхозов и колхозников в целесообразной организации производства и повышении его эффективности. Производственные планы разрабатываются непосредственно в хозяйствах с учетом имеющихся материальных и людских ресурсов в целях увеличения объема производства, обеспечения выполнения плана [c.233]

РАЗРАБОТКА ПРОЦЕДУРЫ ВЫДАЧИ ЗАКАЗА. Покончив с выбором, агент по закупкам приступает к составлению окончательного заказа на закупку от избранного поставщика или поставщиков. В окончательном заказе он указывает технические характеристики товара, его потребное количество, расчетное время поставки, условия возврата, гарантии и т. п. В отношении изделий, необходимых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации оборудования, агенты по закупкам все больше отходят от практики периодических заказов на поставку и склоняются к заключению всеобъемлющих контрактов. Ведь оформление нового заказа на поставку при истощении запасов товара обходится недешево. Не заинтересован агент по закупкам и в оформлении меньшего числа, но более крупных по объему заказов, ибо это означает необходимость поддержания значительных товарно-материальных запасов. В рамках же всеобъемлющего контракта устанавливается долговременное сотрудничество, при котором поставщик обязуется осуществлять повторные поставки по мере необходимости и по согласованным ценам в течение всего оговоренного периода времени. В данном случае запас товара находится у продавца, и подобная практика получила название плана закупок без накопления запасов . При возникновении необходимости в товаре компьютер фирмы выдает напрямую или телексом соответствующий заказ продавцу. Практика заключения всеобъемлющих контрактов ведет к тому, что закупки все больше производятся из одного источника, причем объем закупаемых у этого источника товаров растет. Поставщик оказывается связанным с фирмой-покупателем более тесными узами, и другим поставщикам трудно нарушить эти связи, за исключением случаев, когда покупателя перестают удовлетворять цены или сервис поставщика10. [c.238]

Мы узнали, что коммерческий кредит — это источник средств, так как покупатель не обязан оплачивать товары до того, как ойи поставлены. Если фирма автоматически оплачивает свои векселя через определенное количество дней после выписки накладной, коммерческий кредит становится «встроенным» источником финансирования, интенсивность использования которого изменяется вместе с производственным циклом. По мере расширения производства, а соответственно и объема закупок, увеличивается объем кредиторской задолженности, что обеспечивает часть средств, необходимых для финансирования роста производства. По мере «ткокращения производства сумма задолженности также уменьшается. В данных условиях коммерческий кредит не является контролируемым источником финансирования. Его объем целиком зависит от плана закупок фирмы, который в свою очередь зависит от ее производственного цикла. Рассматривая коммерческий кредит как контролируемый тип финансирования, необходимо подробно изучить ситуации, в которых 1) фирма не получает скидку, а платит в последний день установленного срока и 2) фирма оплачивает векселя после истечения срока платежа. [c.306]

Из совокупности планов деятельности предприятия можно выделить план продажи, складской план, план производства, план НИОКР, план доходов, финансовый план, план по персоналу, план закупок, план инвестиций, план расходов, кредитный план и др. [c.75]

После определения показателей производственного плана разрабатываются другие сметы, в которых более подробно раскрываются издержки производства. Основные материалы, объем потребления которых зависит от объема выпуска продукции, включаются в баланс потребности в материалах. Вспомогательные материалы, вещественно не входящие в продукцию, акие, как смазочные масла и прочие материалы, используемые для эксплуатационных нужд, обычно включаются в смету эксплуатационных расходов. В балансе потребности в материалах в смете эксплуатационных расходов указываются только физические объемы потребности, но они служат основой при разработке сметы закупок, в которой определяются как объемные, так и стоимостные показатели. В планы закупок включается также расписание предполагаемых сроков завоза. [c.317]

КРЕДИТОВАНИЕ ХЛОПКООЧИСТИТЕЛЬ-НОИ ПРОМЫШЛЕННОСТИ производится Госбанком под запасы хлопка-сырца, хлопка-волокна, семян и тары, на выдачу авансов по контрактации хлопка-сырца и на сезонные затраты. Кредиты выдаются также на выплату совхозам премий-надбавок за сверхплановую сдачу хлопка-сырца. Деятельность хлопкоочистительных предприятий носит сезонный характер, в связи с чем в их оборотных средствах кредиты Госбанка занимают значительный удельный вес, особенно в сезон заготовок, когда доля кредита в стоимости остатков сырья достигает 98%. Кредиты на оплату хлопка-сырца предоставляются со спецссуд-ного счета независимо от состояния расчетов с Госбанком и без ограничения лимитами. Сверхнормативные запасы хлопка-сырца, хлопка-волокна, волокнистых отходов и тех-нич. семян кредитуются без ограничения лимита, тара, тарные материалы и хлопковые посевные семена — в пределах лимитов. Остатки хлопка-сырца урожая прошлых лет, хлопок, не вывезенный в срок с заготовительных пунктов, а также хлопок-сырец с повышенной влажностью, как правило, не кредитуются. Выручка от реализации хлопка-волокна и семян направляется на погашение задолженности по спецссудному счету. Кредиты на выдачу денежных авансов по контрактации предоставляются в пределах установленных лимитов с учетом утвержденного плана закупок, зональных закупочных цен, норм и условий выдачи авансов. Задолженность погашается по мере поступления от колхозов хлопка-сырца. Полное погашение задолженности производится в IV квартале, в период окончания заготовок хлопка-сырца. Переходящих остатков задолженности на следующий год не допускается. Кредит на выплату премий-надбавок совхозам за сверхплановую сдачу хлопка-сырца выдается безлимитно. Задолженность погашается ежемесячно в централизованном порядке за счет средств, поступающих от реализации хлопка-сырца. Эти кредиты выдаются с отдельных ссудных счетов независимо от состояния расчетов с Госбанком по ранее выданным ссудам. Кредиты под [c.608]

Portal PP

Подробная инструкция по заполнению плана расположена в разделе Закупщикам — Инструкции.

В случае сложностей обратитесь в службу технической поддержки портала по следующим номерам: +996 (312) 62-53-13 (доб. 2316), (доб. 2322), (доб. 2326)

Скорость обработки запроса на изменение сводного плана напрямую зависит от загруженности специалистов Управления методологии и анализа государственных закупок МФ КР.

Для ускорения данного процесса, после внесения изменений звонить в уполномоченный орган по номерам: +996 (312) 62-53-13 (доб. 2316), (доб. 2322), (доб. 2326)

Разграничить средства по источникам финансирования возможно при создании сводных планов.

(Раздел Закупщики — Инструкции — Планирование закупок)

Не обязательно нужно удалять детали плана. Детали плана можно отредактировать. Подробнее см. Инструкции в разделе «Закупщикам» (ссылка на Инструкцию по планированию бюджета)

Возможность удаления опубликованного плана отсутствует. Опубликованный план доступен для редактирования. Для редактирования опубликованного сводного плана, перейдите в меню «Мои планы», войдите в план и нажмите кнопку «Изменить». Вам буду доступны для изменения параметры плана, после внесения изменений необходимо написать обоснование и приложить конкурсную документацию, подтверждающую внесенные изменения.

Остаток от выделенной суммы исчисляется автоматически по мере того, как вносятся детали плана.

Посмотреть детали можно в разделе «Мои планы», выбрав необходимый план и перейдя в по ссылке «Детали плана».

Можно получить консультацию по данному вопросу, обратившись в Службу технической поддержки портала по телефонам: 66-03-35 и 62-24-31

Завершаем закупочный год и планируем закупки на следующий: практические советы. Бюджетная бухгалтерия, № 40, Октябрь, 2016

Рассмотрение этого вопроса начнем с особенностей планирования закупок в конце 2016 года и в начале 2017-го.

В первую очередь для того, чтобы учреждение-заказчик имело возможность обеспечить потребность в товарах, работах или услугах в начале 2017 года, необходимо такие закупки спланировать.

Как указано в ст. 4 Закона № 922, закупка осуществляется согласно годовому плану. Поэтому сначала перед объявлением закупки она должна быть запланирована в годовом плане.

В зависимости от ожидаемой стоимости закупки запланированную потребность фиксируют либо в годовом плане закупок, либо в приложении к годовому плану закупок.

На этом этапе у заказчиков возникают вопросы: а что будет, если такой закупки нет в годовом плане или приложении к нему? Или, например, договор с поставщиком заключен, но забыли внести такую потребность в годовой план или приложение к нему? Есть ли возможность внести соответствующие изменения позднее?

Давайте рассмотрим две ситуации: планирование процедур публичных закупок (т. е. послепороговых закупок) и планирование допороговых публичных закупок.

3268656″>Так, в ст. 2 Закона № 922 урегулирован вопрос о применении этого Закона, а не вопросы планирования закупок. И хотя в ст. 2 Закона № 922 ничего не говорится о составлении годового плана и приложения к нему, это не основание для того, чтобы не составлять такие документы.

Как указывалось выше, закупка осуществляется согласно годовому плану. При этом законодатель в ст. 4 Закона № 922 не уточняет, в отношении каких закупок составляют годовой план, а каких — приложение к годовому плану. Но в ст. 11 этого Закона предусмотрено: для организации и проведения процедур закупок заказчик создает тендерный комитет (комитеты) либо определяет уполномоченное лицо (лиц), которые и планируют закупки, составляют и утверждают годовой план закупок.

Итак, если рассматривать в нашей ситуации вопрос планирования послепороговых публичных закупок, то сначала заказчик должен запланировать такую закупку в годовом плане закупок, а только после этого проводить саму процедуру. Если же договор с поставщиком заключен, но внести такую потребность в годовой план закупок забыли, то это будет нарушением требований Закона № 922.

А относительно планирования закупок в приложении к годовому плану стоит отметить, что абз. 3 п. 2 приказа № 490 содержит следующие положения: приложение к годовому плану закупок, в которое вносится информация о закупках, ожидаемая стоимость которых не превышает сумм, указанных в абз. 2 и 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 922, составляется по форме годового плана закупок путем заполнения соответствующих полей в электронной системе закупок.

Вместе с тем Закон № 922 не предусматривает обязанности для заказчика сначала планировать закупку в приложении и только потом заключать договор. Поэтому в этом случае нарушения не будет. В то же время советуем заказчикам принять во внимание, что при допороговых закупках в соответствии с законодательными требованиями необходимо соблюдать, среди прочих, такие принципы осуществления публичных закупок, как открытость и прозрачность на всех стадиях закупок.

Планируем послепороговые закупки

Если ожидаемая годовая стоимость предмета закупки равна или превышает пределы, указанные в абз. 2 и 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 922, такие закупки заказчик планирует в годовом плане закупок.

Справка. Закон № 922 применяется:

— к заказчикам при условии, что стоимость предмета закупки товара (товаров), услуги (услуг) равна или превышает 200 тыс. грн., а работ — 1,5 млн грн.;

— к заказчикам, осуществляющим деятельность в отдельных сферах хозяйствования, при условии, что стоимость предмета закупки товара (товаров), услуги (услуг) равна или превышает 1 млн грн., а работ — 5 млн грн.

При этом на 2017 год заказчик может составить и обнародовать годовой план закупок как в конце 2016 года, так и в начале 2017-го.

Напомним, что форма годового плана закупок для его обнародования в электронной системе закупок Prozorro утверждена приказом № 490.

При этом сначала тендерный комитет утверждает годовой план закупок в бумажном виде, поскольку его необходимо утвердить протокольным решением комитета. Именно со дня утверждения годового плана закупок начинают отсчитывать необходимый срок для его обнародования на веб-портале www.prozorro.gov.ua.

Справка. Годовой план закупок, приложение к годовому плану и изменения к ним бесплатно обнародуются на веб-портале Уполномоченного органа по вопросам закупок в течение 5 календарных дней со дня их утверждения.

Cпланировать закупки, составить и утвердить годовой план закупок должен тендерный комитет или уполномоченное лицо (лица). Это их обязанность в соответствии с ч. 3 ст. 11 Закона № 922 (ср. 025069200). При этом конкретной формы для бумажного варианта годового плана закупок не существует, потому заказчики могут составлять такой документ, ориентируясь на требования приказа № 490.

На основании каких документов тендерный комитет имеет возможность составить годовой план? Правильно ли руководствоваться в этом вопросе только сметой? Как быть, когда в конце текущего года отсутствует временная смета на следующий год? Далее ответим на эти вопросы.

Закон № 922, регулирующий электронные закупки, как и предыдущий закон, который регулировал бумажные торги, не обязывает тендерный комитет (либо уполномоченное лицо) заказчика составлять годовой план закупок на основании утвержденной сметы, финансового плана (плана ассигнований, плана использования бюджетных средств). Следовательно, закупки можно планировать и на основании расчетов к смете, и на основании соответствующих документов (например, служебных, докладных записок) структурных подразделений организации, которые испытывают потребность в осуществлении той или иной закупки. Также советуем, чтобы такие подразделения в документах, предоставляемых для рассмотрения на заседании тендерного комитета, указывали информацию, в частности, не только название предмета закупки, но и его количество и ожидаемую стоимость. Это необходимо делать для того, чтобы тендерный комитет не определял самостоятельно потребность в товарах, работах или услугах без соответствующего документального подтверждения и, особенно, ожидаемую стоимость предмета закупки.

Вместе с тем заметим: в утвержденном бумажном варианте годового плана закупок должна быть вся информация, необходимая секретарю для заполнения соответствующих полей на электронной площадке при обнародовании в электронной системе закупок Prozorro. Поэтому не стоит секретарю на этом этапе что-то самостоятельно выдумывать или домысливать.

Сразу же напомним, что после внесения в полном объеме информации, предусмотренной приказом № 490 для формы годового плана закупок, секретарю тендерного комитета необходимо наложить на этот электронный документ собственную электронную цифровую подпись (далее — ЭЦП).

В том случае, если на такой документ не наложена ЭЦП, этот недостаток будет виден в системе. Так, вы увидите надпись: «Електронний цифровий підпис не накладено». Заметим: наложение ЭЦП на формы электронных документов, утвержденные приказом № 490, является обязательным требованием этого приказа, т. е. это не право, а обязанность заказчика. Без наличия ЭЦП такой документ не может считаться действительным. Таким образом, отсутствие на электронном годовом плане закупок в системе закупок Prozorro ЭЦП будет нарушением со стороны заказчика.

Важно! Согласно ч. 1 и 2 ст. 6 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-ІV для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Также на этом этапе важно обратить внимание на правильность определения предмета закупки и, соответственно, указание его в годовом плане закупок. Напомним: о необходимости указания такой информации упоминается в п. 4 описания формы годового плана закупок, утвержденной приказом № 490.

Поскольку, как указывалось выше, нет «привязки» планирования закупок заказчиком к смете, то такие закупки он может спланировать исходя из ожидаемой стоимости предмета закупки, который требуется заказчику. Поэтому годовой план закупок на 2017 год можно составить как в начале 2017 года, так и в конце 2016-го. В зависимости от того, когда будет фактически осуществляться такое планирование, определение предмета закупки товаров и услуг будет происходить по-разному. Это обусловлено тем, что с 2017 года вступят в силу новые требования к определению предмета закупки товаров и услуг, а именно — только на основании одного государственного классификатора, вместо двух, действующих в настоящий момент и до конца этого года.

Справка. В соответствии с абз. 1 п. 1 разд. ІІ Порядка № 454 предмет закупки товаров и услуг определяется заказчиком согласно пп. 17 и 32 ч. 1 ст. 1 Закона № 922 и на основании ДК 016:2010 по показателю пятого знака с указанием в скобках предмета закупки в соответствии с показателями третьей — пятой цифр основного словаря ДК 021:2015, а также конкретным названием товара или услуги.

Рассмотрим две возможных ситуации с планированием на 2017 год: в конце этого года и в начале следующего.

Ситуация 1. Заказчик в конце 2016 года планирует закупки на 2017 год.

Его действия будут следующими:

1) он определяет предмет закупки товаров/услуг в годовом плане закупок на основании двух классификаторов (ДК 016:2010 + ДК 021:2015 + конкретное название предмета закупки). При этом определяющим является ДК 016:2010;

2) в случае объявления торгов в конце этого года для обеспечения потребности 2017 года заказчик может не менять название предмета закупки в годовом плане. В таком случае это название будет совпадать с тем, что указано в объявлении о проведении процедуры закупки.

В то же время, если торги были запланированы в конце 2016 года, но объявление будет обнародовано лишь в начале 2017-го, заказчику необходимо будет внести изменения в годовой план закупок. Это следует сделать для того, чтобы название предмета закупки было указано одинаково как в годовом плане, так и в объявлении.

Ситуация 2. Заказчик составит и утвердит годовой план закупок на 2017 год в начале 2017 года.

В таком случае при определении предмета закупки необходимо будет руководствоваться механизмом, указанным в абз. 2 п. 1 разд. ІІ Порядка № 454.

Так, с 2017 года предмет закупки товаров и услуг определяется заказчиком в соответствии с пп. 17 и 32 ч. 1 ст. 1 Закона № 922 и на основании ДК 021:2015, по показателям третьей — пятой цифр основного словаря с указанием в скобках конкретного названия товара или услуги. То есть в 2017 году определяющим является ДК 021:2015.

Обращаем внимание: если по пятой цифре основного словаря ДК 021:2015 предмет закупки можно разделить на два (т. е. значения пятой цифры разные), однако по третьей цифре основного словаря ДК 021:2015 — это один предмет закупки (т. е. третья цифра одинаковая), то не советуем заказчикам играть с делением закупки, избегая проведения открытых торгов.

Вместе с тем следует отметить, что в настоящий момент Минэкономразвития готовит изменения в Порядок № 454, касающиеся унификации определения предмета закупки товаров/услуг по ДК 021:2015 в 2017 году в части соответствия ДК 021:2010, с целью уменьшения риска деления заказчиками предмета закупки. Поэтому будем следить за такими изменениями, дабы их не проворонить.

С указанными приказом № 490 и Порядком № 454 можно ознакомиться на официальном сайте Минэкономразвития (www.me.gov.ua) в рубрике «Главная» подрубрике «Публичные закупки» → «Нормативная база».

Также заказчикам будут полезны следующие документы:

1) ДК 016:2010, который можно найти по адресу:

http://csm.gov.ua/fіles/Fіle/030_001.pdf;

2) ДК 021:2015, который можно найти на официальном сайте Минэкономразвития по адресу:

http://www.me.gov.ua/Documents/Lіst?lang=uk-UA&іd=2d9678e4-6911-4bde-9f6a-5e347ac01497&tag=NatsіonalnіKlasіfіkatorі.

32714845″>Планируем допороговые закупки

Теперь рассмотрим планирование закупок, стоимость который меньше пределов, указанных в абз. 2 и 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 922.

Первое, о чем следует вспомнить, — это приложение к годовому плану закупок, которое законодатель предусмотрел на уровне закона ( ч. 1 ст. 4 Закона № 922). При этом вы, наверное, заметили, что в указанной статье Закона нет упоминания о том, что приложение является неотъемлемой частью годового плана закупок. Также в Законе № 922 не приведены случаи, какие именно закупки необходимо включать в такое приложение. Но если обратиться к приказу № 490, то в нем указано следующее требование: в приложение вносят закупки, стоимость которых не превышает суммы, указанные в абз. 2 и 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 922.

Второе: приложение к годовому плану, так же, как и годовой план, следует утвердить. При этом срок для обнародования таких документов также отсчитывают со дня их утверждения. Приложение к годовому плану утверждает ответственное лицо, назначенное решением заказчика осуществлять допороговые закупки. Вот это лицо и будет планировать такие закупки. Напомним, что согласно Закону № 922 допороговые закупки заказчик может проводить через электронную систему закупок Prozorro, а может и заключать прямые договоры без применения электронной системы. Хотя, как свидетельствует практика, большинство заказчиков проводят закупки через систему Prozorro.

На этом этапе у заказчиков возникают вопросы не только по поводу годового плана закупок, но и по составлению и утверждению приложения к годовому плану. Рассмотрим некоторые ситуации, касающиеся планирования допороговых закупок.

Ситуация 3. Обязательно ли вообще составлять приложение к годовому плану закупок, ведь в Законе № 922 нет такой обязанности для заказчика, а есть лишь требования по его обнародованию? Кроме того, в ч. 1 ст. 4 Закона № 922 указано, что закупка осуществляется согласно годовому плану, а о приложении только сказано, что его необходимо обнародовать. Также о приложении к годовому плану речь идет в п. 2 приказа № 490, но этим приказом утверждены формы документов в сфере публичных закупок и в нем не предусмотрена обязанность заказчика в части составления приложения к годовому плану.

Исходя из самого алгоритма планирования деятельности бюджетных учреждений, мы настоятельно советуем все же составлять приложение к годовому плану, если заказчик испытывает потребность в закупках товаров, работ и услуг с ожидаемой стоимостью меньше стоимостных порогов, указанных в абз. 2 и 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 922.

При этом утвердить такое приложение советуем до обнародования объявления о проведении закупок в электронной системе, если заказчик пользуется Prozorro для допороговых закупок, а если нет — перед заключением прямого договора.

Ситуация 4. От какой суммы необходимо включать закупки в приложение к годовому плану?

В приложение к годовому плану необходимо включать все допороговые закупки начиная с копейки. При этом не следует путать требования приказа Государственного предприятия «Внешторгиздат Украины» «Об утверждении Порядка осуществления допороговых закупок» от 13.04.2016 г. № 35, которым установлено ограничение для объявления допороговой закупки в электронной системе закупок в размере 3 тыс. грн.

Ситуация 5. Обязательно ли назначать тендерный комитет, если у заказчика нет «крупных» закупок, а только допороговые? И если не обязательно, то нужно ли тогда составлять приложение к годовому плану?

Если ожидаемая стоимость по каждому предмету закупок у заказчика не превышает порогов, установленных в ч. 1 ст. 2 Закона № 922, то с учетом положений ст. 11 этого Закона заказчик не создает тендерный комитет. При этом приложение к годовому плану закупок необходимо будет составить, утвердить и обнародовать. Для этого заказчик назначает лицо, ответственное за осуществление допороговых закупок.

Ситуация 6. Где нам найти на электронной площадке форму для заполнения приложения к годовому плану, если названия «додаток» мы не находим?

Да, действительно, на электронной площадке нет отдельно функции для размещения приложения к годовому плану. Поэтому для создания приложения выбирают функцию «План закупівель» и «Додати план закупівель». Далее откроется форма годового плана закупок, которую и необходимо заполнить, ведь приложение согласно приказу № 490 заполняют по форме годового плана закупок, но с учетом того, что этот документ составляется по допороговым закупкам.

В электронной системе Prozorro приложение будет обнародовано как годовой план закупок. Изменения в приложение в электронной системе закупок вносятся таким же образом, как и заполняется новая форма приложения.

Итак, с планированием закупок на 2017 год разобрались. Далее рассмотрим некоторые особенности проведения закупок в конце и в начале года. Наиболее актуальными являются закупки коммунальных услуг, вот на них и остановимся.

Закупаем коммунальные услуги правильно

Как предусмотрено ч. 1 ст. 13 Закона Украины «О жилищно-коммунальных услугах» от 24.06.2004 г. № 1875-ІV, в зависимости от функционального назначения к жилищно-коммунальным услугам, в частности, относят следующие коммунальные услуги: централизованное снабжение холодной и горячей водой, водоотведение, газо- и электроснабжение, централизованное отопление.

Поскольку заказчик при закупке таких коммунальных услуг может ошибиться еще на этапе определения предмета закупки, мы поможем вам правильно их определить на примере отдельных закупок перечисленных выше коммунальных услуг.

Так, согласно абз. 25 п. 1.2 Правил пользования электрической энергией, утвержденных постановлением Национальной комиссии регулирования электроэнергетики Украины от 31.07.96 г. № 28, электрическая энергия (активная) — это энергоноситель, который выступает на рынке в виде товара, отличающегося от других товаров особыми потребительскими качествами и физико-техническими характеристиками (одновременность производства и потребления, невозможность складирования, возврата, переадресация), определяющими необходимость регулирования и регламентации использования этого товара.

Следовательно, электрическую энергию закупают как товар по ДК 016:2010 — 35. 11.1 — Энергия электрическая, по ДК 021:2015 — 09310000-5 — Электрическая энергия.

Для примера оформление закупок электроэнергии можно посмотреть по ссылкам:

— https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2016-10-07-001135-b/;

— https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2016-10-07-000533-a/.

Заметим, что есть одно «но». Так, если стоимость услуг, связанных с поставкой электроэнергии, превышает стоимость самой электроэнергии, то предметом закупки в таком случае будет услуга по электроснабжению. По ДК 016:2010 — 35.12.1 — Передача электрической энергии, по ДК 021:2015 — 65310000-9 — Распределение электрической энергии.

32737421″>Поэтому, для того чтобы правильно определить предмет закупки электроэнергии, необходимо анализировать калькуляцию стоимости этой закупки.

По этому поводу можно посмотреть оформление закупки услуг по поставке электроэнергии по ссылке: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2016-10-07-000936-b/.

Но обратите внимание, что заказчик (КУЗО «Александровская больница планового лечения») определил закупку услуг по поставке электрической энергии с ожидаемой стоимостью 261 тыс. грн. (без НДС) как допороговую. При этом по ДК 016:2010 определен код не как услуги (35.12.1), а как товара (35.11.1), а вот по ДК 021:2015 указано, что это услуга: код 65310000-9 — Распределение электрической энергии.

В этом случае может усматриваться нарушение в определении заказчиком предмета закупки ввиду того, что конкретное название предмета закупки звучит как услуга, а по ДК 016: 2010 — как товар, хотя классификатор имеет определение и услуги. Поэтому заказчикам следует быть внимательными. В то же время на момент анализа этой закупки в Prozorro отсутствовала документация по торгам.

Что же касается таких коммунальных услуг, как поставка горячей воды, теплоснабжение, то в этом заказчику помогут постановления КМУ «Об утверждении Правил пользования тепловой энергией» от 03.10.2007 г. № 1198 и «Об утверждении Правил предоставления услуг по централизованному отоплению, снабжению холодной и горячей водой и водоотведению и типового договора о предоставлении услуг по централизованному отоплению, снабжению холодной и горячей водой и водоотведению» от 21.07.2005 г. № 630.

Определение предметов закупок горячей воды, теплоснабжения и других коммунальных услуг в случае планирования и объявления закупки в конце 2016 года представлено в таблице на с. 25. В то же время не забывайте об изменениях в отношении определения предмета закупки с 2017 года. Поэтому для удобства мы сравнили такую информацию.

№ п/п	Коммунальные услуги	Предмет закупки по ДК 016:2010	Предмет закупки по ДК 021:2015
1	Электроэнергия	35.11.1 — Энергия электрическая; 35.12.1 — Передача электрической энергии	09310000-5 — Электрическая энергия; 65310000-9 — Распределение электрической энергии
32749144″>2	Теплоснабжение	35.30.1 — Пар и горячая вода; поставка пара и горячей воды	09320000-8 — Пар, горячая вода и связанная продукция; 09323000-9 — Централизованное отопление; 09324000-6 — Центральное отопление
3	Водоснабжение	36.00.2 — Обработка и распределение воды по трубопроводам	41110000-3 — Питьевая вода; 65111000-4 — Распределение питьевой воды
4	327510352″>Водоотведение	37.00.1 — Услуги канализационные	65100000-4 — Услуги по распределению воды и сопутствующие услуги; 45232421-9 — Очистка сточных вод
5	Природный газ	06.20.1 — Газ природный, сжиженный или в газообразном состоянии	09123000-7 — Природный газ; 65210000-8 — Распределение газа

При закупке коммунальных услуг также не стоит забывать об особенностях квалификации участника. Так, законодатель определил случаи, когда квалификацию не проверяют, и это как раз случаи закупки определенных коммунальных услуг (см. далее в справке). Однако это не касается закупки природного газа, поэтому здесь придется проверить квалификацию участника.

Справка. Согласно абз. 2 ч. 3 ст. 16 Закона № 922 заказчик не устанавливает квалификационные критерии и не определяет перечень документов, подтверждающих поданную участниками информацию о соответствии их таким критериям, в случае закупки нефти, нефтепродуктов сырых, электрической энергии, услуг по ее передаче и распределению, централизованному снабжению тепловой энергией, централизованному снабжению горячей водой, услуг по централизованному отоплению, услуг почтовой связи, почтовых марок и маркированных конвертов, телекоммуникационных услуг, в том числе по трансляции радио- и телесигналов, услуг по централизованному водоснабжению и/или водоотведению, услуг по перевозке железнодорожным транспортом общего пользования.

Закупку теплоснабжения можно посмотреть по ссылке: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2016-09-22-000429-c/.

Обратите внимание: в системе электронных закупок Prozorro подсвечено «Електронний цифровий підпис не накладено». Поэтому в этом может усматриваться нарушение.

При этом заказчик определил предмет закупки по третьей цифре ДК 021:2015 — 09300000-2 — Электрическая, тепловая, солнечная и атомная энергия. Это не является нарушением.

А вот пример другой закупки тепловой энергии, с которой можно ознакомиться по ссылке: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2016-09-28-001314-b/. В этом случае заказчик (поселковый совет) не указал код ДК 021:2015, в системе электронных закупок Prozorro указано «Класифікатор зазначений в описі закупівлі». Наверное, заказчик не нашел в ДК 021:2015 соответствующего кода. Так, в данном случае закупка теплоснабжения осуществляется у предприятия, которое производит тепловую энергию на основании соответствующей лицензии, используя собственное теплогенерирующее оборудование.

Нюансы заключения договора о закупке

При закупке коммунальных услуг важным является то, что заказчик имеет право в сжатый срок заключить договор о закупке ( ч. 3 ст. 35 Закона № 922). Но примите к сведению: указанное касается не всех коммунальных услуг.

Так, заказчик имеет право заключить договор о закупке по результатам применения переговорной процедуры закупки в срок не ранее чем через 5 (календарных) дней со дня обнародования на веб-портале www.prozorro.gov.ua уведомления о намерении заключить договор по результатам применения переговорной процедуры закупки в случае закупки нефти, нефтепродуктов сырых, электрической энергии, услуг по ее передаче и распределению, централизованному снабжению тепловой энергией, централизованному снабжению горячей водой, услуг по централизованному отоплению, услуг почтовой связи, почтовых марок и маркированных конвертов, телекоммуникационных услуг, в том числе по трансляции радио- и телесигналов, услуг по централизованному водоснабжению и/или водоотведению и услуг по перевозке железнодорожным транспортом общего пользования.

Заметим: в указанном перечне отсутствует ссылка на газ природный, его поставку и распределение. Таким образом, если заказчик заключает договор о закупке по результатам применения переговорной процедуры закупки природного газа, услуг по его поставке, распределению, то такой договор можно заключать, только если прошло 10 (календарных) дней со дня обнародования на веб-портале www.prozorro.gov.ua уведомления о намерении заключить договор по результатам применения переговорной процедуры закупки.

Ситуация 7. Что делать, если заказчику — бюджетному учреждению еще не утверждены ассигнования, а закупка уже проведена?

Действительно, при заключении договоров о закупке на 2017 год у бюджетников может возникать ситуация, когда в начале года еще не будет утвержденных сметных назначений.

Поэтому, во-первых, для обеспечения потребности в начале бюджетного года не забываем о возможности продления действия договора на срок, достаточный для проведения процедуры закупки в начале следующего года, в объеме, не превышающем 20 % суммы, определенной в договоре, заключенном в предыдущем году ( ч. 5 ст. 36 Закона № 922). При этом советуем сначала в конце 2016 года одним дополнительным соглашением продлить срок действия такого договора без указания в нем суммы, на которую он продлевается. А после утверждения сметных назначений в 2017 году во втором дополнительном соглашении к настоящему договору указать соответствующий гривневый эквивалент 20 % от суммы договора: для того чтобы при регистрации таких обязательств не было проблем с органом Казначейства.

Во-вторых, не забываем, что распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, учитывая необходимость выполнения бюджетных обязательств прошлых лет, принятых на учет органами, осуществляющими казначейское обслуживание бюджетных средств ( ч. 1 ст. 48 БКУ).

Справка. Согласно п. 7 ст. 2 БКУ бюджетное обязательство — это любое осуществленное в соответствии с бюджетным ассигнованием размещение заказа, заключение договора, приобретение товара, услуги или осуществления других аналогичных операций в течение бюджетного периода, согласно которым необходимо осуществить платежи в течение этого же периода или в будущем.

При этом в ст. 41 БКУ законодатель определил особенности осуществления расходов бюджета в случае несвоевременного вступления в силу закона о госбюджете. Так, согласно ч. 1 ст. 41 БКУ, если до начала нового бюджетного периода не вступил в силу закон о госбюджете, Кабмин имеет право осуществлять расходы госбюджета в соответствии со следующими требованиями:

1) расходы госбюджета могут осуществляться лишь на бюджетные программы, бюджетные назначения по которым установлены законом о госбюджете на предыдущий бюджетный период и одновременно предусмотрены в проекте закона о госбюджете на следующий бюджетный период, поданном Кабмином в Верховную Раду Украины, по которым полностью сохраняются целевые ограничения;

327712934″>2) ежемесячные бюджетные ассигнования общего фонда госбюджета суммарно не могут превышать 1/12 объема бюджетных назначений, определенных законом о госбюджете на предыдущий бюджетный период (кроме случаев, предусмотренных ч. 6 ст. 16 и ч. 4, пп. 4 и 5 ч. 2 ст. 23 БКУ).

Также обратите внимание: в публичных закупках отчет о результатах проведения процедуры закупки автоматически формирует и обнародует электронная система закупок. При этом срок обнародования такого отчета система отсчитывает со дня обнародования заказчиком в ней договора о закупке.

Напомним: строк для обнародования договора в соответствии с требованиями ст. 10 Закона № 922 составляет 2 (календарных) дня со дня его заключения. При этом законодатель предусмотрел конечный срок заключения договора, выйти за пределы которого заказчик не может, иначе такой договор будет недействительным. Согласно требованиям ч. 4 ст. 36 Закона № 922 такой срок составляет 35 календарных дней со дня обнародования на веб-портале Уполномоченного органа уведомления о намерении заключить договор по результатам применения переговорной процедуры закупки со дня обнародования на веб-портале www.prozorro.gov.ua уведомления о намерении заключить договор по результатам применения переговорной процедуры закупки (20 дней при применении сокращенной переговорной процедуры).

Справка. Согласно п. 2.2 Порядка № 309, при условии взятия бюджетного обязательства, по которому применяются процедуры закупок товаров, работ и услуг, распорядитель бюджетных средств в течение 7 рабочих дней с даты, указанной в отчете о результатах проведения процедуры закупки, подает в орган Казначейства следующие документы: Реестр бюджетных обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств (приложение 1 к этому Порядку) на бумажных (в двух экземплярах) и электронных носителях и оригиналы документов или их удостоверенные в установленном порядке копии, подтверждающие факт взятия бюджетного обязательства, с учетом законодательства в сфере закупок.

Заметим: как предусмотрено п. 2.9 Порядка № 309, органы Казначейства не регистрируют обязательства, в частности, в случае отсутствия у распорядителя бюджетных средств бюджетных ассигнований, установленных сметой. При этом такие обязательства не просто не регистрируют, а еще и применяют меры воздействия за нарушение бюджетного законодательства, определенные БКУ.

Учитывая указанное, советуем заказчикам-бюджетникам приводить в таких договорах о закупке (если на момент их заключения еще нет утвержденных ассигнований) как условие возникновения договорных (бюджетных) обязательств — наличие реального финансирования расходов, а также возможность в одностороннем порядке расторгнуть такой договор. Ведь любые бюджетные обязательства и платежи из бюджета осуществляются только при наличии соответствующего бюджетного назначения, если иное не предусмотрено законом о госбюджете ( ч. 1 ст. 23 БКУ).

Одновременно советуем заказчикам-бюджетникам уже сейчас обратиться в Госказначейство, а при наличии соответствующих полномочий — и в Минфин с целью внесения изменений в п. 2.2 Порядка № 309 в отношении увеличения семидневного срока. Ведь, как свидетельствует практика, указанный нами выход из ситуации не все казначеи воспринимают однозначно и отказывают заказчикам в регистрации договоров, ссылаясь на упомянутые выше нормы БКУ.

Справка. Согласно п.п. 24 п. 4 Положения о Государственной казначейской службе Украины, утвержденного Указом Президента Украины от 13.04.2011 г. № 460/2011, Казначейство Украины в соответствии с возложенными задачами оказывает консультационную помощь участникам бюджетного процесса по вопросам, относящимся к компетенции Казначейства Украины.

В заключение советуем обратить внимание на письмо Минэкономразвития «О планировании закупок» от 14. 09.2016 г. № 3302-06/29640-06, в котором рассмотрены отдельные вопросы планирования и проведения закупок в конце и в начале года, в частности:

— о проведении процедур закупок на следующий год;

— об осуществлении закупок в соответствии с временной и постоянной сметами;

— об осуществлении закупок, которые заказчик объективно не мог предусмотреть в начале года или на момент осуществления первичной закупки.

С текстом этого письма можно ознакомиться на с. 17 этого номера газеты.

Нормативные документы

БКУ — Бюджетный кодекс Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VІ.

Закон № 922 — Закон Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 г. № 922-VІІІ.

Приказ № 490 — приказ Минэкономразвития «Об утверждении форм документов в сфере публичных закупок» от 22.03.2016 г. № 490.

Порядок № 454 — Порядок определения предмета закупки, утвержденный приказом Минэкономразвития от 17.03.2016 г. № 454.

Порядок № 309 — Порядок регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденный приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309.

ДК 016:2010 — Государственный классификатор продукции и услуг ДК 016:2010, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 11.10.2010 г. № 457.

ДК 021:2015 — Национальный классификатор Украины ДК 021:2015 «Единый закупочный словарь», утвержденный приказом Минэкономразвития от 23. 12.2015 г. № 1749.

План закупок: формула расчёта + пример

На последнем корпоративном тренинге по бюджетированию закупок с участниками тренинга мы рассмотрели подход по моделированию плана закупок. Что я подразумеваю под определением «моделирование плана закупок»? Как всем известно, любые статьи бюджета предприятия строятся на базе планов по продажам. Не исключение и планы по закупкам.

После того, как отделу закупок был предоставлен план по продажам на год с разбивкой по месяцам, менеджерам по закупкам необходимо определить, какие суммы закупок они должны осуществить в том или ином месяце, чтоб обеспечить товаром выполнение поставленных плановых показателей по продажам.

Думаю, все согласятся с тем, что главным критерием эффективности вложенных средств в запасы является показатель прибыльности инвестиций в запасы, который определяется по формуле:

ПР.СКЛ. = ВП / ср.СЕБ.СКЛ.,

где ПР.СКЛ. – прибыльность складских запасов (%),

ВП – валовая прибыль (у. е.),

ср.СЕБ.СКЛ. – средняя себестоимость складских запасов (сумма себестоимости складских запасов на начало и конец месяца, делённая на два).

В свою очередь прибыльность складских запасов может также быть разложена с помощью двух показателей: коэффициента оборачиваемости складских запасов и прибыльности продаж (маржи). Умножение данных показателей и даёт в конечном итоге результат прибыльности инвестиций в запасы.

Исходя из выше перечисленного, чтобы определить плановую сумму закупки, мы можем сделать упор на необходимый для компании коэффициент оборачиваемости и прибыльность продаж. Прибыльность продаж компании обычно определяется по недавней истории продаж и на новый период имеет фиксированный характер (бывают исключения). То есть если мы в последнем квартале продавали товар с маржой 30%, то в следующем квартале планировать уровень маржи 40%, 50% и выше – нет смысла, так как в таком случае компания будет неконкурентна на рынке по цене. Поэтому мы делаем вывод, что нам уровень плановой маржи определить достаточно легко. Также стоит заметить, что кардинально изменить прибыльность продаж по определённой продукции для компании за короткий период времени практически невозможно.

Что касается коэффициентов оборачиваемости складских запасов, то в течение года данный показатель не может быть постоянен. Если вы наложите два графика, график по коэффициентам сезонности и график по коэффициентам оборачиваемости складских запасов, то увидите, что коэффициенты оборачиваемости ведут себя в течение года так же, как и коэффициенты сезонности. Другими словами, коэффициент оборачиваемости также имеет своего рода сезонных характер. Для наглядности смотрите пример ниже.

На графике выведены усреднённые коэффициенты сезонности и оборачиваемости за 3 летний период.

Таким образом, также по прошлой истории продаж за несколько лет мы можем определить, какой усредненный коэффициент оборачиваемости складских запасов в каждом месяце мы можем ожидать.

Итак, на начало периода нам известны следующие плановые показатели для каждого месяца:

план продаж (у. е.),
плановая прибыльность продаж (%),
плановый коэффициент оборачиваемости складских запасов,
фактическая сумма складских запасов на начало периода (у.е.),
коэффициент себестоимости

С помощью этих показателей мы и можем рассчитать плановую сумму закупок. Чтобы вывести формулу для расчёта плановой суммы закупок, мы используем формулу по определению оборачиваемости складских запасов (приведённой к годовому выражению):

После детализации компонентов формулы по расчёту коэффициента оборачиваемости запасов и 5-6 действий по переносу компонентов формулы в разные части уравнения получаем формулу по определению плановой суммы закупок:

где ПРОД.ПЛАН – плановая сумма продаж на месяц (у.е.),

МАРЖА – плановый уровень маржи (прибыльности продаж) на месяц,

k обор. пл. – плановый коэффициент оборачиваемости складских запасов для определённого месяца приведённый к годовому выражению,

себ. скл.н.м. – фактическая себестоимость складских запасов на начало месяца (плановая расчётная себестоимость складских запасов на начало каждого последующего месяца),

k себ. – коэффициент себестоимости на продукцию, рассчитанный по формуле – (затраты на транспортировку + закупочная цена) / закупочная цена.

Детальный пример с расчётом плана закупок вы найдёте в файле, который вы можете скачать, предоставив краткую информацию о себе.

План закупок на 2020 2021 год по 223 фз

Ответить tokarevaekaterina 0 Ответ написан Добрый День! Подскажите, пожалуйста, на И, видимо по этой причине не удается делать автоматическую синхронизацию в еис.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вебинар: План закупок 2019 г – актуальные вопросы от 14.12.2018
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Как составить план-график закупок на 2020 год
Вернуться в Закон ФЗ Контрактная система. Мы — сообщество специалистов по организации государственных закупок и участию в тендерах. Закон регулирует отношения, направленные на обеспечение государственных и муниципальных нужд, частности, осуществление закупок товаров, работ и услуг. Многие вопросы повторяют существующие темы по планированию на предыдущие годы.
Вопрос по ФЗ! В учреждении, в котором мне посчастливилось работать находимся заграницей , по указанию сверху, примерно во второй четверти этого года, была создана Контрактная служба. До настоящего времени прямого отношения к ней не имел, и вдруг огорошили новостью, что, вероятно, через месяц назначат ее начальником. Узнав эту радостную новость, начал разузнавать, чего же достигли коллеги в вопросе построения этой самой КС.
В итоге оказалось, что в этом направление ничего сделано не было — они просто перебрасывают ответственность друг на друга. От этого факта я пригорюнился, а еще больше после того, как прочитал, что осуществление закупки объекта, не включенного в план-график, влечет за собой административную ответственность и штраф в размере до 30 тыс. В результате чего, было принято решение начать разбираться во всем в срочном порядке, пока есть время. На данный момент нужна Ваша помощь относительно логики процесса планирования закупок от определения потребностей и до утверждения плана-графика после доведения бюджетных лимитов.
Я ниже опишу, как я вижу все этапы планирования, а к Вам большая просьба взглянуть и внести мотивированные корректировки. Спасибо Вам заранее за помощь!!! За пример берем планирование закупок ТРУ на г. До наступление г. Направляем запросы цен поставщикам подрядчикам, исполнителям с целью получения данных, необходимых для определения НМЦК, цены контракта с единственным поставщиком и НМЦ единицы товара.
Формируем План-график. Составляется план бюджетной схемы при этом правильно ли я понимаю, что в части, касающейся финансирования ТРУ на планируемый год, используются данные, полученные при ответе на наши запросы цен, который также использовались при формировании плана-графика? Отправляем проекты бюджетных смет куда следует. Получаем утвержденные бюджетные лимиты.
Если лимиты выделены не в полном объеме, вносим соответсвующие изменения в планы-графики тут мы можем, как я понимаю использовать НМЦК, которые получили в начале или все же надо снова делать запрос цен? Утверждаем план-график в течении 10 дней с даты доведения лимитов. Начинаем закупки. И еще один вопрос такого характера — обычно лимиты доводятся, как я понимаю, в февраля — марте бюджетного года, получается план-график утверждается только после их доведения, в этом случае на основании чего производятся закупки в январе, феврале?
Спасибо огромное еще раз!!! Вернуться наверх. Во-первых, не написали свою ОПФ. От этого зависят нюансы, но судя по тому, что лимиты, по Вашему мнению, доводятся в феврале, Вы — бюджетное учреждение, а не казенное. И именно от даты его утверждения будет отсчитываться срок на утверждение ПГ. Если Вы все-таки казенное, то да — у Вас смета, и отсчет срока на утверждение пойдет от даты доведения лимитов. Учитывайте, что формирование смет и ПФХД — задача бухгалтеров, а не контрактного управляющего.
Последний на этапе проектирования бюджета только аккумулирует информацию о закупках от отделов или сам формирует предложения о ТРУ — тут уж как решите , определяет их стоимость и передает бухгалтерам. Если Вы казенное учреждение, то не забудьте про нормирование. Обоснование НМЦК по правилам на год формировать можно на этапе проведения закупки, на этапе планирования это не требуется при условии, конечно, что Вам есть на что опереться при проектировании бюджета, если нет, то запрашивайте КП и обосновывайте.
Постоянной его переделки тоже не требуется, так как сроков актуальности не предусмотрено, хотя разумный срок — 6 месяцев если к моменту закупки пройдет больше, то лучше запросить и сделать заново. Также не забываем, что кроме обоснования методом сопоставимых рыночных цен есть и другие, которые, в некоторых случаях, использовать предпочтительнее.
Формирование плана-графика — это заключительный этап планирования, и он является техническим, а не нормативно-правовым этапом. То есть это результирующий документ, который отражает Ваши изыскания по планируемым закупкам. До формирования ПГ Вам нужно определиться с тем, какими способами Вы будете проводить закупки, выделить единственного поставщика и котировки если такие будут , распределить объемы СМП и резервы, сформулировать описания объектов закупки, основные условия контрактов, требования к участникам и национальный режим.
Без всего этого Вы сформировать ПГ не сможете. Рекомендую почитать на форуме статью про планирование в теме Пособия форумчан , только учитывайте, что технические вопросы формирования планов там изложены по состоянию на года, то есть не так, как будет с года. А как будет с года, сейчас не знает никто. В камере пыток при допросе ты — единственный незаменимый человек. Будь хозяином положения. Подскажите пожалуйста, каким образом сейчас будет происходить формирование ПГ на финансовый год?
Так и будем Методом подпинывания автомобиля ногой. Re: Вопросы: закупка у естественных монополий п. Возник вопрос по включению закупок по монополистам в план график или в связи с новыми изменениями: 1. Новая форма план-графика с В личном кабинете появилась пока еще не активная строчка «План графики с года» 2.
Если ФХД будет доведен только в январе года, то проблема решается само собой. Был в конце сентября на совещании в Казначействе,и вроде как говорили, что указание кодов КТРУ будет на стадии размещения извещения. Кто что думает по этому поводу? Единственный способ отделаться от искушения — поддаться ему.
Оскар Уайльд. Список форумов Часовой пояс: UTC. Форум госзакупки и госзаказ. Написать администратору. Форум Портала госзакупок www.
Госзакупки: план-график на 2019 год
Согласно положениям Закона о контрактной системе заказчиками осуществляется планирование торгов путем составления и размещения плана и плана-графика закупок. Содержание указанных документов достаточно схоже, однако стоит выделить и отличительные черты:. Таким образом, указанные выше документы отличаются по срокам, на которые они составляются и утверждаются, а также по сведениям, которые в них указываются.
Как заполнить план закупок на — гг. Документ планирования закупочной деятельности заказчика включает:. Ниже вы найдете пошаговое заполнение плана закупок на год.
С 1 января вступает в силу ряд изменений, которые коснутся правил формирования планов закупок в рамках ФЗ. Обновление законодательства призвано повысить эффективность распределения денежных средств, выделяемых из бюджета для обеспечения государственных нужд. Поэтому все заказчики, работающие в рамках ФЗ, обязаны изучить нововведения и строго их соблюдать. Любое государственное или муниципальное учреждение, попадающее под юрисдикцию ФЗ, обязано составлять план-график и план закупок на последующие финансовые периоды.
План закупок по 44-ФЗ
Теперь предприятия должны будут не только вести строгую отчетность, призванную обезопасить общегосударственную экономическую систему от проникновения в нее коррупционных схем, но и по-новому оформлять план закупок. Представители Минэкономразвития и Федерального казначейства уверены, что так им удастся:. Перемены также коснутся и самой документации. С наступающего года некоторые положения необходимо будет прописывать отдельной строкой без указания каких-либо дополнительных сведений. Речь идет про:. С года другими станут и сроки, которые допустимы для указания в плане закупок. Теперь фирме, желающей заключить сотрудничество по поставкам с другой компанией сразу на 3 года, придется подтверждать наличие финансирования на все время действия соглашения.
План-график закупок на 2019 год по 44-ФЗ + пошаговая инструкция
Вернуться в Закон ФЗ Контрактная система. Мы — сообщество специалистов по организации государственных закупок и участию в тендерах. Закон регулирует отношения, направленные на обеспечение государственных и муниципальных нужд, частности, осуществление закупок товаров, работ и услуг. Многие вопросы повторяют существующие темы по планированию на предыдущие годы. Вопрос по ФЗ!
По официальным данным к числу самых распространенных нарушений заказчиков являются отступления от требований законодательства в части планирования закупочной деятельности.
План закупок на год — это обязательная форма, необходимая для тех организаций, которые являются заказчиками. На основании плана закупок на год государством производится расчет и выделение необходимого финансирования для осуществления закупок. Такое планирование является эффективным и рациональным механизмом использования средств для обеспечения необходимых нужд муниципальных и федеральных учреждений, а также исключает коррупционную составляющую при проведении торгов. Новые нормативы начали действовать при оформлении плана закупок с года.
ПЛАН ЗАКУПОК
После того как все данные успешно прошли проверку, их отправляют на согласование. Для этого следует нажать соответствующую клавишу в открывшемся окне. Откроется панель согласования. Эти операции проводит уполномоченное лицо.
Ответить Елена Постникова 0 Ответ написан Вопрос касается сроков размещения плана-закупок на , г. Бюджет принят От какой даты считать срок размещения плана закупок, от даты принятия бюджета или даты уведомлений? Для получателей бюджетных средств следует ориентироваться на момент доведения до Вас объема прав в денежном выражении на принятие и или исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Пошаговое заполнение плана закупок на 2020 год
Планирование в конце году проводят по правилам, которые действовали до дня вступления в силу новой редакции закона ч. В году план закупки …. Законодательные сроки на внесение изменений в план-график Виды закупок Внесение изменений по каждому объекту закупки Законодательная норма до Получатели лимитов Согласно п. Вопрос: По закону планируем закупки малого объема, нужно ли нам создавать план закупок по фз на сайте? Вопрос: Где государственные заказчики должны размещать план-закупок и план-график на г. Вопрос: У нас будут опережающие закупки на год по ФЗ. Как в ЕИС разместить план закупок?
Как заполнить план-график на год: инструкция для заказчика. Вот пошаговая инструкция, как составить план-график и план закупок на год по ФЗ: Шаг 1. Работаем с разделом 1 плана-графика.
Напомним, согласно п. В этот же срок автономные учреждения после заключения соглашений о предоставлении субсидии на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства госсобственности или приобретение объектов недвижимого имущества в госсобственность, обязаны разместить документы планирования. Возможность заполнить форму в личном кабинете в ЕИС или в других информационных системах, которые связаны с ЕИС, будет прекращена.
Сроки размещения плана закупок
Вернуться в Закон ФЗ Контрактная система. Мы — сообщество специалистов по организации государственных закупок и участию в тендерах. Закон регулирует отношения, направленные на обеспечение государственных и муниципальных нужд, частности, осуществление закупок товаров, работ и услуг. У нас закупка на горячее питание на 3 года сумма на каждый год , как внести мне эту закупку в план-закупок и план -график?
Все закупки по Закону о контрактной системе проводите по плану-графику. Из рекомендации узнаете, кто составляет план-график, какие закупки в него включать и как заполнить форму. Также узнаете, как обосновать закупки и когда можно изменить план-график. Правила, как его формировать, утвердило Правительство постановлением от
Прежде чем получить возможность приобретать товары и услуги в году все государственные заказчики должны сформировать и опубликовать в ЕИС план-график закупок.
Для разработки плана закупок на — годы необходимо внести соответствующие корректировки в параметры утвержденного ранее документа по планированию закупочной деятельности на — годы и дополнительно добавить параметры за год. Обратите внимание! В план закупок необходимо включать сведения о закупочных процедурах, которые будут проводиться за пределами плановых годов, если об их проведении уже известно. Все заказчики, приобретающие товары и услуги для собственных нужд за счет бюджетных средств, обязаны составить и опубликовать в открытом доступе план закупок ПЗ на — годы.
План закупок — это структурированный документ, содержащий сведения о закупке товаров, работ, услуг. Составить план закупок нужно с учетом планируемых расходов, необходимых для удовлетворения нужд организации. План закупок составляют:. В план закупок вносятся сведения о закупках, планируемых к проведению в том периоде, на который формируется план закупок. Для автоматического создания плана закупок достаточно автоматически загрузить в программу свои закупки, а затем, нажатием одной кнопки создать план закупок на основании плана закупок прошлого года если ваши закупки повторяются из года в год , либо добавив нужные позиции ПЗ в продукт вручную. Государственные и муниципальные заказчики формируют план закупок в процессе составления проектов бюджетов бюджетной системы РФ и утверждается в течение 10 рабочих дней после доведения их объема прав в денежном выражении.
Основной признак таких заказчиков — доля участия в их уставном капитале государства, региона или муниципального образования, превышающая 50 процентов. Помимо сроков разработки и принятия законодательством определены и специальные требования к срокам размещения плана закупок. Поскольку средства на проведение закупок в таком случае выделяются из бюджета, порядок разработки, принятия и размещения таких графиков регулируется исключительно законодательством. Для государственных бюджетных и унитарных предприятий в некоторых случаях срок начинает исчисляться после утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности.
План закупок — форма и внесение изменений согласно 223-ФЗ
План закупок по 223-ФЗ (закон «О закупках…» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, далее — закон № 223-ФЗ) имеет определенные законодателем форму и содержание. Ниже мы расскажем, какими нормативными актами нужно пользоваться при составлении плана, как его заполнить и изменить в случае необходимости.
Планирование в соответствии с действующим законодательством: закон и постановление Правительства РФ
Деятельность по планированию закупок организациями, подпадающими под закон № 223-ФЗ, регламентируется следующими источниками:
Основной закон № 223-ФЗ включает в себя лишь отсылочные нормы к подзаконным актам, которые содержат точные указания по форме плана закупок по 223-ФЗ и по правилам заполнения этой формы. Также в законе прописан порядок размещения плана в общедоступных информационных ресурсах.
Постановление Правительства РФ «Об утверждении…» от 17.09.2012 № 932 (далее — Постановление № 932) является регламентом, в соответствии с которым заказчики оформляют, размещают, изменяют документы планирования.
Кроме того, при разработке рассматриваемого нами акта заказчики обязаны пользоваться локальными нормативными источниками и положениями о закупках. Все эти документы в обязательном порядке размещаются в ЕИС (единой информационной системе по госзаказам).
План закупок по закону № 223-ФЗ
В соответствии с указанным выше постановлением Правительства план закупки по 223-ФЗ оформляется в электронном виде. Другими словами, сканированный документ или pdf-файл не допускается. Данное требование позволяет любому заинтересованному лицу делать копии на свои носители всего документа или любой его части. Кроме того, в силу п. 15–17 Положения о размещении в ЕИС информации о закупке, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10.09.2012 № 908, публиковать план можно только с использованием программных средств ЕИС (структурированный вид плана), и факультативно допускается еще добавлять либо электронную, либо графическую версию рассматриваемого нами акта.
Формуляр законодательно установлен Правительством РФ и заполняется в соответствии с требованиями Постановления № 932. План на инновационные, лекарственные и высокотехнологичные контракты составляется с нюансами, оговоренными п. 2 Требований к форме, утвержденной Постановлением № 932.
План формируется не менее чем на один год (ч. 2 ст. 4 закона № 223-ФЗ). Ограничений максимального срока планирования не установлено. При этом документ должен быть разделен на месяцы или кварталы. Только для планов на инновационные, лекарственные и высокотехнологичные сделки установлены рамки: от 5 до 7 лет.
Корректировка (изменение) плана
Если в описываемый нами акт необходимо внести изменения (произвести корректировку), то заказчик обязан:
Утвердить изменения, подписать их усиленной электронной подписью.
Составить отдельно перечень изменений.
Внести изменения в структурированный, электронный и графический виды плана в ЕИС в течение 10 дней с даты их принятия.
Разместить перечень изменений.
Данная процедура осуществляется не позднее, чем будет опубликовано извещение о торгах (в форме конкурса или аукциона) и остальная сопутствующая информация (п. 9 Правил, утв. Постановлением № 932). Отметим, что в ЕИС обязательно остаются в свободном доступе все редакции измененного плана.
Пошаговая инструкция и образец заполнения
При заполнении бланка можно следовать следующим рекомендациям:
Данные о наименовании, месте нахождения, ИНН, КПП берутся из ЕГРЮЛ. ОКАТО — по месту регистрации заказчика.
Если срок контракта больше периода, на который разрабатывается план, то условия договора расписываются на всю его длительность.
Все коды вписываются в соответствии с действующими классификаторами. В ОКВЭД обязательно указываются раздел и подраздел. В коде продукции — раздел и класс продукции. Используются только цифровые обозначения.
При описании объекта сделки (графа 5) даются минимальные сведения, но в объеме, позволяющем идентифицировать объект от других похожих.
Далее прописывается информация также по действующим классификаторам.
Столбцы 11–17 заполняются теми данными, которые определяет заказчик самостоятельно.
Следующий раздел разрабатывается только заказчиками, которые обязаны работать с субъектами среднего и малого предпринимательства.
Здесь вы можете ознакомиться с примером составления плана закупок по 223-ФЗ на 2018 год.
Также мы предлагаем образец плана по закупкам инновационной продукции, лекарств и высоких технологий.
План закупок по ФЗ 223 — скачать форму можно здесь.
***
Таким образом, план закупок по 223-ФЗ отличается от аналогичного документа, заполняемого в соответствии с законом № 44-ФЗ. Требования к его форме и размещению установлены Правительством РФ. Однако субъекты, работающие по ФЗ № 223, во многом руководствуются собственными положениями о закупках. Так, в этих положениях могут содержаться некоторые особенности по порядку составления, публикации и изменения описанного в данной статье акта.
10 шагов для создания плана управления закупками
Не секрет, что хорошая организация ведет к лучшему управлению временем и повышению производительности на рабочем месте. Внедрение эффективного плана управления закупками позволит вам заметно сэкономить время на выбранном вами приложении для учета рабочего времени, что позволит вам составлять четкие планы и добиваться большего за свой день.
Подробный и простой в использовании план управления закупками устранит путаницу в процессе закупок, поможет выявить потенциальные риски и оставит вам запасной план на тот дождливый день, когда план А не сработает.
Что такое планирование управления закупками?
Когда вашему бизнесу необходимо найти поставщика какого-либо товара или услуги, которые необходимы для работы вашего бизнеса и завершения вашего соответствующего проекта, такого как (например) средства индивидуальной защиты для крупного строительного проекта, ваш план управления закупками процесс, через который вы будете идентифицировать и выбрать потенциальных поставщиков, учитывая при этом потенциальные риски и создавая подход к управлению закупками, который вы будете применять к процессу планирования закупок.
В конечном итоге вы хотите иметь документ, в котором указывается, что вам нужно, каковы связанные риски и затраты, а также какие отношения вы хотите установить между своим бизнесом и любым потенциальным поставщиком. Вы хотите определить период времени, в течение которого вы ожидаете завершить закупки, а также иметь четкое представление о том, какими будут ваши процессы, если что-то в процессе пойдет не так.
Зачем вам нужен план управления закупками?
Обрисовать потребности вашего бизнеса
Это может показаться ненужным делом — в конце концов, вы знаете в уме, что пытаетесь сделать.Но настоящая ценность этого документа состоит в том, что все участники проекта работают на одной странице друг с другом. План закупок позаботится о том, чтобы вы ничего не упустили из виду, и внесет ясность в вашу команду в отношении того, чего вы пытаетесь достичь.
Для определения потенциальных рисков закупок
В процессе закупок многое может пойти не так, что не сразу очевидно. Что вы будете делать, если у вашего поставщика возникнут проблемы? Возможно, товары неисправны, или отправлены с опозданием, или существует ряд других проблем, которые могут угрожать прогрессу вашего проекта.Подробный процесс управления закупками позволит определить, что могло пойти не так, и составить резервные планы, чтобы помочь уменьшить ущерб.
Чтобы найти лучшего поставщика для вашей ситуации
Вы хотите установить отношения со своим поставщиком, которые положительны для вашего бизнеса, и выбрать лучший вариант, чтобы обеспечить успех вашего проекта. Прохождение процесса управления закупками позволит вам проанализировать потенциальных поставщиков с учетом ваших уникальных потребностей как клиента и сделать выбор, который принесет вам наибольшую пользу.
Как создать план управления закупками
1. Обозначьте свои потребности и ожидания
Вы хотите четко обозначить потребности вашего проекта — что вы хотите купить и почему? Вы можете использовать шаблон плана закупок, чтобы помочь структурировать план, который вы составляете, и упростить его понимание и понимание. Начните с определения цели плана — чего вы хотите достичь, создав процесс управления закупками?
2.Анализируйте рынок
Теперь вы хотите взглянуть на рынок закупаемых вами товаров: есть ли пара доминирующих поставщиков, есть ли на рынке хотя бы поставщик, способный удовлетворить спрос на ваш проект? Насколько глубоким должен быть ваш анализ, на самом деле зависит от масштаба вашего проекта (и от того, насколько его успех будет зависеть от закупленных товаров), поэтому будьте осторожны и подумайте, увеличивают ли затраты времени на это для вашего общего плана.
3. Детализируйте потенциальные затраты
Ни один проект не требует неограниченного финансирования — важной частью вашего плана управления закупками является определение не только затрат, связанных с закупками, но и обеспечение того, чтобы эти затраты находились в приемлемом диапазоне. Худшее, что вы могли бы сделать, — это перерасходовать и израсходовать слишком большую часть бюджета вашего проекта на процессы закупок.
4. Создание методологии оценки
Определите, как вы будете оценивать потенциальных поставщиков.Возможно, вы будете взвешивать стоимость как наиболее важный показатель для оценки того, каких поставщиков вы выберете, но также имеет значение рассмотрение вопроса о том, может ли надежность / репутация поставщиков сделать их более безопасным выбором для избежания потенциальных рисков в процессе закупок. Вам нужно закупить качественный товар? Если вы ищете что-то вроде защитного оборудования, то очевидно, что качество очень важно, но для товаров, которые могут не иметь критического влияния на ваш проект, вы можете сэкономить немного денег на предметах более низкого качества.
5. Основные даты
Для вас важно точно знать, когда вам нужно будет завершить процесс закупки. Обеспечение отличного поставщика и экономия денег — это здорово, но не в том случае, если вы в конечном итоге найдете поставщика, который не может уложиться в ваши временные рамки. Несвоевременная доставка может иметь огромное влияние на ход вашего проекта, в зависимости от потребности в товарах, которые вы ждете.
6. Определите потенциальные риски
Что может пойти не так в вашем процессе закупок? Что вы будете делать, если ваши товары будут доставлены поврежденными или прибудут с опозданием? Выявление рисков позволит вам проявлять инициативу в смягчении негативных последствий, которые они могут иметь для вашего проекта.После оценки рисков вы можете создать «план Б» для выполнения в худшем случае, который может стать разницей между успехом и неудачей для вашей команды, даже если что-то пойдет не так.
7. Оцените характер ваших отношений с поставщиком
Тип ваших отношений с поставщиком может сильно повлиять на качество получаемых вами услуг, а также на потенциальные риски, связанные с процессом закупок. Если ваш проект будет полностью зависеть от закупок товаров у этого поставщика, важно, чтобы вы определили это как можно раньше. Возможно, ваш обычай незначителен в глазах поставщика или ваш бизнес будет для него очень ценным. Эти соображения повлияют на баланс сил в ваших отношениях с выбранным поставщиком, независимо от того, сможете ли вы диктовать определенные условия или это может быть продиктовано вам. Понимание баланса ваших отношений поможет вам лучше ориентироваться в процессе закупок.
8. Определите свою стратегию выхода
Все приходит к концу.Ваши отношения с поставщиком не будут длиться вечно, будь то из-за того, что ваш проект завершен или ваш поставщик ушел с рынка. В конечном итоге вам необходимо иметь план того, как эти события могут произойти. Четкое прекращение контракта упростит управление прекращением ваших отношений с поставщиком, а наличие резервного плана того, к кому обратиться в случае внезапного исчезновения вашего поставщика, избавит вас от раздоров в худшем случае.
9.Перечислить предлагаемые условия контракта
Ваши ожидания и ожидания вашего поставщика должны быть четко определены с самого начала. Знание и четкое определение этих условий позволит вам принять более обоснованное решение о том, как вы будете управлять своим процессом закупок.
10. Наладить коммуникационные процессы
Коммуникация является ключом к любым успешным отношениям, но это еще более важно, если вы собираетесь полагаться на своего поставщика в обеспечении постоянного успеха вашего проекта.У вас должен быть четко определенный метод и процесс коммуникации — знайте, с кем вам нужно поговорить, чтобы получить необходимую информацию, и убедитесь, что ваш поставщик знает, какую информацию вы ожидаете получить и кого в вашей команде они должны отправлять. это к. Вас ждет меньше сюрпризов, если вы сможете держать друг друга в курсе всего, что происходит в процессе закупок.
Стратегия закупок | Разработайте стратегию закупок за 9 шагов
75% CPO считают, что они будут реализовывать стратегию цифровых закупок в следующие пять лет.«Стратегия закупок» — наиболее востребованная концепция закупочного сообщества. Однако процесс создания надежной и актуальной стратегии закупок совсем не прост.
Что такое стратегия закупок?
Термин стратегия закупок относится к долгосрочному плану по рентабельному приобретению необходимых материалов из списка эффективных поставщиков, которые будут поставлять качественные товары вовремя, соблюдая условия закупок. Как правило, стратегия закупок зависит от ряда факторов, таких как график закупок, доступный бюджет, общая стоимость владения (TCO), возможные риски и многое другое.
Стратегии закупок
часто фокусируются на таких вариантах, как снижение затрат, снижение рисков и органическое расширение. Согласно недавнему опросу, 78% CPO по всему миру считают сокращение затрат своей стратегией закупок наивысшим приоритетом. Организации могут выбрать один или несколько приоритетов в зависимости от своих бизнес-требований. Если для вас приоритетной является экономия средств, вот подробное руководство, которое вам следует проверить. Это поможет вам сократить расходы и увеличить экономию на 60%.
Типы закупочных стратегий
Независимо от размера организации существует несколько общих типов стратегий закупок, которые могут быть приняты каждым. Их:
Снижение затрат
Управление рисками
Управление поставщиками и оптимизация
Зеленая закупка
Global Sourcing и
Всеобщее управление качеством
Шаги по созданию эффективной стратегии закупок
Надежная стратегия закупок позволит свести к минимуму ошибки, выявить возможности экономии, исключить отдельные расходы и обеспечить соблюдение политики.Ниже перечислены девять ключевых шагов на пути к реализации успешной стратегии закупок:
1. Внедрить программу закупок
Организации, которые обрабатывают процесс закупок вручную, с большей вероятностью потратят больше из-за человеческих ошибок, задержек и просроченных платежей. Программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow Procurement Cloud, повышает продуктивность сотрудников и сокращает количество ошибок за счет устранения ручного ввода данных и связанных с этим недостатков. Это помогает оптимизировать процесс от закупки до оплаты от начала до конца.Обладая лучшими в своем классе функциями, Kissflow Procurement Cloud помогает выявлять и устранять пробелы в процессах и обеспечивать соблюдение политик без какого-либо ручного вмешательства.
2. Проанализировать расходы организации
Первым шагом разработки стратегии закупок является анализ существующей культуры расходов в вашей организации. Для этого вам необходимо получить данные от внутренних заинтересованных сторон, поставщиков и всех других сторон, участвующих в процессе закупок.
Данные, полученные на этом этапе, будут не только служить базой знаний в вашей организации, но и служить основой для стратегии закупок.Такие инструменты, как совокупная стоимость владения (TCO), могут использоваться для выявления и анализа часто упускаемых из виду или неизвестных затрат, которые несет элемент / услуга в дополнение к его начальной закупочной цене. Мы подготовили веб-семинар, который вы можете посмотреть, чтобы контролировать свои организационные расходы.
3. Определите потребности бизнеса
Чтобы разработать надежную стратегию закупок, обеспечивающую наилучшие результаты, важно четко понимать потребности вашей организации. Этот основанный на фактах анализ поможет вам согласовать и расставить приоритеты в вашей стратегии закупок по отношению к другим функциям и бизнес-целям.
Простое обсуждение типа «а что, если», которое бросает вызов статус-кво и ставит под сомнение очевидное, откроет гораздо больше возможностей для экономии. Такие инструменты, как матрица позиционирования по категориям, могут помочь организациям определить ключевые бизнес-требования, которые будут учтены при разработке их стратегии закупок.
4. Оценка рыночных условий
После того, как внутренний анализ определения потребностей бизнеса завершен, следующим очевидным шагом будет рассмотрение внешней стороны вещей: рынков поставок и их условий.Здесь необходимо собрать необходимые данные от поставщиков и потенциальных поставщиков.
Для обеспечения актуальности организациям необходимо следить за тем, чтобы собранные данные оставались актуальными с течением времени. Ряд методологий, таких как пять сил Портера и анализ SCOPE, пригодятся во время этого анализа.
Если вы будете следовать лучшим методам закупок, чтобы лучше знать свой рынок и поставщиков, этот шаг будет относительно простым.
5. Ставьте четкие цели
После того, как потребности бизнеса определены, пора сформулировать четкое видение того, что необходимо достичь.Данные, собранные на предыдущих этапах, можно использовать для определения мелочей в вашем процессе закупок.
После того, как они определены, отсортируйте их в порядке убывания влияния каждого из них на чистую прибыль вашей организации. Такие инструменты, как SWOT-анализ, можно использовать для определения текущего состояния ваших закупочных функций. Например, если вам нужно сократить расходы на независимость, вам необходимо внедрить программное обеспечение для закупок, которое сделает процесс прозрачным.
6. Определите политику закупок
Теперь, когда вы знаете, что необходимо решить, пора составить список передовых методов закупок, которые устранят существующие недостатки.Вы можете начать процесс, изменив свою политику закупок, чтобы устранить риски, выявленные в ходе SWOT-анализа.
Когда вы составляете набросок политики закупок для своего бизнеса, лучше не начинать с нуля. Вместо этого вы можете адаптировать существующие шаблоны политики закупок в соответствии с бизнес-потребностями вашей организации. В идеале политика закупок должна предлагать рекомендации по добросовестной практике для всех, кто участвует в процессе, а также средства правовой защиты от возможных нарушений.
7. Описание стратегии закупок
С помощью полученных данных и информации составьте проект стратегии закупок. Здесь необходимо перечислить желаемые цели и тактику, которая будет использоваться для их достижения.
Цели должны быть измеримыми, своевременными и реалистичными. В тактическом плане будут перечислены методы, которые будут использоваться для достижения заранее определенных целей. Стратегия закупок также может включать в себя «большую идею», которая в конечном итоге раздвинет границы возможностей.
8. Разработка стратегии цифровых закупок
С помощью данных и информации, полученных на предыдущих этапах, вам необходимо разработать стратегию цифровых закупок. На этом этапе организациям необходимо обновить свои технологии закупок, стратегию, процессы, таланты, набор навыков и вспомогательные системы.
Внедрение стратегии цифровых закупок следует считать приоритетом, поскольку это позволяет организациям уделять больше времени поставщикам и стратегической части закупок, а не административным задачам и транзакциям.Стратегия цифровых закупок поможет предприятиям использовать ресурсы, необходимые для получения огромной прибыли, и сделать процесс закупок гибким.
9. Выполнение, управление и уточнение стратегии
Следующим шагом после создания цифровой стратегии является ее реализация. По мере реализации стратегии потребуется вовлечение других бизнес-функций (HR, админ, продажи, финансы). После реализации стратегии цифровых закупок вам необходимо будет отслеживать и оценивать прогресс и успех реализации.
Облако закупок
Kissflow предоставляет инструменты и упрощенный подход к закупкам, и вы легко найдете это безболезненным способом перехода на цифровые технологии.
Основы стратегии закупок
Идеальная основа стратегии закупок будет включать следующее:
Изложение стратегии: основа и обоснование
Желаемые результаты: результаты
Срок: сроки
Тактический план: как будет реализована стратегия
Меры: показатели, используемые для оценки процесса
Используемые инструменты: совокупная стоимость владения, SWOT-анализ, пять сил Портера, матрица позиционирования категорий, SCOPE-анализ, Fishbone-анализ и т. Д.
Рекомендуемая литература:
Раскройте потенциал автоматизации в стратегии закупок
Стратегия структурированных закупок бросит вызов существующему положению дел и подчеркнет новые подходы, обеспечивающие экономию затрат и повышение эффективности процессов. Использование инструментов автоматизации процессов для реализации стратегии и контроля за ее продвижением принесет значительные долгосрочные выгоды. Они помогают автоматизировать сложные процессы закупок, упреждающе минимизируя риски и ошибки.
Мы составили готовое руководство по автоматизации закупок, которое поможет вам начать процесс автоматизации. Загрузите его сейчас и извлеките из него максимум пользы.
С помощью Kissflow организации могут развернуть свою модель стратегии закупок, чтобы улучшить операционное управление закупками — от автоматизации процессов до пользовательских панелей мониторинга на основе ролей. Автоматизация позволяет организациям участвовать в процессе динамической оптимизации затрат с помощью практических аналитических данных и бесшовной интеграции со сторонними источниками данных.
Ищете способ автоматизировать вашу стратегию закупок? Взгляните на Kissflow, чтобы внедрять инновации на ходу.
Составление плана закупок | Государственные закупки и имущество Новой Зеландии
Что входит в план закупок
Если у вас уже есть экономическое обоснование, вы можете извлечь из него много необходимой информации. Если бизнес-кейс еще не был написан, но вашему агентству требуется, вы можете объединить их в одном документе.
1. Основная информация о проекте
Включите:
ваши цели и то, как вы планируете их достичь
Краткое изложение того, что закупается, и связанных с этим затрат
, насколько запланированный подход соответствует Принципам государственных закупок (например, прозрачность, справедливость для всех поставщиков или поставщиков, получение правильного поставщика или поставщика и наилучший результат) и Правилами государственных закупок, если применимо
механизмы управления и процессы утверждения
ключевых заинтересованных сторон и ваш план взаимодействия с ними
— ссылка на стратегию закупок вашего агентства.
2. План снабжения
Включите:
тип подхода к закупкам, который вы будете использовать (например, открытый процесс или прямой поиск поставщиков)
, как будут оцениваться поставщики или поставщики и их предложения и какую комплексную проверку вы проведете
письменный документ, подробно описывающий вашу стратегию обращения к поставщику или сообществу поставщиков.
3. Исключения и исключения
Включить:
запись любых исключений или исключений из Правил государственных закупок с конкретным обоснованием подхода
свидетельство утвержденного официального освобождения от должности независимого старшего менеджера, если предлагаемый вами подход предполагает отход от собственной политики закупок вашего агентства.
Ссылка на Правило 12 и Правило 14.
4. Информация о контракте
Включите:
описание контракта, который будет использоваться
как будет выполнен контракт и дата его завершения
, как будет осуществляться управление контрактом во время доставки.
5. Риски и честность
Включите:
риски, связанные с проектом, и способы управления ими.
, как будет управляться процесс проверки честности.
6. График
Включите:
реалистичный пошаговый график процесса закупок
подписей, обязанностей и согласований.
Как создать план управления закупками
Что такое план управления закупками?
План управления закупками — это термин, применяемый к набору процессов закупок, которые влекут за собой правильное определение персонала, календарного планирования, управления поставщиками и управления контрактами.Такой план включает в себя конкретные стратегии для выполнения этих процессов закупок с учетом этапов, от документации до закрытия контракта.
Как важнейший компонент управления цепочкой поставок, управление закупками, как правило, является одним из тех процессов, которые более утомительны, чем необходимо. Процессы ручного управления закупками особенно уязвимы для препятствий, таких как задержка утверждения и неуместные документы. В результате этих факторов проекты замедляются, производительность падает, а общая прибыльность бизнеса снижается.
План управления закупками служит хорошим началом для наведения порядка в процессах закупок. При правильном использовании эти документы помогают снизить общие затраты на закупку и обеспечить бесперебойную работу бизнеса.
В этой статье мы обсудим компоненты эффективного плана управления закупками и перечислим шаги по его созданию для ваших проектов. Мы также подробно рассмотрим типичные проблемы в управлении закупками, чтобы вы могли подготовиться соответствующим образом.
Поговорка «Ни один человек — не остров» относится к менеджменту по закупкам.Управление закупками охватывает цепочку процессов, важных для многих предприятий, будь то приобретение товаров или услуг. При правильном управлении закупками компании избегают задержек и ошибок, которые наносят ущерб их чистой прибыли.
Управление закупками имеет решающее значение как для частного, так и для государственного секторов. В частном секторе эти процессы оказываются неотъемлемой частью цепочки поставок, помогая определить идеальные источники поставок и снижая общие затраты на сырье. С другой стороны, в государственном секторе, особенно в Европе, управление закупками требует подотчетности расходов, чтобы обеспечить оптимальное соотношение цены и качества.
Контекстное меню графика
Важность закупок в принятии стратегических решений
Принимать или покупать решения: 61
Принимать или покупать решения
%
Важность закупок в принятии стратегических решений
Определение того, как предоставляются услуги: 53
Определение того, как предоставляются услуги
%
Важность закупок в принятии стратегических решений
Разработка новых продуктов: 49
Разработка новых продуктов
%
Важность закупок в принятии стратегических решений
Планирование корпоративных рисков: 44
Планирование корпоративных рисков
%
Важность закупок в принятии стратегических решений
Слияния и поглощения: 27
Слияния и поглощения
%
Deloitte, 2018
Разработано
Эффективное планирование и реализация закупок начинается с плана закупок. План закупок устанавливает потребности в приобретении и дает четкую дорожную карту процесса закупок от начала до конца. Правильно составленный план закупок позволяет сократить расходы на закупку, улучшить отношения с поставщиками и повысить общую продуктивность бизнеса.
Определен план управления закупками
План управления закупками описывает основные процессы закупок, включая планирование, управление поставщиками и контрактами. Он также определяет членов команды, которые будут участвовать в процессах.План содержит подробную информацию о стратегиях выполнения процессов закупок и иллюстрирует различные стадии закупок, от документации до закрытия контракта. Кроме того, эти планы должны быть максимально подробными, чтобы обеспечить общую эффективность закупок.
Во многих случаях план управления закупками является частью более крупной бизнес-стратегии. Например, план управления закупками часто служит важным компонентом плана управления проектом, в котором документируются внешние процессы закупок для проекта. Информация, подробно описанная в плане управления закупками, также может использоваться в других процессах, включая закупочную документацию и запросы на изменение.
Интересно, что, несмотря на доступность программного обеспечения для управления закупками, многие компании продолжают полагаться на ручные процессы для создания этих планов. Это отражается в медленном росте рынка программного обеспечения для закупок, который, по прогнозам, к 2023 году достигнет 6,04 миллиарда долларов.
Источник: Apps Run the World
Основные компоненты плана управления закупками
Планы управления закупками обычно состоят из нескольких компонентов, которые определяют различные части процесса закупок.Знание этих основных компонентов помогает специалистам по закупкам лучше понять свои роли.
Потребности в закупках — В этом разделе плана закупок указываются материалы, продукты или услуги для внешних закупок. Каждая позиция обычно включает обоснование закупок на стороне, особенно если возможно использование внутренних источников.
Роли и обязанности — Этот критический компонент гарантирует, что все вовлеченные стороны понимают объем своей работы и ответственности.Некоторые важные роли, обычно определяемые в плане управления закупками, включают менеджеров проектов, менеджеров по контрактам и руководителей компаний. Кроме того, план управления закупками определяет границы каждой из этих ролей, чтобы минимизировать дублирование.
Планирование — План управления закупками должен содержать подробные сведения о расписании, чтобы гарантировать, что процессы закупок завершены в ожидаемые сроки. В некоторых случаях план разбивает проекты на конкретные задачи с датами начала и предполагаемыми датами окончания.Например, в строительном проекте график включает подробные сведения о подрядчиках по сантехническим и электромонтажным работам. Программные инструменты управления проектами могут помочь в этом аспекте, особенно при управлении расписаниями на уровне задач.
Управление поставщиками — В этом разделе описаны протоколы и стратегии управления поставщиками. Таким образом, предприятия гарантируют, что поставщики и подрядчики предоставят приемлемую работу в ожидаемые сроки. Кроме того, в этом разделе могут быть подробно описаны процессы для отчетов о состоянии, утверждения расписания и обработки счетов.
Процессы проверки и утверждения — План управления закупками также описывает процессы проверки и утверждения изменений, которые необходимо внести в закупочную документацию. Эти процессы обеспечивают утверждение только действительных изменений.
Этапы создания плана управления закупками
Тщательный план управления закупками оптимизирует процесс закупок и увеличивает шансы проекта на успех. Помимо детализации, план управления закупками также должен быть гибким.Это гарантирует, что план может изменяться в соответствии с масштабом проекта и учитывать различные риски и корректировки. Следующие шаги помогут вам при составлении плана управления закупками:
1. Определите условия закупок и лучший тип соглашения для использования.
Начните составлять план управления закупками, указав товары и услуги, которые необходимо закупить, а также причины закупок. Укажите даты, когда потребуется каждый элемент, в соответствии с графиком проекта.Для ясности в этом разделе плана также должны быть указаны лица, уполномоченные утверждать эти покупки.
Кроме того, решите, хотите ли вы использовать контракты с фиксированной ценой или контракты с возмещением затрат. У вас также есть возможность выбрать контракты на основе материальных затрат или фиксированных почасовых ставок. После определения типа контракта укажите подробности управления контрактом на протяжении его жизненного цикла, включая утверждения и требования к подписи.
2. Определите риски, протоколы снижения рисков и ограничения.
Для обеспечения гибкости в плане управления закупками учитываются потенциальные риски, которые могут вызвать задержки проекта, а также стратегии снижения этих рисков. Укажите эти риски, которые могут включать задержку доставки продуктов и услуг, неудовлетворенные ожидания по стоимости, задержки доставки и конфликты поставщиков. Обязательно укажите стратегии, например, замену подрядчиков или поставщиков, чтобы уменьшить влияние этих рисков.
Точно так же план управления закупками должен включать ограничения проекта.Обозначьте возможные ограничения, чтобы их можно было учитывать в процессе закупок. Например, четко заявленные бюджетные ограничения помогут членам команды, подрядчикам и поставщикам понять, что соблюдение бюджета не подлежит обсуждению.
Источник: BCI Supply Chain Resilience Report 2018
3. Определите затраты.
Это важный шаг в создании плана управления закупками, поскольку он напрямую влияет на бюджет. В основном, определение стоимости включает в себя выпуск запроса предложений (RFP), который просит поставщиков предоставить заявки на свои продукты или услуги.Эти RFP обычно включают важные даты графика и предоставляют подробную информацию о продуктах и услугах поставщиков, рабочих соглашениях и предыдущем опыте. Поставщики также обычно предоставляют построчную схему своих затрат, чтобы помочь менеджерам и руководителям принимать обоснованные решения о закупках.
4. Установите процессы утверждения и критерии принятия решений.
В этой части плана управления закупками описывается рабочий процесс утверждения контрактов. Укажите шаги, необходимые для окончательного утверждения, включая рассмотрение заявок и предложений, а также анализ услуг и затрат.Этот подробный рабочий процесс помогает гарантировать, что каждый контракт должным образом рассматривается перед окончательной стадией утверждения.
Помимо рабочего процесса утверждения, установите критерии, которым должны соответствовать поставщики для заключения контрактов. Эти критерии могут включать качество продуктов и услуг, предлагаемых поставщиком, историю производительности, соответствие RFP и способность поставщика следовать предоставленному графику. Здесь вы также можете указать дополнительные требования поставщика, такие как социальная и экологическая ответственность.
5. Определите процессы для управления поставщиками.
Эти процессы управления поставщиками могут включать, как и когда менеджеры проектов и поставщики будут встречаться, а также цели этих встреч. Таким образом, менеджеры проектов регулярно получают обновления о ходе выполнения и информацию, необходимую для продолжения проекта.
Кроме того, установите показатели производительности, чтобы поставщики понимали ваши ожидания с точки зрения планирования и окончательных затрат. Эти процессы гарантируют, что необходимые вам продукты и услуги будут доставлены вовремя без ущерба для качества.
Хорошая новость заключается в том, что лучшее сегодня программное обеспечение для закупок предлагает множество инструментов для управления поставщиками и продавцами.
Tradogram, например, имеет функции для обеспечения бесперебойной связи с поставщиками и продавцами. Программное обеспечение предоставляет формы оценки поставщиков и оценочные карты поставщиков, поэтому вы можете легко проводить оценку поставщиков. Кроме того, платформа поставляется со встроенными комнатами для обмена сообщениями и обсуждениями, которые упрощают сотрудничество с поставщиками и поставщиками.
Люди, участвующие в управлении закупками
Управление закупками часто включает больше, чем просто отдел закупок или группу закупок. Процессы закупок охватывают широкий спектр функций и ролей. В число людей, участвующих в закупках, входят:
Руководители проектов, которые управляют графиком и контролируют бюджет проекта.
Менеджеры по контрактам, которые вносят вклад в документацию и изменения в контрактах.
Технические менеджеры, которые уточняют технические требования к подрядчикам и определяют сроки технического задания.
Юристы, которые консультируют предприятия по юридическим требованиям и вносят свой вклад в заключение договоров.
Руководители, принимающие решения и имеющие последнее слово по контрактам и договорным вопросам.
Финансовые отделы, которые устанавливают лимиты расходов на закупки и предоставляют отчеты об управлении доходами и расходами.
Учитывая широкий спектр функций закупок, неудивительно, что решения для управления закупками часто предлагают интеграцию с программным обеспечением для бизнеса, таким как программное обеспечение ERP и бухгалтерские платформы. Tradogram, например, поставляется со встроенной интеграцией для QuickBooks, Xero и Sage 300.
Через панель Tradogram вы можете указать, как QuickBooks интегрируется с платформой.
Причины, по которым вам нужен план управления закупками
Мы уже обсуждали некоторые преимущества хорошо составленного плана управления закупками. Как часть общего процесса управления закупками, этот план гарантирует, что процесс закупок идет хорошо для проектов вашего бизнеса, среди других преимуществ, таких как:
Он предоставляет подробный список потребностей проекта, а также надежные источники, которые могут их удовлетворить. потребности.
План помогает руководителям проектов и специалистам по закупкам устанавливать реалистичные ожидания в отношении проектов, особенно в отношении сроков реализации.
Он усиливает стратегии закупок и гарантирует заинтересованным сторонам максимальную оптимизацию этих процессов.
План закупок устанавливает график и ответственную сторону для каждого этапа процесса закупок, повышая прозрачность и подотчетность.
Он организует закупки, объединяя похожие требования в один контракт или разделяя большие требования на несколько пакетов контрактов.
Tradogram упрощает процесс утверждения за счет автоматических предупреждений для вовлеченных пользователей.
Общие проблемы в управлении закупками
Учитывая сложный характер закупок, неудивительно, что в этой сфере могут возникнуть проблемы. Многие из этих проблем можно решить с помощью оптимизированного процесса управления закупками.
Управление процессами запросов. Закупки часто включают в себя самые разные формы запросов, в том числе формы запроса предложений и запросов предложений.План управления закупками гарантирует наличие четких процедур обработки этих форм и их строгое выполнение.
Отслеживание заказов в Tradogram с аналитикой.
Снижение рисков. Проекты часто сопряжены со своими собственными наборами рисков, которыми необходимо управлять должным образом, чтобы обеспечить выполнение проектов. Гибкий план закупок учитывает эти риски и предоставляет стратегии снижения рисков для минимизации воздействия рисков на проекты.
Управление ожиданиями заинтересованных сторон. Может быть сложно координировать свои действия с заинтересованными сторонами и управлять их ожиданиями и целями с точки зрения проектов. План управления закупками обеспечивает достаточную прозрачность процесса закупок, чтобы гарантировать заинтересованным сторонам защиту их интересов.
Будущее управления закупками
Как и в большинстве других сфер, закупки не новичок в цифровой трансформации. Подрывные технологии, такие как программное обеспечение для закупок, расширенная аналитика и важнейшие тенденции в области искусственного интеллекта, облегчают специалистам по закупкам планирование и реализацию.Эти технологии оптимизируют процессы закупок за счет автоматизации, обеспечивая такие преимущества, как стратегический поиск поставщиков и упреждающее управление поставщиками.
Решения для закупок, такие как Tradogram, обеспечивают легкий первый шаг к переходу на цифровые закупки. Если вам интересно, вы можете воспользоваться бесплатной пробной версией платформы.
Даниэль Эпштейн
Дэниел Эпштейн (Daniel Epstein) — старший аналитик по финансовым исследованиям в FinancesOnline и архитектор нашего отдела контента Fintech и ERP.Его основные области знаний — технологии блокчейн, криптовалюты и использование биометрии в финтех-решениях. Его работы часто цитировались в таких изданиях, как Forbes, USA Today, Entrepreneur и LA Times. За последние 5 лет, проведенных в нашей команде, было изучено более 1800 решений, он всегда уделял первоочередное внимание предоставлению читателям непредвзятого взгляда на современные финансовые технологии.
Логистика и планирование закупок проектов
Управление любым проектом требует тесного сотрудничества и логистики.Такие факторы, как закупка товаров, выбор подрядчика и надежность поставщика, могут повлиять на завершение вашего проекта, поэтому очень важно оптимизировать эти аспекты наиболее эффективным способом.
SitelogIQ — это профессиональная консалтинговая компания, которая вам понадобится при планировании закупок для вашего проекта. Наши менеджеры программ готовы помочь вам разобраться во многих решениях, которые необходимо будет принять вашему отделу закупок, с помощью подробных консультаций и постоянного управления проектами.
Что такое планирование закупок проекта?
Планирование закупок по проекту — это процесс принятия решения о том, что необходимо вашему бизнесу для завершения проекта, когда покупать эти предметы и у кого их следует покупать. После тщательной подготовки вы сможете лучше гарантировать своевременную доставку ваших товаров. План закупок поддерживает ваш проект в соответствии с графиком и бюджетом.
Процесс планирования закупок по проекту помогает вам определиться с вашими ожиданиями и методами закупок. SitelogIQ может помочь вам с помощью следующих шагов:
Идентификация: Отдел закупок и руководитель проекта должны работать вместе, чтобы разработать список элементов, необходимых для проекта.
Выбор: Прежде чем вы сможете приступить к работе, вам необходимо выбрать поставщиков, которые могут выполнить ваши требования.Подрядчики будут делать ставки на доступные вакансии, и менеджер проекта может определить, какого из этих поставщиков выбрать, на основе индивидуальных критериев выбора.
Контроль: После того, как каждый поставщик поймет свои требования и подпишет контракт, менеджеру проекта потребуется поддерживать постоянную связь для обеспечения надежности. Ваш менеджер будет организовывать регулярные встречи, рассматривать заказы и следить за ходом доставки.
Оценка: После того, как проект будет завершен в соответствии с условиями, изложенными в соглашениях с подрядчиками, вы можете оценить окончательный проект.Ваш руководитель проекта и отдел закупок настроят измерения производительности и аудит по мере необходимости.
7 шагов к управлению закупками для оптимизации процессов, приносящих ~ 70% выручки | Процессная улица
Закупки напрямую влияют на чистую прибыль организации и могут приносить 70% выручки. Помня об этом, важно правильно организовать закупки.
Мир закупок претерпел огромные изменения за последние пару лет.Изменения, особенно важные с точки зрения управления закупками, включают:
Цифровая трансформация : 85% организаций считают, что цифровая трансформация изменит способ предоставления услуг в течение следующих 3-5 лет.
Думая о поставщиках не только о цене : уделяя больше внимания синергии с поставщиками. Осознается важность видимости поставщика в отношении этапов закупки.
Переход к эффективному управлению изменениями : Организации сосредотачиваются на плане плавного управления изменениями, при этом руководители закупок соглашаются, что управление изменениями является самым большим препятствием на пути к достижению целей закупок.
Управление рисками и подготовка к неожиданностям : С прозрачными системами закупок, снижающими подверженность риску. Только 65% руководителей закупок практически не видят свою цепочку поставок.
Имея это в виду, в этой статье Process Street мы объясняем, как вы можете создать решение для управления закупками, которое использует цифровую трансформацию (используя Process Street в качестве программного обеспечения для управления закупками), думает о поставщиках помимо цены и учитывает эффективные риски и управление изменениями.
Щелкните соответствующий подзаголовок ниже, чтобы перейти к нужному разделу. Или прокрутите вниз, чтобы прочитать все, что мы можем сказать об управлении закупками.
Давайте перейдем к делу!
Что такое закупки? Перепечатка основы
Закупка — это действие по получению чего-либо. Мы говорим о физических сделках по покупке товаров и услуг. Но закупки сосредоточены не только на сделке; это мышление, стоящее за действием как процессом.
Как вы, наверное, знаете, у нас есть 2 главные статьи по закупкам — ⬇ приведено ниже ⬇. Эти статьи посвящены закупкам и задействованным процессам. Сегодня мы конкретно рассмотрим управление закупками, но перед этим давайте еще раз остановимся на основах.
Зачем нужны права на закупку
Закупки — это управление отношениями с поставщиками во избежание дорогостоящих неудач. 78% руководителей закупок сосредоточены на сокращении затрат и стремятся оптимизировать процессы закупок для достижения этой цели.
Закупки напрямую влияют на прибыль компании и часто могут приносить до 70% доходов организации.
Я предполагаю, что следующий вопрос: , как получить право на закупку ?
Для этого вам понадобятся две вещи:
Оптимизированный процесс закупок.
Оптимальное управление закупками.
Последнему и будет уделено основное внимание в данной статье. Я кратко коснусь процесса закупок, но оставлю детали для основных ресурсов, представленных выше.
Процесс закупки
«Вся моя работа — помогать людям на протяжении всего процесса закупок. Так что мы просто построим процесс ». — Джон Каннигэм, советник по бизнес-процессам, Process Street
Процесс закупки — это все шаги и задачи, необходимые для успешного завершения закупки. Без стандартного процесса закупок вы и ваша команда будете постоянно плохо заниматься закупками, что может увеличить организационные расходы.
Чтобы помочь вам наладить процесс закупок, мы в Process Street взяли лучшие практики закупок и преобразовали их в документированный процесс контрольного списка.
Хотя процесс закупок компании будет зависеть от таких факторов, как размер компании, отрасль, доступные человеческие ресурсы и организационная структура, этот контрольный список Process Street даст вам необходимую структурную основу. Он шаг за шагом объяснит, как определить истинные потребности вашей организации, найти идеального поставщика для удовлетворения этих потребностей, а также обсудить выгодные условия контракта и цены.
«… каждый раз, когда мы проходим процесс закупки, мы будем запускать этот контрольный список. Таким образом, чтобы каждый раз выполнялись одни и те же шаги, ». — Синтия Стирлинг, N5Now
Создайте бесплатную учетную запись Process Street, чтобы начать работу!
Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему шаблону контрольного списка процесса закупок!
Ключевые особенности контрольного списка:
Одобрения ✅: Позволяют вам дать добро или отклонить важные вопросы, такие как запросы на покупку и предложения по контрактам.
Условная логика 🧠: для создания динамической системы, которая удовлетворяет ваши потребности. В этом случае вы можете детализировать проблемы с заказом на закупку.
Разрешения задач 👤: они помогают скрыть определенные задачи в процессе закупок от просмотра для разных пользователей, делая ваши контрольные списки более конфиденциальными.
Embed Widget 🌐: это позволяет вам просматривать и взаимодействовать с другими приложениями, не покидая задокументированный процесс на Process Street. В этом случае вы можете отправить счет на счета из контрольного списка закупок.
Что такое управление закупками (+ льготы)
Управление закупками — это приобретение качественных товаров и услуг у предпочтительных поставщиков в рамках установленного бюджета, в установленный срок или раньше. В нем подробно описано, как будет осуществляться управление процессом закупок.
План управления закупками будет включать следующую информацию:
Типы контрактов, которые вы планируете использовать, и любые показатели, которые будут использоваться для измерения производительности подрядчика.
Планируемые сроки поставки работ или продукции, с которыми вы заключаете контракт.
Стандартные документы компании, которые вы будете использовать.
Количество вовлеченных поставщиков или подрядчиков и способы управления ими.
Как закупка может повлиять на ограничения и допущения, сделанные во время закупок.
Согласование сроков закупки с разработкой календарного плана проекта.
Идентификация продавцов, прошедших предварительную квалификацию (если они известны).
Организация закупок — это одно дело; эффективно управлять им — другое. Хорошее управление закупками позволяет сэкономить деньги и время при одновременном повышении уровня соответствия организации.
Управление закупками контролирует затраты, соблюдение требований и улучшает управление поставщиками
По мнению Oracle, эффективная система управления закупками обеспечит следующие преимущества:
Увеличивает влияние на расходы 💰
Решения по закупкам обеспечивают соблюдение требований, поскольку сотрудники могут легко находить то, что им нужно, и напрямую утверждать закупки у авторизованных поставщиков.
Повышает эффективность и автоматизирует процессы поиска поставщиков и закупок 👨‍💻
Громоздкие процессы закупок ограничивают предоставление ценности для организации. Решения по управлению закупками стандартизируют, оптимизируют и автоматизируют традиционно ручные процессы. Это освобождает ресурсы и время для других стратегических бизнес-процессов.
Улучшает управление поставщиками 👩‍💼
Квалификация и оценка возможностей потенциального поставщика, его жизнеспособности и соблюдения кодекса поведения компании имеют важное значение.Оповещения для специалистов по закупкам, когда истекает срок действия квалификации поставщика. Кроме того, отдел закупок отслеживает информацию, которая может повлиять на квалификацию, возможности поставщиков и изменения их профиля рисков.
Стандартизирует жизненный цикл контракта 🔄
Рецензенты контракта могут выявлять отклонения от стандартного языка и определять риски, вносить необходимые изменения и получать одобрение до завершения. Оповещения уведомляют пользователей об истекающих контрактах, чтобы обеспечить своевременное продление и минимизировать задержки.
Примеры неудачных закупок
Чтобы по-настоящему подчеркнуть важность управления закупками, мы рассмотрим, что происходит, когда используются неэффективные процессы управления.
Исчезающий инвентарь в Asos
Источник
Ближе к концу июля 2019 года, когда начался пик сезона, модный бренд Asos, ориентированный на электронную коммерцию, сообщил инвесторам о сбое дорогостоящих складских технологий.
Этот бренд, ориентированный на высокие тенденции, отслеживал складские запасы с помощью единицы складского учета (SKU), которая представляет собой сканируемый штрих-код, напечатанный на этикетках предметов одежды.Это позволило поставщикам автоматически отслеживать движение запасов. Организация добавляла 5000 наименований товаров в неделю, что дает вам представление о масштабах запасов, с которыми мы имеем дело.
Asos полагалась на автоматизированную систему для управления уровнями запасов. Однако выход из строя этой системы привел к серьезному сбою в закупках. То есть автоматизированная система отправляла инвентарь для выполнения заказов, но не принимала новые заказы в течение нескольких недель — например, новые товары, пополнение запасов и возврат от клиентов.
Эта ошибка закупок ограничила доступность запасов для наценки клиентов в Германии, Франции и США, что привело к падению прибыли на 68% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года в 2019 финансовом году.
Если грубая ошибка при закупках достигла такого уровня, что СМИ замечают это, тогда мы знаем, что ситуация плохая. Asos потребовались месяцы, чтобы выявить и решить проблему закупок на 30 миллионов долларов.
Лабораторный сбой в закупке 500 пробирок
Источник
Если вы читали какую-либо из моих предыдущих статей, вы знаете, что до Process Street я работал в лаборатории экологических испытаний.Когда я работал в этой лаборатории, важность управления закупками по-настоящему поразила меня.
В первый месяц мне было поручено заказать у нашего подрядчика контейнеры с пробирками для доставки клиенту. Однако вместо того, чтобы заказать 50 ламп, я случайно поставил инвентарный заказ на 500…
.
Вы можете представить себе ужас, который испытал клиент, когда к их порогу подъехал грузовик с 500 пробирками. 🚚
Я от стыда опускаю голову.
Конечно, вина лежала на моих плечах.Однако более строгий процесс утверждения запросов на закупку поможет выявить и уменьшить количество человеческих ошибок в процессе.
Лучшие практики управления закупками
Приведенные ниже методы управления закупками являются правильными и наиболее эффективными процедурами для снижения неэффективности и предотвращения разрушения отношений с поставщиками.
1. Приоритет прозрачности
Сделайте прозрачность приоритетной, обрабатывая покупки, счета-фактуры и отслеживая поставщиков с помощью единой платформы.Это обеспечивает открытое общение и подотчетность на каждом этапе закупок как для покупателя, так и для продавца.
Сохраняя информацию в единой системе, ваша команда по закупкам может получить необходимую аналитику данных, чтобы воспользоваться скидками, избежать поздних или двойных платежей и сделать поставщиков счастливыми.
Лучший способ повысить прозрачность — это документировать процессы закупок. Будь то процедуры управления поставщиками, управление кредиторской задолженностью или выполнение рабочего процесса заказа на покупку — задокументируйте это.
Вы можете задокументировать любой бизнес-процесс с помощью Process Street, как вы видели в нашем шаблоне контрольного списка процесса закупок , приведенном выше. Для получения дополнительной информации о том, как создавать и редактировать шаблоны в Process Street, , посмотрите видео ниже:

Вы можете создать бесплатную учетную запись Process Street здесь, чтобы начать работу.
2. Оптимизируйте инвентарь
Управление запасами и потреблением при сохранении чистой прибыли может быть сложной задачей.Поддержание запасов на оптимальном уровне требует тщательного планирования объемов закупок, чтобы свести к минимуму отходы и оправдать ожидания клиентов. Ваш инвентарь должен обновляться плавно и регулярно, чтобы снизить общий риск и ненужные расходы. Убедитесь, что ваш план управления закупками оптимизирует ваши запасы.
3. Привлечь поставщиков
Построение прочных отношений с поставщиками жизненно важно для успеха вашей организации. Доставка необходимой продукции и текущее обслуживание — ключевые компоненты любой бесперебойной бизнес-стратегии.
Чтобы ваши поставщики предоставляли надежные, высококачественные товары и услуги вовремя (и с наилучшей скоростью), необходимы стратегические отношения с вашими поставщиками.
Для этого вам необходимо лучше понимать своих поставщиков, что означает, что вы можете отслеживать производительность и оценивать эти отношения. Располагая дополнительными данными о производительности поставщиков, вы можете эффективно их привлекать, чтобы обеспечить удовлетворение потребностей вашего бизнеса.
4. Автоматизация закупок
Эффективные процессы закупок сэкономят вашему бизнесу время и деньги, поскольку неэффективные закупки обходятся предприятиям в 1 доллар.5 миллиардов ежегодно.
Automation сводит к минимуму повторяющиеся операционные процессы, давая командам по закупкам больше времени для участия в других важных задачах. Например, с помощью автоматизации можно избежать человеческого компонента ввода данных и дорогостоящих ошибок.
Чтобы узнать, как автоматизировать процессы закупок с помощью Process Street, прочтите :
5. Интегрировать процессы закупок
Наличие разрозненных систем закупок замедлит работу из-за создания барьеров и системных пробелов между одним процессом закупок и другим.Подумайте об этом: такие процессы, как бюджетные запросы, проверки качества и авторизация отгрузки, требуют некоторых действий вручную. Если эти процессы не интегрированы, то система закупок будет работать бессистемно и действовать как процесс остановки и запуска с узкими местами.
Интеграция различных процессов закупок обеспечивает бесперебойную, оптимизированную систему от начала до конца, устраняя пробелы между одним процессом закупок и другим.
6. Минимизируйте риски
Вам необходимо учитывать риски, связанные с каждым бизнес-решением, и соответственно иметь соответствующие процессы управления рисками.Законодательство о соблюдении требований, взяточничестве, отслеживаемости, здоровье и безопасности, экологических вопросах и социальной ответственности — все это факторы, которые влияют на принимаемые решения о закупках.
Отделы снабжения должны вооружиться знаниями обо всех этих элементах и управлять ими, чтобы снизить бизнес-риски.
План управления закупками в 7 шагов
Источник
Для эффективного управления потребностями компании в закупках важно иметь тщательный план управления закупками, основанный на достоверной информации.
Управление закупками следует логическому порядку:
Вы планируете то, что вам нужно для заключения контракта.
Вы планируете, как вы это сделаете.
Вы отправите свои контрактные требования поставщикам.
Продавцы будут делать ставки за возможность работать с вами.
Вы будете постоянно контролировать проделанную работу, закрывать контракт и заполнять все связанные с ним документы.
Чтобы помочь вам составить эффективный план управления закупками, мы разделили процедуру управления на 6 этапов, как показано ниже.
Шаг № 1: Определите роли и обязанности
Каждый, кто участвует в процессе закупок, должен понимать обязанности и объем своей работы. Также необходимо установить границы между обязанностями.
Важные роли, определенные в плане управления закупками, включают руководителей проектов, руководителей компаний и менеджеров по контрактам.
Вы можете использовать функции назначения ролей в Process Street, чтобы назначать задачи определенным членам команды для ваших процессов закупок.
Шаг № 2: Создайте расписание
План управления закупками должен содержать подробные сведения о расписании, чтобы гарантировать, что процессы закупок завершены в ожидаемые сроки.
Разбивайте проекты закупок на составные задачи — то, что вы сделаете, документируя свои процессы в Process Street. Укажите даты начала и предполагаемого окончания для данных задач.
Шаг № 3: Выявление и снижение рисков
Риски присущи каждой части управления проектами, и управление закупками не исключение.План управления закупками помогает выяснить, каковы могут быть эти риски, и перечислить их.
После того, как будет собран подробный список рисков, используйте план закупок, чтобы снизить их. Назначьте членов команды, чтобы распределить права собственности на определенные типы рисков.
Шаг № 4: Определите затраты
Определение стоимости — важный шаг в создании плана управления закупками, поскольку он напрямую влияет на бюджет. Эти шаги включают отправку запроса предложения , который просит поставщиков предлагать ставки на свои продукты или услуги.
Запрос предложения обычно включает критические сроки графика и предоставляет подробную информацию о работе поставщика и предыдущем опыте.
На этом этапе вам также следует провести анализ «сделай или купи» , чтобы выяснить, следует ли вам заключать контракт на работу или выполнять ее самостоятельно. Подумайте о…
Сколько стоит его строительство по сравнению с покупкой?
Как это решение повлияет на масштаб вашего проекта / услуги / продукта?
Как это повлияет на график проекта / услуги / продукта?
У вас есть время на работу и при этом выполнять взятые на себя обязательства?
Когда вы планируете, что вы будете заключать, а что нет, вам необходимо тщательно продумать свои аргументы.
Вам может потребоваться арендовать, купить или арендовать машины / оборудование для удовлетворения ваших потребностей в закупках, если вы решите не участвовать в программе. Поэтому вам нужно будет изучить затраты на лизинг и покупку, чтобы определить лучший способ двигаться вперед.
Шаг № 5: Установите критерии принятия решения и рабочий процесс утверждения
В этом разделе плана управления закупками описывается рабочий процесс утверждения различных контрактов. В нем указываются элементы, необходимые до окончательного утверждения — например,анализ затрат.
Этот этап управления закупками упрощается с помощью функции утверждения Process Street. Благодаря этой функции контракты с поставщиками проверяются и утверждаются с помощью единой платформы контрольных списков.
« [документирование процессов закупок]… в системе все в одном месте» — Стив Рай, владелец продукта AstraZeneca
Существует два разных типа контрактов, которые следует учитывать на этом этапе управления закупками, как будет обсуждаться после этого раздела, продолжайте читать .
Шаг № 6: Установите управление поставщиками
Этот шаг определяет стратегии и протоколы, используемые для управления поставщиками. Таким образом, предприятия гарантируют, что поставщики предоставят приемлемые товары и услуги в ожидаемые сроки. Более того, на этом шаге также могут быть подробно описаны процессы обработки счетов, отчетов о состоянии и утверждения расписания.
Продавцы и поставщики обычно требуют оплаты в течение срока действия контракта, а не в конце контракта. Запланированные платежи необходимы как часть контракта и обычно производятся в зависимости от прогресса.Они называются прогрессивными платежами .
При промежуточных платежах есть определенный объем работы, который должен быть выполнен в заданные сроки, и стандарт качества устанавливается для работы, которую необходимо выполнить до оплаты подрядчику.
Управление поставщиками также определяет объем работ, которые должен выполнить поставщик.
Часто происходят события, требующие изменения объема работ подрядчика. В таких случаях вам понадобится метод управления этими изменениями, который должен быть подробно описан в контракте.
То есть для эффективного управления закупками вам потребуется:
Сохраняйте изменения как можно раньше.
Документируйте, что изменилось.
Задокументируйте, как изменение повлияло на контракт.
Разработайте заявку на изменение.
Конфликт между членами группы может возникнуть, если изменения не задокументированы или когда группа не может согласовать изменение. Вот почему вам нужен эффективный план управления изменениями. Узнайте, как можно разработать такой план, прочитав чтение :
Шаг №7: Процессы проверки и утверждения
После того, как было принято решение о закупке товаров или услуг стороннего поставщика, окончательный план закупок должен быть отправлен на рассмотрение и утверждение.Этот план закупок должен включать следующее:
Подробная информация о взаимоотношениях и контрактных подходах для каждого типа закупаемых товаров или услуг, переданных на аутсорсинг.
Подготовленные запросы предложений (RFQ), запросы предложений (RFP) и сопоставленные возможности партнерства.
Тщательная оценка запросов предложений, предложений предложений и партнерских отношений.
Задокументированные присужденные и подписанные контракты, надежно хранятся.
Качество на карте и своевременность выполнения.
Управляемый изменением контракта.
Задокументированные и надежно хранимые закрытые контракты.
Виды договоров
Источник
Вы должны знать об основных типах доступных контрактов, чтобы выбрать тот, который создает справедливую и работоспособную сделку.
Необходимо рассмотреть два основных контракта:
Контракты с фиксированной ценой
Контракты с возмещением затрат
Давайте рассмотрим эти типы контрактов более подробно.
Контракты с фиксированной ценой
Контракт с фиксированной ценой — это юридическое соглашение между организацией и юридическим лицом о предоставлении товаров или услуг по согласованной цене.
Для этих контрактов указывается качество товаров и услуг, включая сроки, необходимые для поддержки проекта, и цены на поставку товаров или услуг.
Контракты с фиксированной ценой работают лучше всего, когда объем работ ясен и вряд ли изменится — ответственность за управление работой для удовлетворения потребностей организации сосредоточена на подрядчике.
Чтобы убедиться, что подрядчик отвечает потребностям проекта, команда проекта отслеживает качество и составляет график выполнения.
Контракты с фиксированной ценой уязвимы к изменениям обстоятельств, которые могут поднять цену. Например, предположим, что у вас есть проект, который должен быть завершен в определенные сроки, но задержки означали, что срок контракта с поставщиком пришлось продлить. Цена такого изменения контракта обычно высока.
Чтобы компенсировать этот риск, иногда цена изменения включается в исходный договор.Однако это повлечет за собой более высокие общие затраты по проекту, чем другие формы контрактов с поставщиками, поскольку затраты на риск перекладываются на подрядчика. Подрядчик добавит в контракт непредвиденные обстоятельства, чтобы покрыть свой дополнительный риск.
Контракты с возмещением затрат
В договоре с возмещением затрат организация соглашается оплатить подрядчику стоимость оказания услуги или предоставления товаров. Эти типы контрактов также известны как контрактов с оплатой затрат .
Эти типы контрактов чаще всего используются, когда известен объем работ или затраты на их выполнение. В случае изменения затрат, связанных с данным проектом, подрядчику возмещаются эти затраты. Этот тип контракта снижает риск колебания стоимости для подрядчика.
Следует отметить, что выполнение каждого шага в управлении закупками может занять часы, а иногда и недели. Время является важным определяющим фактором при выборе типа контракта с поставщиком.Иногда доставка необходимой продукции без помощи поставщика может занять слишком много времени, а это означает, что необходимы дополнительные расходы на новые контракты.
Используйте Process Street для принятия значительных изменений в управлении закупками
Использование Process Street для управления закупками позволяет использовать изменения в закупках и использовать оптимальные возможности для поставщиков.
Process Street предоставляет решение для цифровых закупок, которое также позволяет управлять изменениями и рисками — двумя важными факторами, влияющими на закупки.
Кроме того, прозрачность, обеспечиваемая документированием процессов закупок, означает, что вы можете думать о поставщиках не только о цене, но и развивать положительную синергию с поставщиками.
Имея это в виду, чего вы ждете?
Создайте бесплатную учетную запись Process Street и начните прямо сегодня!
Как вы управляете закупками в своей организации? С какими успехами и проблемами вы столкнулись? Мы будем рады услышать ваше мнение в комментариях ниже!
Планирование закупок | Aavenir
«Вернуться к глоссарию
Планирование закупок — это процесс выявления и консолидации требований и определения сроков их закупок с целью получения их по мере необходимости.Хороший план закупок будет описывать процесс выявления и выбора поставщиков / подрядчиков / консультантов.
Понимание планирования закупок
Планирование закупок необходимо предприятиям для минимизации затрат на закупку при сохранении стандартов качества и количества товаров.
План закупок — это процесс, в котором компания решает, что ей нужно, кто будет поставлять продукты и когда будут выполнены заказы.Многие отделы организации участвуют в команде закупок, чтобы помочь в процессах принятия решений и поддержать эффективность. Член группы назначается на каждый этап, такой как предложение запроса, исследование поставщика и процесс утверждения, чтобы определить, какая стратегия закупок лучше всего соответствует потребностям бизнеса.
Адекватный план управления закупками идентифицирует и определяет реалистичные ожидания продукта, такие как время выполнения, стоимость и качество продуктов. В свою очередь, это позволяет компании набрать необходимый персонал для оптимизации эффективности процесса закупок.Поступая таким образом, компания может стремиться к сокращению заказов на складские запасы и затрат на рабочую силу без ущерба для качества товаров и услуг.
Важность планирования закупок
Планирование закупок важно, потому что:
Помогает решить, что покупать, когда и из каких источников.
Позволяет планировщикам определять, реальны ли ожидания; особенно ожидания запрашивающих организаций, которые обычно ожидают, что их требования будут выполнены в короткие сроки и в более короткие сроки, чем позволяет применение соответствующего метода закупок.
Это возможность для всех заинтересованных сторон, вовлеченных в процессы, встретиться для обсуждения конкретных требований к закупкам. Этими заинтересованными сторонами могут быть запрашивающая организация, конечные пользователи, отдел закупок, технические эксперты и даже поставщики, которые вносят соответствующие вклады по конкретным требованиям.
Это позволяет создать стратегию закупок для каждого требования, которое будет включено в план закупок. Такая стратегия включает в себя исследование рынка и определение применимого метода закупок с учетом требований и обстоятельств.
Специалисты по планированию могут оценить время, необходимое для завершения процесса закупок и заключения контрактов по каждому требованию. Это ценная информация, поскольку она служит для подтверждения того, может ли требование быть выполнено в течение периода, ожидаемого или требуемого запрашивающей организацией.
Потребность в технических знаниях для разработки технических спецификаций и / или объема работ по определенным требованиям может быть оценена, особенно если внутренние технические возможности отсутствуют или отсутствуют.
Специалисты по планированию могут оценить возможность объединения или разделения требований к закупкам в разные пакеты контрактов.